En mayo de 2013 vencen plazos para reporte de prácticas empresariales a Supersociedades

Todas las sociedades inspeccionadas, vigiladas y controladas que en abril de 2013 estuvieron entregando el reporte del formulario empresarial con las cifras financieras del 2012, con algunas excepciones, también deberán entregar este reporte con 130 preguntas sobre la administración de la sociedad. La no entrega oportuna genera sanción de 200 salarios mínimos mensuales.

Según las instrucciones que impartió la Superintendencia de Sociedades en su Circular 220-00006 de noviembre 14  de 2012, otra vez se ha dispuesto que todas las sociedades (inspeccionadas, vigiladas y controladas) que durante abril de 2013  entregaron los reportes con sus Estados Financieros individuales del año 2012,  también entreguen entre el 6 de mayo y el 4 de junio de 2013, el reporte denominado “Informe de Prácticas Empresariales”; el cual se elabora con la opción 31 del Software Storm User.

Las únicas que quedarían exoneradas de entregar dicho informe son las sucursales de sociedades extranjeras y las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial.

En efecto, en el numeral 2 de la mencionada Circular se dispuso lo siguiente:

“2. DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

Este informe debe ser remitido por todas las sociedades comerciales y empresas unipersonales en inspección, vigilancia o control, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial, que reciban el requerimiento mencionado.

La responsabilidad del diligenciamiento, del contenido del Informe de prácticas empresariales (Informe 31 en el aplicativo STORM) y de la veracidad de la información, recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y responsabilidades establecidas en los artículos 24 y 43 de la citada ley.

Nota: El informe 31 de prácticas empresariales NO debe ser remitido por las sucursales de sociedades extranjeras, ni por las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria.”

(Los subrayados son nuestros y las mayúsculas son del texto original)

Los plazos fijados en la Circular para la entrega de este reporte son los siguientes:

Además, en la página 4 de la Cartilla instructiva que la Supersociedades publica para este informe se lee lo siguiente:

“Sanciones: El incumpliento en el envío dentro de los plazos señalados en la Circular externa dará lugar a imponer multas sucesivas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, de conformidad con el numeral 29 art. 2 del decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada ao controlada en que se ecuentre el ente económico”

Un cuestionario extenso y que requiere asesoría

El reporte de Prácticas Empresariales es en realidad un cuestionario de unas 130 preguntas que deben responder solamente los administradores de las sociedades (Junta directiva o Representante Legal) y que está dividido en cuatro secciones: 1) Carátula, 2) Anexo Jurídico, 3) Anexo Gobierno Corporativo, y 4) Anexo Responsabilidad social y Empresarial.

Al respecto, en los primeros incisos de la Circular se lee:

“El informe de prácticas empresariales, solicitado en el “Informe 31 – PRACTICAS EMPRESARIALES”, nos permite un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, así mismo, establecer la forma en que son gobernadas las empresas colombianas y la cantidad de empresas familiares, con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo competitivo, con la adopción de prácticas de Responsabilidad Social, Buen Gobierno Corporativo y Protocolos de Familia.

En el anexo jurídico incluido en este informe, el empresario podrá adelantar un chequeo de los mínimos legales de manera que se disminuya el riesgo de incumplimiento legal y evitar, de esta forma, sanciones o multas.”

Al respecto, cuando en la carátula del informe se pide reportar el código CIIU que identifica la actividad económica de la sociedad, debe recordarse que para efectos de estos reportes del año 2012  la Supersociedaes no actualizó su software y por tanto se deben usar los viejos códigos de actividades económicas que existían hasta el 2012 y no los nuevos códigos que diseño la DIAN en su resolución 0139 de noviembre de 2012.

Además, aunque al momento de diligenciar este reporte se puede utilizar la cartilla instructiva que la Supersociedades puso en su portal de Internet, en todo caso es conveniente que los admisnistradores de las sociedades tengan cuidado de la forma en cómo se respondan las preguntas que allí se les formulan pues varias de ellas traen su “cascarita”.

Por ejemplo, en la pregunta No. 48 del “anexo jurídico” se indaga lo siguiente: “48. ¿Al retirarse el representante legal rindió cuentas de su gestión dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiró de su cargo? Aunque la Supersociedades obviamente no lo aclare en el texto de esa pregunta, con la respuesta a la misma se podrá evaluar si se está cumpliendo o no con lo indicado en el Artículo 45 de la Ley 222 de 1995.

Por consiguiente, lo conveniente sería que antes de responder a las preguntas de este informe de “Prácticas Empresariales”, los administradores de las empresas cuenten con una correcta asesoría que les resuelva las dudas que se originen cuando estén resolviéndolo y que adicionalmente consulten también la “Guía práctica para la realización de Asambleas y Juntas de socios” publicada por la Supersociedades, pues las pautas que allí se dan sirven para conocer las respuestas correctas a varias de las preguntas que se hacen en el “Anexo Jurídico”.

También se puede consultar nuestro recopilatorio de materiales publicados hasta marzo de 2012 sobre asambleas y juntas de socios.

¿Cómo se entrega este reporte?

Todos lo deben entregar únicamente en forma virtual y sin necesidad de tener que estar mandando luego un oficio por escrito a la Supersociedades avisando de que cumplieron con la entrega del reporte.

Al respecto, en el numeral 2 hace la siguiente aclaración:

Es importante mencionar que el informe 31 – PRÁCTICAS EMPRESARIALES, NO requiere la presentación de documentos adicionales, NO debe ser firmado digitalmente y NO requiere el envío de un oficio indicando el cumplimiento del requerimiento.

Nota: El informe 31-PRÁCTICAS EMPRESARIALES se solicita a partir del mes de Mayo para garantizar que las sociedades hayan realizado la reunión del máximo órgano social, por lo cual, el informe estará disponible para su diligenciamiento en el aplicativo STORM a partir del primero (1º) de marzo de 2013.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de todo lo ocurrido durante el año 2012 en un solo envío.

(Las mayúsculas son de la Supersociedades)

Además, esta vez la Circular del 2012 no incluye la instrucción que en la Circular del 2011 sí estaba incluída en el numeral 11.11 y que daba a entender que se podían aceptar correcciones posteriores al reporte de Prácticas empresariales. Esa instrucción en el caso del año 2011 decía:

“11.11 En el evento de presentarse alguna modificación en el informe de prácticas empresariales, al igual que en el punto anterior, será necesario solicitar autorización para retransmitir, indicando las razones por las que se solicita la modificación y dicha comunicación debe estar suscrita por el representante legal.”

Por lo tanto, se entendería que ya no se van a seguir aceptando correcciones posteriores al reporte de prácticas empresariales.

Material Relacionado:

• Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de Estados Financieros del 2012
• En los reportes 2012 a supersociedades no se usarán los nuevos códigos de actividades económicas