¿Es válida la costumbre de dejar documentos en blanco para hacer ajustes en el cierre contable del año?

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  • Publicado: 31 diciembre, 2008

¿Es válida la costumbre de dejar documentos en blanco para hacer ajustes en el cierre contable del año?

En muchas empresas se acostumbra dejar documentos en blanco para con ellos registrar las operaciones que se deriven de los procesos de revisión a las cifras del cierre del año, y así no tener que frenar la generación de nuevos documentos con numeración consecutiva en el nuevo año que se inicia. En este editorial examinamos si existen normas que permitan dicha costumbre contable.

Cuando se acerca la fecha del cierre contable, es sabido que en la gran mayoría de las empresas se efectúan muchas operaciones relacionadas con la revisión a fondo de varias de las partidas de los Estados Financieros (bancos, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos, pasivos laborales, obligaciones financieras, ingresos, gastos, etc.).

El objetivo de tales revisiones es poder contar con unas cifras más exactas con las cuales se podrán emitir los Estados Financieros de fin de ejercicio los cuales son empleados para poder efectuar distribuciones de utilidades a los socios, informes a los entes de vigilancia y control y hasta para la definición de los valores que se llevarán a la declaración anual del impuesto de renta.

Sin embargo, esas revisiones sobre las cifras del cierre del año se pueden extender hasta finales del mes de enero o mediados de Febrero del año siguiente, y esos son meses en los que para la empresa no se pude interrumpir la generación de los documentos con los cuales de soportarían las operaciones de ese nuevo año que empieza a transcurrir (se tienen que emitir comprobantes de egreso, notas de contabilidad, facturas de venta, recibos de caja, etc.).

La solución está en dejar documentos en blanco

Por consiguiente, si para cumplir con las normas y para efectos de control interno sucede que en la generación de los documentos internos de la empresa se tiene que guardar un consecutivo en la numeración los documentos (ver Artículo 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993), pero al mismo tiempo resulta que de las revisiones que se están efectuando a las cifras del cierre del año se puede hacer necesario generar documentos para reconocer ajustes y demás operaciones que son de ese año que se está cerrando, es por ello que en los departamentos contables se acostumbra dejar algunos documentos en blanco o números de documentos sin generar (como por ejemplo notas contables, o facturas de venta, o recibos de caja).

Al reservar esos documentos en blanco, pueden entonces seguir con la numeración en forma consecutiva para el nuevo año que se inicia y con la tranquilidad de que si se llega a necesitar hacer registros en el año que se está cerrando  entonces se usarán en ese caso los documentos que dejaron apartados en blanco.

Si una vez finalizadas las revisiones a las cifras del cierre del año esos documentos dejados inicialmente en blanco no se llegan a utilizar, entonces los mismos se proceden a anular.

Existe norma contable que avala esta costumbre

Ahora bien, aunque lo anterior pueda parecer algo irregular en el manejo de la documentación contable de la empresa, sucede que existen dos normas en el decreto 2649 de 1993 en las cuales se puede sustentar que tal práctica sí terminaría siendo algo valido.

Nos referimos a las normas contenidas en los artículos 58 y 59 del mencionado decreto en donde leemos lo siguiente:

ART. 58.—Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

ART. 59.—Tratamiento de informaciones conocidas después de la fecha de cierre. Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.”

(el subrayado es nuestro)

Por consiguiente, y basándonos en lo que dice el artículo 59 antes citado, mientras no se hallan emitido los Estados Financieros de fin de año sí es correcto el estar efectuando los registros necesarios en el periodo de cierre para reconocer dentro de ese ejercicio los ajustes que se van detectando en el mes o meses siguientes.

Y en tales casos, obviamente que se haría necesario usar esos documentos en blanco de los que hablamos anteriormente.

Además, una vez sean emitidos los Estados Financieros (es decir, que  se asienten las cifras definitivas en los libros oficiales y se publiquen los Estados financieros con sus respectivas certificaciones y dictámenes), entonces ya no se podrán hacer más registros en ese periodo de cierre y si se siguen detectado posteriormente operaciones que correspondía a ese periodo cerrado entonces será en el nuevo periodo donde se harán esos registros (ver artículo 106 del decreto 2649 de 1993; consulta también nuestro anterior editorial “¿Cómo corregir contablemente errores u omisiones de ejercicios anteriores?”).

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