Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Con la Circular 100-000015 de diciembre 10 de 2020, la Supersociedades fijó plazos y condiciones para que sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas le reporten los estados financieros básicos de 2020.
Esta vez solicitará una copia del acta con la que se aprueben los informes y dos reportes nuevos.
El pasado 10 de diciembre de 2020, la Superintendencia de Sociedades expidió su Circular 100-000015, a través de la cual se fijaron las condiciones y los plazos en los que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 de la convergencia a Estándares Internacionales (sin importar si se encuentran en condiciones normales de operación o en procesos de liquidación voluntaria) tendrán que remitir a dicho órgano de control tanto la información sobre sus estados financieros básicos del año 2020 como su informe de prácticas empresariales.
Al igual que lo sucedido con los reportes del año 2019 (ver Circular 201-000008 de noviembre 22 de 2019), otra vez se dispuso que las sociedades del grupo 3 que tengan condiciones de vigiladas y controladas tendrán que presentar sus reportes de forma virtual usando la nueva opción “Informe 01A – Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 – 70 – NIF para microempresas” del software XBRL EXPRESS.
Además, si alguna sociedad que actualmente está en la condición de simplemente inspeccionada (y sin importar si pertenece al grupo 1, 2 o 3) llega a recibir por correo urbano o electrónico la solicitud expresa de entregar su información financiera, en ese caso también deberá entregar sus reportes de forma virtual usando la misma opción del software XBRL EXPRESS antes mencionada.
De acuerdo con lo establecido en la Circular 100-000015 de diciembre de 2020, las sociedades comerciales que a diciembre 31 de 2020 tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la Supersociedades, y que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia a Normas Internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular.
Lo mismo harán aquellas sociedades que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la Supersociedades, y que pertenezcan al grupo 1, 2 o 3 de la convergencia, no se encuentren en situaciones de liquidación voluntaria y se les solicite mediante correo urbano o electrónico la entrega de la información.
A las sociedades obligadas a entregar la información, y que se encuentren en condiciones normales de operación (es decir, que no se encuentren en procesos de liquidación), se les exigirán los siguientes reportes y documentos adicionales:
a. En el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia a Normas Internacionales: siguiendo las mismas instrucciones de lo que fue la exigencia de reportes del año 2019, estas sociedades deberán utilizar el software XBRL EXPRESS.
En dicho software deberán utilizar las opciones “01-10-Estados financieros-NIIF plenas-Individual”, “01-20-Estados Financieros-NIIF plenas-Separado”, 01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual”, “01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado” o “01A – Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 – 70 – NIF para microempresas”. Con esas opciones entregarán archivos de extensión .XBRL con la información (en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2020 y 2019) de lo que sería su “Estado de Situación Financiera”, su “Estado de Resultados” y su “Estado de Resultado Integral”.
Este reporte deberá entregarse entre el 12 abril y el 7 de mayo de 2021 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT), acompañados de nuevo de 4 documentos adicionales en PDF (escaneados del original), los cuales deben nombrarse sin usar espacios ni caracteres especiales ni mayúsculas sostenidas.
Tales documentos, que deben entregarse a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes después de haber entregado el archivo .XBRL, son:
1. Certificación de estados financieros firmada por el representante legal, el contador y el revisor fiscal.
2. Notas a los estados financieros.
3. Informe de gestión de los administradores.
4. Dictamen del revisor fiscal.
Tanto los archivos de extensión .XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
b. Sociedades simplemente inspeccionadas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3: deberán efectuar los mismos reportes mencionados en el literal a) (utilizando también el software XBRL EXPRESS) y entregarlos en los mismos plazos. Además, a diferencia de los reportes del año 2019, esta vez se les pedirá reportar todos los mismos documentos adicionales en PDF que se mencionaron en el literal a). Recuérdese que en el caso de los reportes del año 2019 solo se les exigió entregar los dos primeros documentos adicionales, pues el informe de gestión de los administradores y el dictamen del revisor fiscal solo se entregarían cuando la Supersociedades los solicitara.
Tanto los archivos de extensión .XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
c. Todas las sociedades mencionadas anteriormente deberán entregar, por primera vez, y a más tardar el 18 mayo de 2021, una copia en PDF del acta del máximo órgano social en la que se hayan considerado y aprobado los estados financieros del cierre del año 2020. Esa copia también se entregará por la plataforma Sirfin (ver numeral 1.4 del capítulo I de la Circular 100-000015 de diciembre de 2020).
Si alguna de las sociedades reportantes (ya sea vigilada, controlada o inspeccionada) es perteneciente a los grupos 1 o 2 de la convergencia y actúa como controlante de un grupo de sociedades (razón por lo cual debe emitir estados financieros consolidados), deberá, adicionalmente, utilizar el software XBRL EXPRESS, y con las opciones “01-30-NIIF plenas-Consolidados” o “01-60-NIIF pymes-consolidados” elaborar el reporte con las cifras financieras consolidadas del grupo económico o empresarial.
Este reporte, que también deberá acompañarse de 4 documentos especiales en PDF (“Certificación de estados financieros consolidados”, “Notas a los Estados financieros consolidados”, “Informe especial del artículo 29 de la Ley 229 de 1995” y “Dictamen de Revisor Fiscal”), se deberá entregar a más tardar en mayo 31 de 2021 (sin importar el NIT del reportante), a través de la plataforma Sirfin (ver el numeral 2 del capítulo I de la Circular 100-000015 de diciembre de 2020).
