Novedades en facturación y nómina electrónica

En este Especial Actualícese se exponen las novedades relacionadas con la factura electrónica, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura o documento equivalente, y el nuevo documento soporte de pago de nómina electrónica, con fundamento en las últimas normas emitidas.

Pasado casi un año desde el inicio de la implementación y funcionalidad del sistema de facturación electrónica por parte de los sujetos llamados a facturar (Resolución 000042 de mayo 5 de 2020), la Dian expidió la Resolución 000012 con el propósito de efectuar determinados ajustes relacionados, entre otros, con los requisitos con los que deberán contar las facturas.

Además de expedir de nuevo el anexo técnico para la implementación de la factura electrónica, por primera vez se expide el anexo técnico para la implementación del nuevo documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

La Dian incorporó también al sistema de facturación la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, estableciendo todos los parámetros necesarios para su implementación como medida de control y seguimiento a las empresas por parte del Gobierno nacional.

Conoce todas las disposiciones referentes a este tema, como los sujetos obligados, los plazos de implementación, interrogantes importantes sobre cada ítem y demás lineamientos establecidos.

¿Cuáles son las novedades en el sistema de facturación?

Las resoluciones 000012 y 000037 de 2021 introducen nuevas modificaciones a la Resolución 000042 de 2020, la cual regula todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta. Veamos:

• Nuevas pautas generales: como la adición de un inciso 3 al numeral 3 del artículo 11 de la Resolución 000042, el cual establece que, cuando la entrega del bien o servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio; también la eliminación de una confusa frase que hacía referencia al procedimiento de factura electrónica de venta con validación previa y reporte acumulado; y la adición de un nuevo parágrafo al artículo 39 de la Resolución 000042, el cual aclara que quienes decidan usar prefijos en sus facturas no están obligados a que dicho prefijo siempre esté formado por 4 caracteres.
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura: la Dian dispuso que solo quienes sean facturadores electrónicos deberán elaborar el documento equivalente soporte para compras a los no obligados a facturar (a partir de agosto 1 de 2021, ver artículo 2 de la Resolución 000037 de mayo 5 de 2021) de forma electrónica, y para ello se dieron las respectivas instrucciones en el Anexo técnico de documento soporte – versión 1.0.
• Anexo técnico de la factura electrónica: el artículo 72 de la Resolución 000042 de 2020 permitió a los diferentes gremios económicos solicitarle a la Dian la inclusión de algunos campos especiales en el cuerpo de la factura electrónica con miras a tener un mejor control de sus operaciones. Como respuesta, a través de los artículos 6 y 7 de la Resolución 000012 se estableció que las facturas electrónicas se elaborarán, trasmitirán y validarán siguiendo las instrucciones del nuevo Anexo técnico de factura electrónica versión 1.8.

¿Qué es el documento soporte para pago en operaciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente?

Es el medio con el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar. Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte, sino, por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo.

Sobre el particular, el artículo 1 del Decreto 358 de 2020 sustituyó al artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 para fijar pautas respecto al documento soporte para las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta. En este especial abordamos los aspectos sobre este tema y suministramos un modelo en Excel para la elaboración de este documento.

¿Cuál es la función del nuevo documento soporte de pago de nómina electrónica?

Servirá como soporte de pago de la nómina electrónica acorde con las indicaciones previstas en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del ET.

Considerando que el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pagos de nómina electrónica y las notas de ajuste derivadas del citado documento, este constituye el soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pensionados a cargo del empleador.

¿Qué otros aspectos se incluyen en este Especial Actualícese?

El Especial Actualícese Novedades en facturación y nómina electrónica incluye varios elementos adicionales que permitirán al lector una mayor comprensión y manejo alrededor de esta materia. Por ejemplo, se responden interrogantes como:

1. ¿Quiénes venden por plataformas de Internet como Mercado Libre también deben respaldar sus ventas con facturas electrónicas?
2. Si una persona jurídica vende un bien raíz que tenía registrado como “activo fijo”, ¿debe expedir la factura electrónica de venta o es suficiente con haber elaborado la escritura pública de compraventa?
3. ¿Cuáles fueron los ajustes que la Dian efectuó a la facturación electrónica y a su anexo técnico?
4. ¿Los contribuyentes que compran y venden criptomonedas en el ejercicio de esta función deben emitir factura electrónica?
5. Si un contribuyente persona natural no está obligado a facturar electrónicamente, pero sí declara renta y tiene empleados, ¿también deberá elaborar el documento electrónico del pago de nómina?
6. ¿Las entidades no contribuyentes de renta deberán implementar la nómina electrónica? ¿Cuál es la normativa que reglamenta dicho trámite?

Además, en este especial se brinda acceso a modelos y formatos como:

• Modelo en Excel del documento soporte para operaciones con no obligados a facturar.
• Simulador del límite de costos y gastos no soportados en factura electrónica.
• Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Adicionalmente, con el uso de un lenguaje práctico, esta publicación incluye infografías, tips y muchas otras herramientas que permitirán una mejor comprensión y puesta en práctica de los conocimientos adquiridos.

A continuación, conoce detalladamente los tópicos abordados en este Informe Especial:

TABLA DE CONTENIDO

GENERALIDADES

• Obligados a facturar electrónicamente
• Calendario de implementación permanente
• Mecanismos para facturar electrónicamente
• Documentos aún procedentes para soportar costos y gastos
• Factura en papel expedida durante contingencia del facturador

NOVEDADES EN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

• Nuevas pautas generales para la factura electrónica
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura
• Anexo técnico de la factura electrónica

DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO EN OPERACIONES CON SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

• Documento soporte debe ser expedido electrónicamente a partir de julio 1 de 2021
• Obligación para las entidades no declarantes de renta

DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA

• Habilitación para generar y transmitir el documento soporte
• Generación del documento soporte y las notas de ajuste
• Transmisión del documento soporte para validación por parte de la Dian
• Validación del documento soporte de pago de nómina

RADIAN

• ¿Cómo funciona el Radian?
• Administrador del Radian
• Componentes del Radian
• Requisitos para la inscripción de la factura electrónica de venta como título valor
• Eventos que se registran en el Radian
• Usuarios del Radian

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