Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Lo más importante al prepararse para el proceso de facturación electrónica es tener en cuenta los tiempos que puede tomar. Para empresas con operaciones complejas, pueden ser unas 10 semanas, sin tener en cuenta las dificultades internas o los niveles de personalización que se puedan requerir.
Con la implementación de la factura electrónica en Colombia, las pymes podrán recibir, administrar y manejar facturas electrónicas en un solo lugar de manera amable y simple, mejorando la relación entre negocios y proveedores de forma eficiente y sin costo, recibiendo o generando solicitudes y ofertas de negocio de manera gratuita. Así lo indica Nicolás Jaime Sarmiento, director comercial de Gosocket para Colombia.
Sarmiento también dice que se verá la penetración de mecanismos de financiación eficientes y ágiles, como el factoring electrónico, que según Asobancaria es un producto que permite que las empresas accedan al pago anticipado de sus cuentas por cobrar y así consigan los recursos que necesitan, generando flujos de caja de manera anticipada. «Por ejemplo, si uno de sus proveedores le compra algún producto y le dice que le paga en 60 o 90 días, que son los plazos que generalmente usan las empresas grandes, esto le permite optimizar la gestión de las cuentas por cobrar de las pequeñas, medianas y grandes empresas, otorgándoles la liquidez o la financiación de acuerdo con sus necesidades», dice.
Lo anterior quiere decir que no va a tener que esperar a que el proveedor le pague la factura, sino que podrá solicitar el dinero de esa factura en el momento que lo necesite sin tener que recurrir a créditos bancarios.
Es clave tener en cuenta que la Dian ha estipulado una serie de sanciones y multas para las empresas que debiendo empezar a facturar electrónicamente no lo hagan en los plazos que han sido establecidos. Estas multas podrían ser de hasta el 10 % del valor de las operaciones no facturadas, lo que además se suma a la eventual imposibilidad de facturar, con lo que literalmente se estaría frenando la generación de ingresos de la empresa.
Sarmiento explica que lo más importante a la hora de prepararse para el proceso de la facturación electrónica es tener en cuenta los tiempos que este puede tomar. «Grandes empresas con operaciones complejas deben entender que este es un proceso que puede llegar a tomar al menos unas 10 semanas, sin tener aún en cuenta las complejidades internas o los niveles de personalización que esa empresa pueda requerir», asegura.
El director comercial de Gosocket para Colombia recomienda que las empresas no tomen los aplazamientos que confiera la Dian como un “tiempo muerto” en el proceso, sino que los aprovechen para adelantar la transición de manera ordenada y responsable.
Otro punto importante es el que tiene que ver con la información requerida para la implementación. Se debe generar un archivo de conexión o de integración entre el sistema de gestión de la empresa y la solución de facturación electrónica, el cual debe ser elaborado con información que se encuentre dentro del sistema de gestión de la misma, respetando ciertos campos obligatorios que son requeridos por el proveedor tecnológico de facturación electrónica.
Las empresas deben asegurarse de que el proveedor de su sistema de gestión o ERP se encuentra en la disponibilidad de brindarles esta información completa, o incluso de acompañarles en la construcción de ese archivo; o de lo contrario luego encontrarán no solo que han perdido tiempo y recursos, sino que además no son totalmente libres en la selección de su proveedor de facturación electrónica.
«Finalmente, una buena manera de prepararse para la implementación y los cambios que ésta trae consigo es habilitar una solución inicial de recepción de facturación de cara a los proveedores que hoy en día le emiten a la empresa facturas electrónicas», concluye Sarmiento.
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