Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Entre los requerimientos realizados a las personas naturales o jurídicas que deseen inscribirse en el Registro Único de Proponentes, se encuentra adjuntar sus estados financieros; en caso de que no hayan emitido estados financieros a fecha de 31 de diciembre, deben adjuntarlos con corte trimestral.
Las personas naturales y jurídicas nacionales, o extranjeras que residan en Colombia y estén interesadas en participar en procesos para suscribir contratos con el Estado, deben inscribirse en el Registro Único de Proponentes –RUP– y cumplir con las directrices mencionadas en el Decreto Único 1082 de 2015, en el cual el Departamento Nacional de Planeación compiló el reglamento del sector administrativo de planeación nacional.
En cuanto a los organismos que vigilan y regulan la información suministrada por quienes desean inscribirse en el RUP, el Decreto 1082 de 2015 menciona en su artículo 2.2.1.1.1.5.3 que las cámaras de comercio son las encargadas de verificar y certificar la experiencia de la persona natural o jurídica en cuanto a su desempeño en otros contratos celebrados, asimismo deberán certificar la capacidad jurídica del proponente para la prestación de los bienes, obras o servicios que desea ofrecer a las entidades estatales, y también certificar la capacidad financiera y organizacional.
Se entiende por capacidad financiera la evaluación de los índices de liquidez, endeudamiento y cobertura de intereses, así como otros relacionados, que permitan evidenciar la situación financiera de la entidad. Por otra parte, se entiende como capacidad organizacional la evaluación de indicadores de rendimiento y eficiencia de la entidad, los cuales revelan el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de los activos de la misma.Ahora bien, de acuerdo a la revisión de la capacidad financiera y organizacional y a las modificaciones realizadas en el numeral 4.2.2.3 del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, modificada por la Circular externa Nro. 2, es preciso pronunciarse sobre una aseveración incluida en dicho numeral en la cual se infiere que si una persona pertenece al régimen común esta queda obligada a llevar contabilidad.
“Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad tales como los no comerciantes, los que no pertenecen al régimen común, los asalariados, los que ejercen profesiones liberales, los agricultores o ganaderos que enajenen los productos en su estado natural, y en general todas aquellas personas naturales que conforme las normas especiales no estén obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organizacional aportando…”
(Los subrayados son nuestros)
De lo anterior, se puede decir que dicha afirmación se debe reconsiderar, puesto que las condiciones para ser o no obligados a llevar contabilidad dependen de la actividad ejercida, independiente del régimen al que se pertenezca (ver nuestro editorial ¿Obligación de llevar contabilidad está ligada a los ingresos, facturación o régimen de IVA?).
Ahora bien, partiendo de que en el artículo 2.2.1.1.1.5.2 el mencionado decreto establece que uno de los requisitos para acreditar la capacidad financiera y organizacional como persona natural (si está obligada a llevar contabilidad) es adjuntar copia de la información contable del último año exigida por las normas tributarias; y de las dudas que se generaron sobre el tipo de normas que se debían tener en cuenta a la hora de presentar la información financiera (si bajo normas tributarias o contables), vale la pena, para despejar un poco este terreno, aclarar que por información contable exigida por las normas tributarias se entiende la información preparada bajo los nuevos marcos técnicos normativos (ver artículo 4 de la Ley 1314 de 2009, artículo 21-1 del ET y el Oficio 025554 de 2016).
En cuanto al reporte de información financiera como requisito para que una persona jurídica (obligada a llevar contabilidad) pueda inscribirse en el RUP, el Decreto 1082 de 2015 menciona que se deben adjuntar estados financieros de la sociedad y estados financieros consolidados del grupo empresarial suscritos por el representante legal y, según sea el caso, por el contador, auditor o revisor fiscal.
Entre la información requerida se encuentra el estado de situación financiera, con revelaciones de las principales cuentas y el estado de pérdidas y ganancias; en caso de que la entidad no tenga antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados al 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral.
Por otra parte, si se trata de una persona no obligada a llevar contabilidad que desea inscribirse en el RUP deberá acreditar los indicadores de capacidad financiera y organizacional “aportando una certificación suscrita por el contador o auditor y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen sus indicadores”.
Ante estos lineamientos, en su Concepto 917 de 2017 el CTCP expone algunas de las características que se deben atender para la presentación de la información financiera requerida, entre estas se encuentran:
En cuanto a las fechas de presentación de estados financieros intermedios invitamos al lector a revisar las fechas propuestas por el CTCP en el Concepto 917 de 2017, donde se mencionan las directrices para definir el trimestre, el corte y el período comparativo con el que se debe emitir el estado de situación financiera y el estado de resultado integral.
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