Etapas que debe tener en cuenta una empresa para estar preparada frente a la facturación electrónica

“Dentro del proceso de preparación para ser un facturador electrónico se debe pasar por una serie de etapas que involucran los procesos internos de la empresa, los sistemas contables y de facturación de la compañía, la reingeniería de los procesos”Tweet This

A partir del 1 de enero de 2019 las empresas deben expedir facturas electrónicas. El tiempo pasa y las compañías, desde tiempo atrás, se preparan para este nuevo reto. En este editorial, explicamos una serie de puntos que deben ser tenidos en cuenta al interior de estas para que el proceso no sea caótico.

Dentro del proceso de preparación para ser un facturador electrónico se debe pasar por una serie de etapas que involucran los procesos internos de la empresa, los sistemas contables y de facturación de la compañía, la reingeniería de los procesos, y la etapa de implementación de la misma, entre otras. A continuación, y de la mano de Certicámara, se explica un modelo de preparación al interior de las empresas para que estén preparadas y asuman debidamente el proceso de la facturación electrónica.

Estudio de procesos internos relacionados con la facturación

• Involucrar a todas las áreas de la organización.
• Identificar qué áreas hacen uso de la facturación que se emite y recibe.
• Escuchar las dudas de las áreas involucradas.
• Realizar un mapa de proceso con el ciclo de facturación para identificar los sistemas y personas involucradas.

Identificación de los sistemas contables y de facturación

• Conocer qué sistemas hacen parte de esos procesos identificados.
• Clasificar a los sistemas relacionados directamente con la facturación y los que son complementarios.
• Por cada sistema, identificar si es propio o depende de un proveedor, adicionalmente se deben establecer las características técnicas de dichos sistemas y sus mecanismos de integración.
• Finalmente, la relación que tienen con otros sistemas.

Diseño de la solución según la normativa y personalizaciones

• Identificar si se cuenta técnicamente con la posibilidad de construir o adaptar un software propio a los requisitos de la Dian.
• Usualmente las organizaciones preferirán integrarse a un proveedor tecnológico avalado por la Dian.
• Según lo anterior, se debe consultar los proveedores autorizados por la entidad y así seleccionar el más adecuado para la organización.
• Revisar los mecanismos de integración ofrecidos y contrastarlos con los de los sistemas identificados.

Reingeniería de procesos relacionados con la facturación

• Tener en cuenta que posiblemente algunos procesos cambien ya que la facturación será electrónica.
• Es Importante tener en cuenta los requerimientos de las áreas involucradas para que el impacto no sea negativo.
• Cuando se diseñe un nuevo proceso, tener en cuenta tanto los procesos misionales como complementarios.
• Muchas veces no será necesario efectuar cambios de procesos, ya que los sistemas involucrados serán los que absorban cada uno de los cambios, haciendo transparente la operación.

Planificar y priorizar requerimientos

• Atención a los tiempos dados por la Dian, dependiendo de si está obligado o lo hace de manera voluntaria; esto con el fin de establecer la fecha límite y la complejidad de los ajustes.
• Las integraciones que se realicen deben estar orientadas a cumplir la normatividad inicialmente y posteriormente las personalizaciones propias del negocio.
• Si se usa un proveedor tecnológico, este ya ha recorrido un camino que le facilitará el proyecto al facturador electrónico.

Implementación e integración

• Si se decide usar un software propio se deben cumplir una serie de especificaciones técnicas dadas por la Dian.
• Si la decisión pasa por usar un proveedor tecnológico, hay que realizar la integración correspondiente y solicitar las personalizaciones correspondientes según el negocio.
• Los sistemas de la organización involucrados se deberán integrar al software de facturación electrónica, teniendo en cuenta el proceso diseñado.
• Se deben especificar los requerimientos a los proveedores de los sistemas en caso que no sean propios de la organización

Pruebas generales con todos los sistemas y procesos

• Siempre que se realizan ajustes de software o integraciones con otros sistemas, se deben realizar diferentes pruebas unitarias, de integración y aceptación.
• Existe la posibilidad de que durante las pruebas se realicen ajustes o se incluyan elementos técnicos que no se habían contemplado inicialmente.

Notificación a clientes y proveedores

• Involucrar a los actores externos que también están relacionados con la facturación, como los adquirentes y proveedores.
• Se les debe notificar la fecha de salida a producción como facturador electrónico.
• Los adquirentes podrán elegir entre recibir la factura por medios electrónicos o de manera física.
• Los proveedores podrán seguir enviando la factura física.
• En el caso que existan adquirentes o proveedores que ya son facturadores electrónicos, la compañía deberá recibir la factura de manera electrónica.

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