Actualizado: 5 julio, 2018 (hace 6 años)
Implementar programas de ética empresarial por parte de los altos directivos de una empresa, es una de las estrategias que existen para combatir el soborno transnacional. En este editorial describimos 8 principios básicos que entrega la Supersociedades a través de la Circular 100-0000003 de 2016.
Las personas jurídicas tienen dos opciones para prevenir el soborno internacional o evitar sanciones. Una de ellas es utilizar el canal de denuncias de la Supersociedades, entidad que realiza las investigaciones e impone las sanciones a personas jurídicas que hayan incurrido en un soborno transnacional. Cuando la persona presente la información, la entidad hará una revisión previa y con base en ello tomará una decisión acerca de si existen elementos suficientes para iniciar una actuación administrativa por hechos de soborno internacional.
“forma en que las empresas pueden implementar un programa de ética empresarial que les ayude a minimizar el riesgo de participar en actos de soborno transnacional”
La segunda opción es implementar programas de ética empresarial. Mediante la Circular Externa 100-0000003 de julio 26 del 2016, la Supersociedades suministra una guía sobre la forma en que las empresas pueden implementar un programa de ética empresarial que les ayude a minimizar el riesgo de participar en actos de soborno transnacional.
8 principios fundamentales que pueden aplicar las empresas
- Compromiso de altos directivos en la prevención del soborno transnacional: los altos directivos definirán las “políticas de cumplimiento”, es decir, las políticas con las cuales la sociedad que dirigen podrá llevar a cabo sus negocios de forma ética, transparente y honesta, y que le permitan al mismo tiempo identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el soborno transnacional y otras prácticas corruptas.
- Evaluación de los riesgos relacionados con el soborno transnacional: se deben adoptar procedimientos de evaluación que sean proporcionales al tamaño, estructura, naturaleza, países de operación y actividades específicas de cada persona jurídica. Para cada uno de los elementos, la circular contiene sugerencias prácticas para medir, por ejemplo, en qué casos las operaciones que se llevan a cabo en ciertos países podrían terminar exponiendo a la sociedad a terminar participando en casos de soborno transnacional.
- Elaboración de un “manual de cumplimiento” donde se incorpore el programa de ética empresarial: la idea es compilar en el manual todas las normas internas en materia de prevención del soborno transnacional, así como los principios y valores éticos que cada persona jurídica considere apropiados para llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta. En dicho manual tendrían que regularse puntos para las operaciones internacionales de la sociedad como: la entrega de regalos a terceros; la política de la sociedad en materia de remuneraciones y pago de comisiones a empleados y contratistas respecto de negocios o transacciones internacionales; las donaciones; entre otros.
- Designar un oficial de cumplimiento: los altos directivos designarán a una persona natural para liderar y administrar el sistema de gestión de riesgos de soborno transnacional. Esta persona podrá asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia.
- Aplicación de procedimientos de debida diligencia: revisión periódica que se debe realizar sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional. La idea es identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional que pueden afectar a la sociedad, sus sociedades subordinadas y a los contratistas.
- Control y supervisión de las políticas de cumplimiento y del programa de ética empresarial: las sociedades deberán evaluar y poner en práctica las técnicas que consideren más apropiadas para supervisar y evaluar de forma periódica la efectividad de sus procedimientos para prevenir el soborno transnacional y otras prácticas corruptas, así como para actualizar sus políticas de cumplimiento cuando sea necesario. Entre las técnicas que se pueden utilizar para lograr dichos propósitos está la realización periódica de auditorías de cumplimiento y procedimientos de debida diligencia conforme lo disponga el oficial de cumplimiento.
- Divulgar las políticas de cumplimiento y del programa de ética empresarial: la sociedad tendrá que efectuar campañas de comunicación y capacitaciones a sus empleados y a los trabajadores de sus contratistas. En estas capacitaciones se deberá informar sobre las sanciones para los empleados que infrinjan el programa de ética empresarial o cualquier norma de soborno transnacional.
- Contar con canales de comunicación para reportar de manera confidencial las infracciones al programa de ética empresarial: la sociedad deberá habilitar mecanismos de fácil acceso para que los empleados, asociados, contratistas, funcionarios de los anteriores y cualquier persona manifiesten sus inquietudes respecto de infracciones relacionadas con el soborno transnacional o de cualquier otra práctica corrupta. La sociedad debe disponer de líneas telefónicas para hacer denuncias anónimas.
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