Errores y recomendaciones para que su empresa esté al día en la administración de pensiones


29 octubre, 2021

Muchos empleados que cumplieron con los requisitos para pensionarse encontraron vacíos en su historia laboral, lo que retrasó el proceso.

Este y otros problemas son abordados en este editorial, junto con recomendaciones para que los empleadores administren correctamente las pensiones de sus empleados.

Alejandra Téllez, abogada especialista en derecho laboral y de seguridad social de TG Consultores, explica en #CharlasConActualícese que son muchos los factores que han afectado las empresas, como los normativos, administración de la nómina, interpretación de los conceptos que integran el salario base sobre el cual se deben hacer los aportes de los empleados, entre otros.

Todos estos cambios han hecho que muchos empleadores incurran en evasión o elusión de aportes a seguridad social.

La situación se presenta muchas veces por el desconocimiento de estos o porque se han implementado diferentes medidas operativas en lo referente a la administración de los recursos de la seguridad social y aportes parafiscales, los cuales han hecho que las empresas hoy sean requeridas por las entidades que fiscalizan este tipo de aportes pensionales.

“Lo anterior ha ocasionado el reporte erróneo o inexacto de los salarios, afectando el cálculo de los bonos pensionales por cuenta de información incorrecta”

Téllez explica los errores que se han presentado en los últimos años en la gestión de pensiones y que continúan generándose:

Omisión o deficiencia en la custodia de hojas de vida y pagos de seguridad social

Lo anterior ha ocasionado el reporte erróneo o inexacto de los salarios, afectando el cálculo de los bonos pensionales por cuenta de información incorrecta, especialmente a las personas que se trasladaron al régimen de ahorro individual (fondos privados de pensiones).

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Implementación del sistema de autoliquidación de aportes

Con la expedición de la Ley 100 de 1993, que reformó el sistema de seguridad social, se implementó el sistema de autoliquidación de aportes para compañías y personas desde 1995, lapso durante el cual un sinnúmero de empleadores no verificó que la información de aportes de los trabajadores estuviera quedando registrada en la base del Seguro Social.

Así, quienes cumplieron con los requisitos para gestionar su pensión encontraron vacíos en su historia laboral, lo que retrasó el proceso y los beneficios a los que tienen derecho.

Deudas reales y deudas presuntas

La omisión en el reporte de las novedades del personal, como retiros y traslados de régimen, generaron deudas presuntas que son exigibles por las administradoras de pensiones, las cuales pueden iniciar y ejecutar procesos de cobro coactivo contra el empleador, para lograr el recaudo de dichos aportes.  

Implementación de la nómina electrónica

Téllez explica que esta debe ser enviada y validada por la Dian. Hace referencia a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, según los requerimientos técnicos exigidos en la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021.

La resolución no fija la obligación según el número de trabajadores que tenga el empleador, por lo tanto, desde un empleado surge tal obligación.

Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, “por lo que si usted es empleador y no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica”.

Pasivos pensionales por fusiones de empresas

Las empresas que se fusionan o compran a otras compañías deben analizar el manejo interno que se le ha dado al tema de seguridad social; allí́ pueden existir costos ocultos, derivados de errores en el reporte de los salarios de los trabajadores o en la omisión en el reporte de las novedades, lo que trae como consecuencia pasivos no conocidos.

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Inconvenientes con el cobro de cuotas partes pensionales

Las empresas públicas que reconocen pensiones y no gestionan eficientemente el cobro de cuotas partes pensionales pierden una fuente fundamental de la financiación de su pasivo pensional, ya que están asumiendo la totalidad de una deuda de la cual son responsables solo en una parte.

Pensiones con carácter de compartidas y con las que no se realiza la subrogación a tiempo

Téllez explica que las empresas públicas y privadas que reconocieron pensiones, por desconocimiento o por no gestionar las normas de compatibilidad, pierden la oportunidad de subrogarse hasta en un 90 % de la deuda por cuenta de los jubilados que tengan afiliados al Seguro Social.

Por lo tanto, con esta norma las empresas podrían reducir su pasivo pensional hasta en un 100 %.  

Pasivos pensionales subvaluados o desactualizados

Para las entidades que son pagadoras de pensiones, el hecho de no tener actualizados los datos generales y novedades en la composición familiar de los jubilados puede ocasionar pasivos subvaluados.

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