Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El formato 2276 v.1 será utilizado para suministrar los mismos datos que quedarán consignados en los certificados de ingresos y retenciones a empleados por el año gravable 2015. Sin embargo, aunque el artículo 29 de la Resolución 220 del 2014 no mencionó nada acerca de que en dicho formato se deban reportar direcciones de los empleados, el diseño del formato sí las exigiría.
De acuerdo con lo indicado en el artículo 29 de la Resolución 220 de octubre del 2014 (luego de ser modificado con el artículo 11 de la Resolución 111 de octubre del 2015), todos los empleadores (personas jurídicas y naturales) que durante el 2015 hayan practicado retenciones en la fuente por cualquier concepto (renta, IVA, timbre, CREE) y que al mismo tiempo hayan tenido uno o más empleados y por tanto deban expedirles el Certificado de Ingresos y Retenciones a Empleados (formulario 220), quedan obligados a entregar a la DIAN el nuevo formato 2276 v.1 (en XML). Este se usará por primera vez en la historia de los reportes de información exógena tributaria y contendrá los mismos datos básicos con que se elaborarán los mencionados certificados.
Ahora bien, sucede que de acuerdo al texto del artículo 29 de la Resolución 220 del 2014, entre los datos que contendría el formato 2276 v.1 no se deberían incluir direcciones del empleado, ni datos del correo electrónico de los mismos. Sin embargo, cuando se estudia la estructura del formato 2276 v.1 (el cual quedó como anexo 6 en el texto de la Resolución 111 del 2015), la misma contradice al texto de la Resolución 220 e indica que la dirección sí sería un dato obligatorio y que el dato del correo electrónico sería un dato opcional.
En efecto, el texto del artículo 29 de la Resolución 220 del 2014 menciona en estos momentos lo siguiente:
«Artículo 29. Información del certificado de ingresos y retenciones para personas naturales empleados año gravable 2015. <modificado por el Art. 11 de la Resolución 000111 de 29-10-2015> Conforme con el literal p) del artículo 4 de esta resolución, todas las personas naturales o jurídicas o entidades que efectúen pagos a las personas naturales clasificadas en la categoría de empleados, deberán reportar la información de cada uno de los empleados de conformidad con lo establecido en el Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados para el Año Gravable 2015 (Formato 220 DIAN), conforme con los parámetros establecidos en la Especificaciones Técnicas del Formato 2276 versión 1.
De los certificados de Ingresos y Retenciones para personas naturales Empleados, se deberá reportar la siguiente información:
1. Tipo de documento del Empleado
2. Número de identificación del Empleado
3. Apellidos y nombres del Empleado
4. Fecha Inicial del Periodo de Certificación
5. Fecha Final del Periodo de Certificación
6. Fecha de Expedición del Certificado
7. Departamento y Municipio donde se practicó la retención
8. Número de entidades que consolidan la retención
9. Pagos al Empleado
10. Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas en el periodo
11. Gastos de Representación
12. Pensiones de jubilación, vejez o invalidez
13. Otros ingresos como empleado
14. Total ingresos brutos
15. Aportes obligatorios por salud
16. Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional
17. Aportes Voluntarios, a fondos de pensiones y cuentas AFC
18. Valor de las Retenciones en la fuente por pagos al empleado».
Nótese que luego de lo indicado en el numeral 3 (apellidos y nombres del empleado), el texto de la resolución indica que se continuaría con el dato de la fecha inicial del período de certificación más otros 13 datos. Pero por ningún lado menciona que deba informarse el dato de la dirección ni del correo electrónico del empleado.
Sin embargo, en la estructura del formato 2276, sí se agregaron los campos para dirección, código de departamento, código de municipio y país, indicando frente a cada uno la siguiente instrucción: siempre debe diligenciarse (es decir, que son datos obligatorios). También incluyó el campo de correo electrónico, pero frente al mismo no se incluyó ninguna instrucción, por lo cual se puede entender que no es obligatorio diligenciarlo.
Por tanto, siendo claro que el texto de la Resolución 220 del 2014 no exige reportar direcciones de los empleados ni correos electrónicos, pero que la estructura del formato 2276 indica lo contrario, en ese caso lo lógico es que la DIAN tendrá que modificar de nuevo el texto del artículo 29 de la Resolución 220 del 2014, de forma que sí sea válido que el formato 2276 pueda exigir dichos datos.
Incluso, esa misma modificación que se tendrá que hacer al artículo 29 de la Resolución 220 del 2014, también se tendría que hacer al artículo 29 de la Resolución 112 de octubre del 2015 a través de la cual se solicitó la información exógena del año gravable 2016 y que se entregará durante el 2017. En dicha Resolución 112 de 2015 tampoco se menciona la exigencia de direcciones ni correos electrónicos, pero igualmente se indica que el reporte se hará en el mismo formato 2276.v1.
Los certificados de ingresos y retenciones a los empleados por el año gravable 2015 (formulario 220) se deben entregar a cada uno de estos antes de marzo 18 del 2016 (ver artículo 43 del Decreto 2243 de noviembre del 2015). Sin embargo, el formato 2276 v.1 se podrá entregar entre el 29 de marzo y el 10 de mayo del 2016, todo dependiendo del NIT del reportante y de si al momento de entregar el reporte tiene o no la categoría de “gran contribuyente” (ver artículo 37 de la Resolución 220 del 2014).
A la fecha en que se hace el presente editorial (enero 9 del 2016), la DIAN aún no había expedido la resolución con la cual se defina la estructura del formulario 220 que se usará para expedir los certificados de ingresos y retenciones a empleados del año gravable 2015 (solo se conoce un “proyecto” de dicha resolución, el cual fue publicado en diciembre 23 del 2015). De todas formas, se espera que la estructura que tendrá el formulario 220 del año gravable 2015 sea igual a la de años anteriores, en las cuales nunca se ha solicitado incluir las direcciones del empleado (ver por ejemplo el formulario 220 utilizado para el año gravable 2014). Así mismo, se espera que el formulario 220 del año gravable 2015 lo terminen diseñando como un formulario que se expediría a todo tipo de empleado (tanto aquel con vínculo laboral, como por servicios), pues eso es lo que ha sucedido del año gravable 2013 en adelante, luego de los cambios introducidos con la Ley 1607 del 2012.
Sin embargo, aunque el formulario 220 que llegue a diseñar la DIAN no pida incluir las direcciones de los empleados, sí sería posible que en el formato 2276 v.1 (para los reportes de información exógena) se termine exigiendo incluir dicha dirección. De todas formas y, como lo dijimos anteriormente, para que eso sea posible se hace necesario que la DIAN modifique el texto de su Resolución 220 del 2014.
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