Estados financieros: todo lo que debe saber para su cierre contable 2019

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  • Publicado: 20 noviembre, 2019

Estados financieros: todo lo que debe saber para su cierre contable 2019

Los estados financieros son documentos clave para conocer la situación financiera de una empresa.

Si estos no están elaborados correctamente, se pueden tomar decisiones económicas inadecuadas, además de inducir al error en la determinación de impuestos.

En Colombia, los estados financieros deben elaborarse bajo los Estándares Internacionales de Información Financiera y, en caso de incumplimiento, las empresas podrían incurrir en sanciones por irregularidades en la contabilidad.

Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para elaborar los estados financieros, cumpliendo con los Estándares Internacionales, así como su presentación y certificación.

¿Qué son los estados financieros?

Los estados financieros son documentos estructurados cuyo objetivo es mostrar la información sobre la situación financiera y el resultado de una persona o empresa. Estos documentos

Los estados financieros son elaborados por un período determinado, de tal manera que sean útiles para tomar decisiones.

¿Cuáles son los elementos de los estados financieros:

Los elementos de los estados financieros son los activos, pasivos y patrimonio, los cuales componen el balance general o estado de situación financiera, y los ingresos, costos y gastos, que componen el estado de resultados.

  • El activo es igual a la suma del pasivo y el patrimonio:

Pillar Content estados financieros

  • Las cuentas de ingresos, costos y gastos corresponden al estado de resultado, y su diferencia da origen a una utilidad o pérdida.

Pillar Content estados financieros

¿Cuáles son los estados financieros básicos?

Los estados financieros bajo Estándares Internacionales en las pymes son:

a. Estado de situación financiera.

b. Estado de resultado integral (también se pueden presentar por separado un estado de resultados y un estado de resultado integral –ORI–).

c. Estado de cambios en el patrimonio.

d. Estado de flujos de efectivo.

e. Notas a los estados financieros (deben incluir un resumen de las políticas contables significativas y cualquier otra información explicativa).

Estos pueden presentarse bajo cualquiera de las siguientes tres posibles combinaciones:

Estado de situación financiera

El estado de situación financiera presenta las partidas del activo, pasivo y patrimonio.

La sección 4 del Estándar para Pymes brinda dos opciones para la presentación del estado de situación financiera: la primera, clasificar las partidas entre corrientes y no corrientes; y la segunda, ordenarlas de acuerdo con su grado de liquidez.

Para profundizar en dicho aspecto puede consultar nuestro editorial Presentación de las partidas en el estado de situación financiera

Ejemplo de estado de situación financiera:

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Estado del resultado y estado de resultado integral

En este estado financiero se relacionan los ingresos que obtuvo, y los costos y gastos en los que incurrió un ente económico durante un período determinado, con la finalidad de calcular el resultado financiero de este último (período).

Al respecto, cabe señalar que el resultado obtenido permite concluir si la empresa tuvo utilidades o pérdidas.

El estado de resultado integral es un informe que contiene el resultado del período y otras partidas que permiten evaluar de una forma global la operación de la entidad.

Hemos preparado este editorial para que conozcas los requisitos para la elaboración del estado de resultados.

¿Cuáles son las diferencias entre el estado de resultados y el estado de resultado integral?

Escuche de primera mano las palabras de nuestro experto de Estándares Internacionales, quien explica en el siguiente video las diferencias entre el estado de resultados y el estado de resultado integral:

De lo anterior, tenemos que el estado de resultados es una medida del rendimiento de la actividad de una entidad, que se relaciona directamente con la presentación de ingresos, gastos y costos del período.

El estado de resultado integral por su parte, incluye las partidas del estado de resultados, y adicionalmente, unas partidas de situaciones relacionadas con resultados no realizados, que son presentados desde el patrimonio y muestran flujos futuros de utilidades.

Las siguientes son las partidas que se presentan en el estado de resultado integral –ORI–:

En el siguiente ejemplo de un estado de resultados puedes notar la discriminación del otro resultado integral.

