Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La instrucción contenida en el parágrafo 5 del numeral 18.1 del artículo 18 de la Resolución 112 de octubre de 2015 indica que en el reporte del formato 1001 del año gravable 2016 se deberá reportar la totalidad de los pagos o abonos en cuenta a los trabajadores, sin importar su monto. Hasta los reportes del año gravable 2015 solo era obligatorio incluir a los trabajadores cuyos pagos o abonos en cuenta hubieran superado los $5.000.000.
Todas las personas naturales y jurídicas que estén obligadas a entregar a la DIAN el formato 1001 con el reporte de información exógena tributaria de pagos o abonos en cuenta realizados a terceros durante el año gravable 2016 (ver Resolución 112 de octubre de 2015 modificada con la Resolución 0084 de diciembre 30 de 2016) deben tener en cuenta que esta vez, a diferencia de años anteriores, tendrán que incluir en dicho formato la totalidad de los pagos o abonos en cuenta que hayan realizado a sus trabajadores, sin importar su monto.
En efecto, y si repasamos primero lo que fue la exigencia de información sobre pagos o abonos en cuenta a terceros que se hizo por el año gravable 2015 (ver Resolución 220 de octubre de 2014 modificada en cinco ocasiones posteriores), es importante destacar que hasta dicho año la instrucción contenida en el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la respectiva Resolución, relacionada con la forma en que se tendría que reportar en el formato 1001 la información sobre pagos o abonos en cuenta a los trabajadores, establecía lo siguiente:
“Parágrafo 5. Los trabajadores a quienes durante el año gravable 2015 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y demás remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000) deben ser reportados en los conceptos correspondientes.
En el caso de salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales devengados por el trabajador se debe reportar el valor efectivamente pagado en el año gravable 2015.
Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a cinco millones de pesos ($5.000.000) se reportarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la dirección del informante”.
Sin embargo, cuando se examina la instrucción respectiva para el año gravable 2016 (contenida en el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 112 de octubre de 2015) se lee lo siguiente:
“Parágrafo 5. Los pagos o abonos en cuenta realizados a los trabajadores por concepto de salarios y demás remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos deben ser reportados en cada uno de los conceptos correspondientes, sin importar el monto”.
Como puede verse, la instrucción aplicable para el año gravable 2016 indica que esta vez no se tendrá que tener en cuenta ningún tipo de cuantía mínima para escoger a los trabajadores cuya información deberá quedar reflejada dentro del formato 1001, esto implica que dentro de dicho formato se tendrá que reflejar esta vez la información de la totalidad de los trabajadores a los cuales se les hizo pagos o abonos en cuenta durante el año 2016.
Al respecto, y aunque la norma antes citada y que aplica para el año gravable 2016 no hizo las mismas precisiones que sí se hicieron en la norma que aplicó para los reportes del año gravable 2015, es importante tener presente que cuando se trate de reportar los valores cancelados a los trabajadores que sí tenían vínculo laboral durante el año 2016, debe reportarse (como todos los años anteriores) el valor efectivamente pagado (no se les deben reportar valores simplemente causados o abonados en cuenta), pues el propósito del formato 1001 es el de dar a conocer a la DIAN los valores que sí le forman un ingreso fiscal al tercero que queda reportado dentro de dicho formato y, por tanto, siempre se ha tenido claro que para el caso de los asalariados (en razón a que no están obligados a llevar contabilidad) únicamente les constituye ingreso fiscal los valores que les hayan pagado efectivamente. En consecuencia, en el caso de los asalariados la información que se les reporte en el formato 1001 tendría que ser igual a aquella que también se les incluye en los Certificados de ingresos y retenciones, formulario 220, el cual solo debe incluir los valores efectivamente pagados (para el año gravable 2016 ver el formulario 220, prescrito con la Resolución 006 de febrero 3 de 2017, el cual se les debe expedir antes de marzo 17 de 2017).
Sin embargo, cuando se trate de otro tipo de trabajadores sin vínculo laboral, los cuales hayan percibido rentas de trabajo por concepto de honorarios, comisiones, servicios, emolumentos, compensaciones y demás (ver artículo 103 del ET), se entiende que los valores a reportar dentro del formato 1001 sí tendrían que corresponder tanto a los valores pagados como a los simplemente causados (abonados en cuenta). En todo caso, si el tercero que quede incluido en el formato 1001 como beneficiario de los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones, servicios y demás rentas de trabajo es alguien que no está obligado a llevar contabilidad (por ejemplo, quienes ejercen profesiones liberales; ver artículo 23 del Código de Comercio), la DIAN deberá tener presente que dichos terceros no deberán reconocer como un ingreso fiscal del año 2016 todo el valor que les sea reportado por las empresas en los formatos 1001, sino solamente la parte que sí les hayan pagado efectivamente (ver artículo 27 del ET antes de ser modificado con la Ley 1819 de 2016).
Es importante tener presente que el reporte de pagos o abonos en cuenta del año gravable 2016 se realizará utilizando el mismo formato 1001 versión 9 que se utilizó en los reportes del año gravable 2015. Por tanto, en dicho formato se debe incluir la siguiente información de los trabajadores:
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