Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por disposición legal, los estados financieros deben ser publicados y se debe permitir a los asociados verificar sus soportes antes de la reunión del máximo órgano social, para poder ejercer el derecho de inspección. Después de dicha reunión, darle publicidad a terceros.
Los estados financieros, deben reflejar la realidad económica de una entidad. De tal manera que así arrojen resultados negativos el máximo órgano social no puede negarse a aprobarlos. La negación se debe dar cuando los estados financieros no son exactos o contienen información alterada, etc. y por ende, el máximo órgano social tiene la obligación de exigir a quien los prepare, que los ajuste a la realidad, sin importar que refleje una buena o mala situación económicamente.
Por lo anterior, es que primero se elaboran y presentan, para luego aprobarlos.
Código de Comercio
“Art. 187. Funciones Generales de la Junta o Asamblea de Socios. La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad:
[…]
2) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;
[…]
5) Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso; […]”
“Art. 38. Naturaleza y Funciones. La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:
[…]
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.
[…]”
Son elaborados y debidamente suscritos por el Representante Legal y el Contador. En caso que la entidad tenga (obligatorio o voluntario) Revisor Fiscal, este emitirá su Dictamen sobre los Estados Financieros; de tal manera que antes de dicha Asamblea o Junta, los Estados Financieros junto con los libros y demás documentos y comprobantes contables, deben estar a disposición en las oficinas de la entidad para que puedan ser revisados directamente por los accionistas, socios y propietarios o a quien estos deleguen, para poder ejercer su Derecho de Inspección y así, determinar la veracidad de la información contenida en los Estados Financieros y poder aprobarlos.
(El Derecho de Inspección puede ejercerse mínimo durante los 15 días hábiles anteriores a la Asamblea o Juntas ordinarias, pues ese es el tiempo mínimo de convocatoria del Máximo Órgano Social. En las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, dicho término mínimo es de cinco (5) días hábiles. En las PH será mínimo 15 días calendario)
Aprobados por parte de la Asamblea General de Accionistas, Junta de Socios o Asamblea de Propietarios, dichos Estados Financieros deben ser divulgados públicamente para el conocimiento de terceros, a través de la publicidad que da el registro de los Estados Financieros en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio.
Dicho registro de los Estados Financieros aprobados debe ser inscrito dentro del mes siguiente en la Cámara de Comercio, inscribiendo una copia de los Estados Financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere. (Ley 222 de 1995, Art. 41).
Adicionalmente:
“Decreto 19 de 2012.
Art. 150. Cuando los estados financieros se depositen en Ia Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedades asegurará los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a Ia información que no tenga carácter reservado. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años.”
La Ley 222 de 1995, artículo 34, establece que mínimo una vez al año, para el 31 de diciembre, las sociedades deben cortar sus cuentas y preparar y difundir sus Estados Financieros de propósito general, debidamente certificados. Tal como antes anotamos.
Pero podría prepararse varias veces al año Estados Financieros. Por ejemplo, cuando el Máximo Órgano Social así lo requiera o cuando los Administradores se retiren de su cargo, caso en el cual deben hacer la preparación de los Estados Financieros dentro del mes siguiente y claro, junto a su informe de gestión. Igual sucede cuando la empresa se va a transformar o fusionar.
Los administradores, incluso el Revisor Fiscal responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o publicación de los Estados Financieros. De igual manera, la Supersociedades podría imponer multas hasta de 200 s.m.m.l.v.
Penalmente, podrían estar expuestos los Administradores, Contadores y Revisores, si los Estados Financieros contienen dolosamente falsedades o se tolere aquello. (Delitos contra la Fe Pública, Favorecimiento, Corrupción, Concierto para Delinquir, etc.)
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