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Estado de flujos de efectivo

El propósito del estado de flujos de efectivo es mostrar los cambios sobre el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, financiación e inversión de la entidad.

Este estado financiero es útil porque suministra información no solo para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo o equivalente al efectivo, sino también para conocer el uso que hace de esos recursos.

Dicho lo anterior, vale mencionar que existen dos métodos para realizarlo: el método directo y el método indirecto.

El estado de flujo de efectivo elaborado por el método directo presenta por separado las principales categorías de cobro y pagos.

Por su parte, el método indirecto inicia presentando la ganancia o pérdida en términos netos, que luego son corregidos por el efecto de transacciones no monetarias.

Si quieres aprender de forma práctica a elaborar el estado de flujos de efectivo, mira esta conferencia con el paso a paso.

Estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en el patrimonio tiene como propósito informar a los usuarios de la información financiera sobre las variaciones presentadas en la cuenta de patrimonio.

Sobre este estado, el párrafo 6.3 del Estándar para Pymes establece que la información mínima que debe contener es la siguiente:

a. El resultado integral total del período.

b. Los efectos de la aplicación o reexpresión retroactiva de cifras.

c. Una conciliación al inicio y final del período, en la que se indiquen los cambios en el resultado, otro resultado integral y transacciones con los propietarios.

Es importante tener en cuenta ciertos aspectos contables a la hora de presentar el estado de cambios en el patrimonio, los puedes ver rápidamente el siguiente video:

Notas a los estados financieros

Las notas a los estados financieros reflejan la información requerida por las Normas Internacionales, ayudando así a entender las cifras reportadas en los estados financieros.

Las notas a los estados financieros se anexan y hacen parte de los estados financieros. 

Las notas a los estados financieros deben permitir que el usuario comprenda las políticas contables utilizadas para la elaboración de los estados financieros y que los afecten de manera significativa.

¿Cómo se elaboran las notas a los estados financieros?

Las notas a los estados financieros permiten que un usuario entienda las políticas contables utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las evaluaciones emitidas por la gerencia que pueden afectar los informes.

El párrafo 4 de la sección 8 del Estándar Internacional para Pymes menciona que las notas deben incluir:

  • Una declaración en la que se exponga que los estados financieros han sido elaborados cumpliendo con el Estándar Internacional para Pymes.
  • Un resumen de las políticas contables significativas aplicadas.
  • Información de apoyo para las partidas presentadas en los estados financieros, en el mismo orden en que se presente cada estado y cada partida.
  • Cualquier otra información por revelar.

¿Cómo se elaboran los estados financieros?

Los estados financieros son el producto de un proceso contable que consiste en los siguientes pasos:

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  1. Reconocimiento: identifica si el hecho económico corresponde a un movimiento de activo, pasivo, ingreso o gasto.
  2. Medición (inicial y posterior): se determina el valor por el cual será reconocido el hecho económico, en el momento en que se incorpora a la contabilidad (inicial) o cuando se va a presentar la información (posterior).
  3. Presentación: se ponen los estados financieros en conocimiento de todos los terceros interesados en la información contable.
  4. Revelación: consiste en informar el origen de todos los hechos económicos.

Entre los datos a revelar también se incluye información que, aunque no haya sido incorporada en los estados financieros, sea considerada de suma importancia en la toma de decisiones.

Los estados financieros son el resultado del anterior proceso, y para emitirlos deben pasar por un adecuado cierre contable.

¿Hay una estructura para elaborar los estados financieros bajo Estándares Internacionales? Si deseas conocer más, tenemos este artículo para ti: Estructura y contenido de los estados financieros.

¿Qué es un cierre contable?

El cierre contable es una actividad anual que consiste en determinar el resultado (utilidad o pérdida) de una compañía en un período específico, para lo cual se revisan todos los ingresos, costos y gastos de la compañía, con el objetivo de verificar su correcta contabilización.

La utilidad o pérdida se determinan al restar los costos y gastos de los ingresos obtenidos dentro del mismo período.

Pillar Content estados financieros

Es importante revisar las cuentas de los activos y pasivos, pues, en caso de una corrección o nuevas contabilizaciones, se puede generar un gasto o un ingreso que afecta el resultado.

