Factura electrónica: recomendaciones para no incurrir en sanciones durante el proceso


Factura electrónica: recomendaciones para no incurrir en sanciones durante el proceso

La Dian explica que la factura electrónica antes de entregarse es validada en tiempo real. Esto garantiza que cumpla los requisitos para tener efectos fiscales.

803.480 empresas implementaron la facturación electrónica para agilizar y simplificar sus procesos.

Desde que rige la obligación de emitir los nuevos documentos electrónicos, como requisito de deducibilidad para el registro de la factura electrónica como título valor para contribuyentes que adquieran bienes o servicios, el cruce de información digital, comprender la norma y usar la tecnología se convirtieron en elementos para que las organizaciones respondan oportunamente a los requerimientos de las autoridades o necesidades internas.

Para los compradores que accedieron a bienes y servicios con un plazo para el pago, estos deben expedir de forma electrónica el acuse de recibo de la factura de venta y el acuse de recibo de bienes y servicios mediante el uso del servicio dispuesto por la Dian o el de otro proveedor tecnológico.

Expertos aseguran que hay cambios tangibles que se evidencian, como la trazabilidad del proceso de facturación.

Al respecto, Alexandra Durán, socia de Asesoría Tributaria en EY Colombia, afirma que la recepción de la factura y de bienes y servicios será el momento en que las compañías verán la importancia de emitir los documentos de forma electrónica y así tener prueba del cumplimiento del requisito de aceptación de la factura como título valor.

De esta manera, se tendrá un instrumento de negociación y cobro efectivo que permitirá la flexibilidad y agilidad en los negocios.

Es importante tener en cuenta una serie de recomendaciones para no incurrir en sanciones durante este proceso.

El cruce de la información

Leonardo Mora, socio de Impuestos para EY Colombia, dice que la fiscalización tributaria a las organizaciones se está transformando rápidamente.

Pasó de ser un proceso manual de revisión a uno donde la Dian puede cotejar las transacciones y sus efectos tributarios en tiempo real, proyectar algunas declaraciones tributarias de los contribuyentes y/o cruzarlas al poco tiempo de su presentación, todo a través de procesos tecnológicos aplicados sobre la información de los documentos electrónicos transmitidos por las compañías.

Agrega que todas las organizaciones, sin importar su tamaño, deben evaluar si realmente cuentan con las herramientas para responder de forma rápida y oportuna a la administración tributaria.

Comprender las normas técnicas, tributarias y legales

Las empresas deben conocer y analizar las normas que impactan el proceso de facturación electrónica para evitar confusiones, sanciones y evaluar la mejor forma de implementar al interior de sus organizaciones las diferentes obligaciones del ecosistema electrónico.

Además, la acción de contrastar la legislación existente con la hoja de ruta estratégica de la empresa es útil para encaminar recursos y esfuerzos de forma coordinada. Expresa Durán:

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El marco normativo de la facturación electrónica no solo está compuesto por las disposiciones fiscales y técnicas expedidas por la Dian, sino también por otras normas legales que lo complementan como el Código de Comercio y normas reglamentarias para la adecuada interpretación de la factura electrónica como título valor y la interacción con el RADIAN.

También es fundamental conocer el Decreto 358 de 2000, el Decreto 1154 de 2020, la Resolución 000042 de 2020 y la Resolución 000085 de 2022 para entender cómo operar, qué camino tomar y determinar el procedimiento que permita una implementación exitosa y útil del ecosistema de facturación electrónica en Colombia.

La tecnología como aliada esencial

Se debe estar atento al cambio tecnológico que produjo la facturación electrónica, proceso que generó modificación de la visión corporativa en compañías de pequeño y gran tamaño respecto a la emisión de facturas.

La facturación electrónica ha permitido generar sinergias en tiempo real entre el emisor y el receptor de la factura. Desde el momento en que se envía la información hasta su recepción por parte del proveedor, este podrá abrir un archivo XML en su PC y obtener y validar la información requerida sobre la transacción.

“desde la implementación de la factura electrónica se ha producido un cambio en el manejo de la información para propósitos tributarios”

Mora indica que desde la implementación de la factura electrónica se ha producido un cambio en el manejo de la información para propósitos tributarios, permitiendo que las compañías tengan conocimiento y control de gran parte de la información que la administración tributaria conoce de sus transacciones, lo cual está cambiando la dinámica del cumplimiento tributario en nuestro país.

Evita sanciones en el proceso de la factura electrónica

Durán y Mora son claros al afirmar que la correcta implementación de estos cambios evitará ineficiencias en materia tributaria, como perder la deducción de un gasto o la posibilidad de tomar como un IVA pagado como descontable por no contar con los soportes adecuados, incrementando el pago del impuesto sobre la renta o del IVA.

Hay algo todavía más importante: permitirá controlar el impacto tributario de las transacciones, con lo cual se podrá identificar alternativas de planificación tributaria y estar mejor preparado para fiscalizaciones de la autoridad tributaria.

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