Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Con la implementación de la factura electrónica se busca eliminar del camino de quienes están obligados a presentar factura un circuito de tareas complejas y errores producto tanto del factor humano como de la poca efectividad de ciertos procesos y aportar otra serie de beneficios para la empresa.
Un punto de suma importancia dentro del proceso de facturación electrónica son las dos direcciones que se contemplan en este. Lo anterior quiere decir que es relevante gestionar eficazmente tanto las facturas emitidas como las recibidas.
Este punto lo ha entendido la Dian, entidad que ha venido potenciando la recepción de facturas electrónicas por parte de las empresas colombianas. Por tal motivo, entre más pronto se involucren las empresas nacionales con el proceso de facturación electrónica mayores ventajas competitivas obtendrán. Al respecto, Alberto Redondo, director de marketing de Seres, afirma que “el uso del formato electrónico resuelve la mayoría de los problemas que se producen en la recepción de facturas en papel y simplifica su gestión, automatizándola”.
La recepción de facturas en papel conlleva una serie de problemas que complican enormemente el proceso. Por tal motivo, la solución pasa por apostar por un proyecto de recepción que no solo elimine un circuito de tareas tan complejo, sino que suprima completamente los errores asociados a factores humanos y aporte otra serie de beneficios para la empresa.
El formato electrónico permite recibir las facturas en el formato correcto y con la información necesaria que facilita su tramitación y contabilización interna eficientemente. Si la factura tiene todos los datos necesarios, se deja pasar al proceso interno. En caso contrario, se rechaza automáticamente.
La clave está en recibir solamente facturas en formato correcto, eliminando de esta forma el esfuerzo interno innecesario derivado de facturas incorrectas, que implica el trabajo de diversos departamentos o personas responsables dentro del proceso.
Es así como la factura correcta llega directamente a la persona o departamento de aprobación, agilizando los plazos de gestión y creando un entorno de trabajo unificado y específico para cada unidad que compra.
Con lo anterior, el proveedor se dará cuenta de cuál es el error o si está en tratamiento. Dispondrá también de acuse de recibo electrónico que evita correos y llamadas futuras con el valor añadido de aportarle la información que debe corregir para solucionar el rechazo.
Según esta compañía, si aproximadamente el 43 % de las facturas mal gestionadas se debe a errores en la recepción, los proyectos pilotos alrededor de la facturación electrónica permiten realizar un filtro previo donde se detecten errores semánticos, sintácticos y de negocio. De esta forma, el sistema desechará las facturas que no contengan el RUT del emisor, que el importe tenga letras o que no venga la referencia del pedido o el departamento de destino.
Luego que las incorrecciones sean eliminadas, la factura electrónica se integra automáticamente en el programa de gestión corporativo, evitando la manipulación, impresión, lectura y tecleo a mano de los datos. Los datos de las facturas correctas se incorporan automáticamente en los sistemas para su tratamiento y contabilización interna. Cuando una persona ingresa datos de forma tecleada se puede incurrir en errores, lo que hace que el proceso se vuelva lento.
La factura electrónica se integra en los procesos de aprobación de forma automática, lo que facilita la gestión interna de procesos complejos previos al pago de la factura. Si la factura es rechazada, una gestión eficaz de las discrepancias puede aportar a la empresa la eliminación de las pérdidas de tiempo innecesarias y trasladar los motivos de rechazos. Una vez que el proveedor tiene con su empresa un canal de comunicación abierto, cualquier información/documento puede ser intercambiado. Desde el punto de vista de Seres, “gestionar la aprobación y las disputas sobre una factura a través de medios electrónicos puede llegar a reducir los costes de las mismas en un 49 %”.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