Pasos para un cierre contable exitoso

Para elaborar un buen cierre contable es preciso realizar, entre otras, las siguientes actividades:

  • Comprobar el saldo del efectivo. Este comprende el saldo de la cuenta de caja (el cual nunca estará en negativo) y el saldo de los bancos, los cuales deben cuadrar con los extractos bancarios.
  • Verificar que las cuentas pendientes de cobro correspondan a cuentas que se puedan recuperar, y enviar a la provisión las que son de dudoso recaudo.
  • Revisar el inventario físico y contabilizar las diferencias.
  • Verificar las cuentas pendientes de pago, y en caso de encontrar diferencias, contabilizarlas.
  • Revisar que las cuentas estén debidamente registradas, y corregir los errores que se encuentren.

Amplía esta información en nuestro editorial Cierre contable: lista de chequeo para estados financieros.

Al elaborar el cierre contable es preciso hacer múltiples conciliaciones, pues puede haber diferencias, por ejemplo, entre nuestros registros contables y los registros en bancos, o entre las bases contables y las bases fiscales o de impuestos.

Dentro de las conciliaciones surge la conciliación fiscal, reporte obligatorio para las personas que deben llevar contabilidad.

Conciliación fiscal

La conciliación fiscal es un sistema de control obligatorio para las personas (naturales o jurídicas) que deben a declarar renta, y consiste en la elaboración de un formato que registra las diferencias resultantes de la aplicación de los marcos normativos contables y el Estatuto Tributario –ET–.

La conciliación fiscal se elabora en un formato establecido por la Dian, que para las personas jurídicas y las personas naturales no residentes es el formato 2516, el cual deberá ser presentado de manera virtual si cumplen con los siguientes requisitos:

  • Ser responsables del impuesto sobre la renta y complementarios (personas naturales o jurídicas).
  • Estar obligados a llevar contabilidad.
  • Tener ingresos brutos fiscales iguales o superiores a 45.000 UVT.
  • Quienes voluntariamente decidan llevarla y que presenten declaración de renta y complementarios mediante el formulario 110.

Las normas que regulan la elaboración y presentación del formato 2516 solamente establecen la aplicación de sanciones cuando no se elabore o no sea presentado el formato de conciliación fiscal.

A la hora de hacer la conciliación fiscal, se determina el impuesto diferido, el cual requiere que se establezca el valor contable y el valor fiscal de sus activos y pasivos.

En nuestro libro Conciliación fiscal e impuesto diferido: Diferencias permanentes y temporarias en las transacciones empresariales – Año gravable 2019 podrás encontrar el desarrollo de ejemplos prácticos, como por ejemplo 9 situaciones en las que puede originarse el cálculo del impuesto diferido, preguntas frecuentes, normatividad relacionada entre otros aspectos. ¡Adquiérelo!

¿Qué es el impuesto diferido?

El impuesto diferido es un impuesto a cargo o a favor de la entidad atribuible a la utilidad del período y se origina en las diferencias entre la información contable y fiscal.  Una vez establecidos estos valores, se calcula la diferencia, y al aplicarle la tarifa correspondiente, se da lugar al impuesto diferido.

En el siguiente gráfico presentamos algunas de las diferencias originadas al comparar el valor contable y la base fiscal de activos y pasivos:

El cálculo del impuesto diferido es obligatorio. En caso de que lo haya liquidado equivocadamente, se debe corregir. Profundice en el tema de la mano del consultor Juan David Maya:

 

¿Qué son los Estándares Internacionales de Información Financiera?

Los estados financieros deben presentarse bajo los Estándares Internacionales de Información Financiera.

Dichos Estándares Internacionales de Información Financiera, son guías universales para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de información financiera, las cuales son emitidas por el IASB (International Accounting Standards Board) o Junta de Normas Internacionales de Contabilidad.

Al respecto, cabe mencionar que el  IASB emite dos clases de Normas Internacionales: el Estándar Pleno y el Estándar para Pymes.

