Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el texto del artículo 29 de la Resolución 112 de 2015, luego de ser modificado con el artículo 9 de la Resolución 000084 de 2016, se dieron nuevas instrucciones sobre lo que se debe hacer para elaborar el reporte del formato 2276 por el año gravable 2016 en los casos en que durante el mismo año fiscal se hayan expedido varios certificados de ingresos y retenciones (formulario 220) a un mismo empleado. El formulario 220 del año gravable 2016 fue prescrito con la Resolución 000006 de febrero 3 de 2017 y deberán entregarse antes de marzo 17 de 2017.
La norma del artículo 29 de la Resolución DIAN 000112 de octubre 29 de 2015, luego de ser modificado con el artículo 9 de la Resolución 000084 de diciembre 30 de 2016, contiene las instrucciones sobre la forma en que deberá elaborarse por el año gravable 2016 el reporte del formato 2276 versión 1 (la misma versión utilizada en los reportes del año gravable 2015); este formato contendrá el detalle de la totalidad de los datos que queden contenidos en los certificados de ingresos y retenciones del año gravable 2016 (formulario 220) que se expidan a los empleados.
El formulario 220 para expedir la certificación de ingresos y retenciones del año gravable 2016 fue prescrito a través del artículo 5 de la Resolución 000006 de febrero 3 de 2017 y deberá entregarse antes de marzo 17 de 2017 (ver el artículo 1.6.1.13.2.43 del DUT 1625 de octubre 11 de 2016 luego de ser modificado con el artículo 32 del Decreto 2105 de diciembre 22 de 2016). De acuerdo con lo establecido en los artículos 378 y 379 del ET, y de conformidad con lo prescrito en el artículo 1.6.1.1.3.2.43 del DUT 1625 de 2016, el certificado de ingresos y retenciones del año gravable 2016 contenido en el formulario 220 solo debe expedirse a las personas naturales asalariadas (es decir, únicamente a empleados con relación laboral). Sin embargo, la DIAN viola las normas antes mencionadas y en el instructivo del documento en PDF con que se publica el formulario 220 insinúa que dicho formulario también se tendría que expedir a los que fueron tratados como “empleados”, pero sin tener relación laboral.
La tarea de elaborar y entregar por el año gravable 2016 el formato 2276 versión 1 correrá por cuenta de todos los empleadores (tanto personas naturales como jurídicas), pero solamente si al mismo tiempo quedaron obligados a entregar cualquiera de los otros 61 formatos que se mencionan en el cuerpo de la Resolución 000112 de octubre de 2015 (ver literal “p” del artículo 4 de la Resolución 112 de 2015, luego de ser modificado con el artículo 1 de la Resolución 000084 de diciembre de 2016).
En todo caso, y en comparación con lo que fue el reporte del año gravable 2015 (ver la Resolución 000220 de octubre de 2014 modificada con 5 diferentes resoluciones posteriores), la elaboración por el año gravable 2016 del formato 2276 contiene una nueva instrucción en relación con lo que se debe hacer cuando un mismo empleador necesite expedir varios certificados de ingresos y retenciones (formularios 220) a una misma persona natural. Esa situación se presenta cuando un mismo empleador a utilizado los servicios de una misma persona natural en diferentes épocas o temporadas dentro del mismo año fiscal.
Al respecto, en el parágrafo del artículo 29 de la Resolución 000112 de octubre de 2015 (parágrafo que fue agregado con el artículo 9 de la Resolución 000084 de diciembre 30 de 2016) se lee lo siguiente:
“Parágrafo. En los casos en que las personas naturales o jurídicas o entidades obligadas a reportar expidan más de un Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados a una misma persona durante el año gravable, se deberá reportar la información acumulada en un solo registro, teniendo en cuenta lo siguiente:
– La fecha inicial deberá corresponder a la fecha de inicio del primer Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados durante el período.
– La fecha final deberá corresponder a la fecha de finalización del último Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados durante el período.
– La fecha de expedición deberá corresponder a la fecha de expedición del último Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados”.
La instrucción contenida en dicho parágrafo es la misma que la DIAN ya había incluido en el texto del artículo 29 de su Resolución 0068 de octubre 28 de 2016, a través de la cual se hizo la solicitud de información exógena del año gravable 2017.
Por tanto, quedaría claro que si un empleador utilizó durante el mismo año fiscal 2016 los servicios de un mismo empleado, pero lo hizo durante diferentes épocas o temporadas del año, en ese caso es necesario expedirle un diferente formulario 220 por cada diferente época o temporada en que se utilizaron sus servicios. Sin embargo, al momento de elaborar el formato 2276, la información sobre el total de pagos y retenciones realizados a ese mismo empleado solo se deberá diligenciar mediante un único registro en el que se seguirán las instrucciones de la norma antes citada.
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