Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para la información exógena del año gravable 2015, los contribuyentes con cuentas por pagar al 31 de diciembre del 2015 deben presentar el formato 1009 y en este reportar los datos del tercero con quien se tenga el pasivo y el valor del mismo. La dirección del tercero se debe reportar únicamente si se encuentra domiciliado en Colombia.
La Resolución 220 del 2014 estableció los diferentes reportes de información exógena que se deben presentar por el año gravable 2015; dentro de estos se encuentra un reporte con las cuentas por pagar del contribuyente, el cual debe ser presentado por las personas naturales y asimiladas obligadas o no a llevar contabilidad, que en el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000, sin importar si estuvieron o no obligadas a presentar la declaración de renta del 2013, y sin importar si por el 2015 están obligadas o no a presentar dicha declaración.
Igualmente lo deben reportar las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementario o de ingresos y patrimonio por el año gravable 2015, y que adicionalmente en el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
Para el caso de los terceros con quienes se tengan saldos inferiores a $1.000.000 (o a $500.000, según el caso), se deben agrupar en un único registro dentro de cada uno de los 9 conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222.222.222, razón social Cuantías menores y Tipo de documento 43.
En cuanto al concepto diseñado por la DIAN como 2207-Saldo pasivo por cálculo actuarial de provisión para pensiones de jubilación, debe reportarse exclusivamente con el NIT de la entidad informante; pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo, tales como cesantías, intereses sobre cesantías, etc., sí debe discriminarse por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa índole, superiores a $1.000.000 (o a $500.000, según el caso).
Cabe señalar que el total de los pasivos llevados al formato 1009 debe cruzar con el dato llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2015. Por tanto, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, en el reporte de pasivos no se deben informar pasivos que sean solo contables y que no pasan a la declaración de renta, como son los pasivos estimados o los sobregiros bancarios. Dichos pasivos que son contables pero no fiscales únicamente quedarían reflejados dentro de los renglones 188 a 209 del formato 1732 para quienes sí queden obligados a entregar dicho formato (ver el artículo 2 de la Resolución 004 de enero 8 del 2016).
Si el beneficiario de algún pasivo decidió hacer una operación de factoring con lo que en su contabilidad correspondía a la cartera o cuenta por cobrar (Ley 1231 del 2008), y a la entidad o persona natural informante la cuenta por pagar le queda vigente en diciembre 31 del 2015 con ese beneficiario original, en tal caso el pasivo se reportaría con el NIT del beneficiario original a quien se adquirieron los bienes y servicios a crédito y no con el NIT de la empresa especializada en factoring que adquirió la cartera, pues el parágrafo 3 del artículo 773 del Código de Comercio (modificado por el artículo 2 de la Ley 1231 del 2008, y reglamentado por el Decreto 3327 de septiembre del 2009) menciona:
“Parágrafo: La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio”.
Así pues, puede darse el caso de que a diciembre 31 del 2015 la empresa que tiene el pasivo no se dé cuenta de que su acreencia cambió de titular. Por lo anterior, la DIAN deberá aceptar en el reporte de pasivos la posible falta de cruce que se pueda generar con los terceros, por motivos como el anterior.
Por otra parte, si la entidad o persona natural informante participó durante el 2015 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, actuó como mandante en contratos de mandato, o participó en consorcios y uniones temporales, no debe reportar los pasivos a diciembre 31 del 2015 que figurarían en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2015, pero que fueron originados en las operaciones realizadas en dichos contratos de exploración, a través de los contratos de mandato, o por la participación en los consorcios y uniones temporales, pues tales pasivos serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, por el mandatario de los contratos de mandato o por el consorcio o unión temporal en el que participaron (ver parágrafo 1 del numeral 18.8, parágrafo 2 del numeral 18.9 y parágrafo 1 del numeral 18.10, todos estos del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014). Es decir, las personas jurídicas y naturales solo reportarán por su propia cuenta los demás pasivos fiscales que no se hayan originado por su participación en dichos negocios jurídicos especiales.
En consecuencia, en el desarrollo de contratos de mandato y sin importar los ingresos brutos a diciembre del 2013 del mandante y del mandatario, el mandatario reportará en forma especial los saldos de pasivos que les hayan quedado a diciembre 31 del 2015 por causa de cubrir los costos y gastos de sus mandantes. Igualmente lo harán el operador en un contrato de exploración de hidrocarburos y el miembro encargado de facturar en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos deben reportar los pasivos especiales a diciembre 31 del 2015 que se generaron al manejar los recursos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el numeral 18.6 del artículo 18 de la Resolución 220, pero usando los formatos especiales que se les indican en los numerales 18.8 a 18.10 del artículo 18 de la Resolución 220 (formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si a dichos intermediarios les corresponde elaborar el formato 1009, allí reportarían solo las cuentas por pagar que sí se originaron en sus operaciones propias.
Es importante tener en cuenta que existen cuatro pasivos especiales a diciembre 31 del 2015 que no necesitan ser depurados para definir quién es su beneficiario:
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