En Colombia existen tres grupos para la aplicación de los marcos normativos en mención:

Grupo

Descripción

Condiciones

1

Emisores de valores y entidades de interés público, quienes aplicarán el Estándar Internacional Pleno.

 

Nota: En el editorial Índice de las normas técnicas del grupo 1 aplicables en 2019, luego del Decreto 2483 de 2018 puede encontrar el detalle del marco técnico aplicable a este grupo.

  • Grandes empresas: Activos superiores a 30.000 smmlv o más de 200 empleados
  • Cotizantes en bolsa
  • Obligados a rendición pública de cuentas
  • Realizadores de importaciones o exportaciones superiores al 50% de sus operaciones
  • Es matriz o subordinada de empresa nacional o extranjera que aplica el Estándar pleno
  • Realiza negocio o control conjunto con empresa extranjera que aplica el Estándar pleno

2

Empresas de tamaño grande y mediano que no sean emisores de valores, ni entidades de interés público, y sean preparadores de información financiera según el Estándar Internacional para pymes

Nota: En el editorial Normas técnicas contables aplicables en 2019 para las entidades de grupo 2 (pymes) puede encontrar el detalle del marco técnico aplicable a este grupo.

  • Las empresas que no cumplan los requisitos para pertenecer al grupo 1 o al 3

3

Pequeñas microempresas, a quienes se les autorizará la emisión de estados financieros y revelaciones abreviados

Nota: El marco técnico normativo para grupo 3 se encuentra contenido en el Decreto 2706 de 2012, cuyas modificaciones fueron introducidas por el Decreto 3019 de 2013.

  • Activos inferiores a 500 smmlv
  • Ingresos inferiores a 6.000 smmlv
  • Planta de personal inferior a 10 trabajadores
  • Ingresos brutos inferiores 4.000 UVT
  • Contratos individuales inferiores a 3.300 UVT
  • Consignaciones bancarias inferiores a 4.500 UVT
  • Solo un establecimiento de comercio
  • No ejerce actividades bajo franquicia

 

Con el siguiente liquidador para clasificarse en uno de los tres grupos de convergencia a Estándares Internacionales de Información Financiera, podrá confirmar tal dato de forma fácil y rápida:

Contabilidad, leyes e impuestos al día - actualicese.com  [Guía] Plantilla para clasificar una entidad en un grupo de aplicación de las Estándares Internacionales en Colombia

Adicionalmente, tenga en cuenta que los plazos para realizar la migración de la información financiera a estos marcos normativos tuvo un plazo específico. Conozcalos de la mano de nuestro investigador en el siguiente video:

Certificación de estados financieros

Certificar o dictaminar estados financieros son funciones que solo pueden desempeñar los contadores públicos certificados por la Junta Central de Contadores –JCC–, por medio de su firma.

¿Quién puede certificar los estados financieros?

Un programa puede elaborar el formato de estados financieros, pero estos solo tienen validez si están firmados por un contador público. Dicho lo anterior, es importante tener en cuenta que la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias certifica:

  • Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con todas las normas vigentes.
  • Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa.
  • Que las operaciones registradas se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes.

La certificación de los estados financieros se entiende como una declaración de que se ha verificado toda la información contenida en estos, y que ha sido tomada fielmente de los registros contables.

¿Qué es la fe pública?

La fe pública, atendiendo lo establecido en el artículo 10 de la Ley 43 de 1990, se entiende como la firma del contador público en los informes que soporta.

“Artículo 10 de la Ley 43 de 1990. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances se presumirá, además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registrados en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.”

Cuando un contador público otorga fe pública en materia contable, se asimilará a un funcionario público para efectos de sanciones penales por los delitos que cometan en el ejercicio de las actividades de su profesión.

Ejemplo de certificación de estados financieros

Puedes utilizar el modelo que hemos preparado para ti: Modelo de certificación de Estados Financieros (versión extendida).

Otros temas que te pueden interesar

Te dejamos enlaces sobre temas que amplían la información y que seguro te interesarán:

Consolidación de estados financieros

Estados financieros comparativos

Análisis de los estados financieros

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