De igual forma, si algunas entidades reportantes (sean vigiladas, controladas o inspeccionadas, y sin importar si pertenecen al grupo 1, 2 o 3 de la convergencia) se encuentran en procesos de reestructuración empresarial (Ley 550 de 1999) o de reorganización empresarial (Ley 1116 de 2006 y decretos leyes 560 de abril de 2020 y 772 de junio de 2020), la Circular les recuerda (en el numeral 3 del capítulo I) que, además de entregar los informes con las cifras anuales de 2020 utilizando las opciones del software XBRL EXPRESS antes mencionadas, también deben cumplir con entregar los otros reportes trimestrales que se les exigieron con las Circulares 100-000004 y 100-000005 de agosto de 2016.
De acuerdo con el numeral 5 del capítulo I de la Circular 100-000015 de diciembre de 2020, las sociedades en condición de vigiladas o controladas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia, y que a diciembre 31 de 2020 se encuentran en procesos de liquidación voluntaria, no elaborarían ninguno de los reportes antes mencionados; en su lugar, deberán considerar las instrucciones de la Circular 100-000006 de noviembre 9 de 2018, en la que se indica lo siguiente:
a. Si el proceso de liquidación lo habían iniciado antes el 31 de diciembre de 2017, utilizarán la opción 16 del software STORM USER, generando de esa forma archivos de extensión .STR, los cuales se entregan en otra zona especial del portal de la Supersociedades habilitada para recibir dichos archivos.
Además, los 2 documentos adicionales en PDF que se les solicitan (“certificación de estados financieros” y “notas a los estados financieros”) también se entregarían en otra zona especial del portal de la Supersociedades.
El plazo para entregar sus informes y reportes sería a más tardar el 30 de mayo de 2021 sin importar el número del NIT.
b. Si el proceso de liquidación voluntaria lo iniciaron a partir de enero 1 de 2018, utilizarán la opción “04-10-20 Entidades que no cumplen la hipótesis de Negocio en Marcha (HNM)-inventario patrimonio liquidable” del software XBRL EXPRESS, diligenciando la información en pesos. De esa forma se generará un archivo en extensión .XBRL, el cual se debe entregar a través de la plataforma Sirfin. En esa misma plataforma también se deberán entregar los mismos 2 documentos adicionales en PDF que ya mencionamos en el punto anterior. El plazo para hacerlo será igualmente el 30 de mayo de 2020.
Al igual que lo sucedido con los reportes del año 2019, la nueva Circular 100-000015 de diciembre de 2020 no menciona ninguna fecha en especial a partir de la cual la Supersociedades permitiría que todos los interesados puedan consultar las cifras que entreguen los reportantes (nota: la información de 2019 solo se pudo conocer a partir de julio 30 de 2020, pues la circular que rigió dichos reportes sufrió cinco modificaciones y ampliaciones de plazos a causa de la pandemia generada por el COVID-19).
Al respecto, es importante destacar que, cuando se publicaron las cifras de los estados financieros del año 2019, la Supersociedades destacó a las sociedades “más grandes” solo por causa del volumen de los ingresos brutos de sus actividades ordinarias, sin importar que 39 de ellas figuraban con patrimonios negativos.
En el numeral 1 del capítulo II de la Circular 100-000015 de diciembre de 2020 se indicó que solamente las sociedades vigiladas o controladas que pertenezcan a los grupos 1 o 2 de la convergencia y se encuentren en condiciones normales de operación quedarán también obligadas a entregar, entre el 16 y el 31 de mayo de 2021, el informe de prácticas empresariales por el año 2020, el cual es un cuestionario que se elabora en línea usando la opción 42 del aplicativo web STORM USER ubicado en la página de la Supersociedades.
La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que, a la fecha de su entrega, tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad (representante legal y juntas directivas). Además, si durante el año la sociedad tuvo más de un corte financiero, el informe en todo caso se hará como un solo reporte por lo sucedido durante todo el año 2020.
Adicionalmente, y como gran novedad, esta vez los numerales 2 y 3 del capítulo II de la Circular 100-00015 de diciembre de 2020 establecieron la exigencia de los siguientes reportes:
a. El reporte de “Programas de transparencia y ética empresarial”, el cual estará a cargo de las sociedades a las que les apliquen los criterios de la Resolución 100-006261 de octubre de 2020 (sociedades vigiladas que hayan realizado operaciones con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, operaciones iguales o superiores a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv–, y hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 smmlv). Este reporte se hará por la opción 52 del software STORM USER, y se deberá entregar entre el 4 y el 11 de junio de 2021.
b. El reporte de “Prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo”, el cual estará a cargo de las sociedades a las que les aplique el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de noviembre de 2017 de la Supersociedades (sociedades dedicadas a algunas actividades económicas especiales como el inmobiliario, explotación de minas, etc., y que obtienen ingresos brutos anuales elevados). Este reporte se hará por la opción 50 del software STORM USER, y se deberá entregar entre el 21 y el 25 de junio de 2021.
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