Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al momento de preparar el reporte de información exógena la utilización de guías editables en Excel resulta un gran apoyo para la organización de la información y la auditoría de datos.
Contar con borradores de los formatos que deberá diligenciar en el reporte facilitará la verificación de datos.
Aunque el prevalidador de la Dian tiene ventajas, como los niveles de ayuda y las validaciones, antes de migrar allí los datos sugerimos diligenciar la información en un borrador. Para ello podrá utilizar las plantillas que ha diseñado el Dr. Diego Guevara Madrid, líder de investigación tributaria de Actualícese, en las cuales encontrará comentarios de ayuda y una guía sobre los aspectos que debe conocer al momento de enfrentarse a cada reporte.
En nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena¸ presentamos una guía para el reporte de exógena en la que podrá encontrar 14 herramientas en Excel que le facilitarán el diligenciamiento de los formatos.
Las plantillas en Excel le serán de utilidad, como hojas de trabajo en las cuales se pueden realizar ciertas operaciones que no se permiten en el prevalidador tributario (por ejemplo, sumas u ordenamiento de registros según el NIT, razón social o municipio, etc.). En estas hojas de trabajo existen herramientas como la de buscar y/o reemplazar un dato (Ctrl + B), que no funcionan cuando se está trabajando en el prevalidador diseñado por la Dian, y que son fundamentales cuando se maneja gran cantidad de información.
Tal como lo abordamos en nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena, al diligenciar los formatos de información exógena, algunos requieren datos como la dirección del tercero, mientras que otros solicitan exclusivamente el código del país de domicilio. Así pues, el formato 1001 v. 10, por ejemplo, solicita la dirección para el caso en el que el país de residencia del tercero sea Colombia, a la vez que el formato 1007 v. 9 solo solicita el código del país de residencia o domicilio.
Ahora bien, es importante resaltar que durante el período fiscal el responsable de realizar el reporte de exógena debe tener en cuenta cuáles son los formatos que deberá diligenciar, así como la información que requiere cada uno de ellos, con el propósito de contar con el lleno de la misma, dado que, de no poseer la información, el prevalidador dispuesto por la Dian no permitirá completar el proceso.
En nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena profundizamos más detalles al respecto y, además, realizamos algunas precisiones importantes que usted debe considerar al momento de diligenciar los borradores de los formatos.
El número de identificación tributaria –NIT– es un número único asignado por la Dian, que facilita la individualización de cada contribuyente en materia tributaria, aduanera y de control cambiario, que promueve especialmente el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.
En el caso de las personas naturales y sucesiones ilíquidas, el NIT puede corresponder al número de cédula, registro civil, tarjeta de identidad o cualquier otro documento de identificación. Sin embargo, para obtenerlo debe inscribirse en el RUT.
Ahora bien, para efectos del reporte de exógena, lo recomendable es solicitar una copia del RUT a cualquier persona natural a la que se le haya efectuado una compra, con el propósito de realizar los respectivos reportes de información exógena. No obstante, si el reportante no cuenta con el RUT de algún tercero que sea persona natural, a través del portal de la Dian, y de forma gratuita, podrá confirmar si el NIT se encuentra o no registrado.
Para tal efecto, es necesario ingresar al portal de la Dian y seguir los pasos que describimos en nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena.
¡Pero eso no es todo!
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