Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Alberto Redondo, director de marketing de SERES, dice que la factura electrónica es una forma de detener el fraude fiscal y una estrategia de seguimiento que tendrá la DIAN, y que desde esta entidad se optimizarán procesos en pro de la competitividad, ahorro de tiempo y la optimización de recursos.
En mayo de este año, 18 compañías recibieron el visto bueno por parte de la DIAN para prestar sus servicios como proveedores tecnológicos de factura electrónica. SERES es una de ellas, y Alberto Redondo, su director de marketing, dialogó de forma exclusiva con Actualícese sobre los beneficios para las empresas, el tabú que existe y la forma en que se deben preparar los contadores públicos, entre otros ítems.
En todos los países en que pregunto siempre la gente me dice que no le gusta pagar impuestos. La realidad es que los impuestos están dirigidos a soportar mejores infraestructuras, servicios sociales (educación, sanidad, etc.) y para ayudas en situaciones excepcionales como un terremoto, tsunami, etc. La factura electrónica hace que llevar el seguimiento de la supervisión del Estado, asignado por la DIAN, sea más sencillo y permite que con menos se obtenga más. Las empresas deben entender que el fraude fiscal daña a todos, además de beneficiar competitivamente a algunas empresas que no cumplen frente a las que sí lo hacen.
En una multinacional, en la que el volumen de facturas es muy alto cada mes, cualquier ahorro económico es significativo: eliminar los costes de impresión, manipulado, aprobación, tratamiento, etc. Optimizar procesos es lo que hace a las multinacionales más competitivas.
En cuanto a las Pymes, la realidad es que es algo que les viene heredado de un impulso que las obliga a utilizarlo ya que cuando el volumen de facturas es bajo muchas veces los ahorros se diluyen o son ridículos. El principal valor que les aporta la factura electrónica es tener conocimiento del estado de tratamiento de la factura que tienen que cobrar y que les implica tener recursos económicos para mantenerse en el mercado.
Además, al ser una solución electrónica, la agilidad y rapidez les permitirá acceder a un mercado alternativo de financiación que reduzca el impacto de los impagos que, en más de un 60%, se deben a problemas de hacer llegar la factura a quien tiene que gestionarla o por motivos de discrepancias. La factura electrónica elimina drásticamente esas situaciones.
Una vez terminado el plan piloto quedaron comprobadas las condiciones técnicas y funcionales en la comunicación entre los sistemas de la DIAN, las soluciones de los proveedores tecnológicos (operadores) y los contribuyentes finales. Con estas comprobaciones quedó abierto el camino para poder facturar electrónicamente según el Decreto 2242 del 2015 y la Resolución 00019 del 2016, como cualquier otra norma que se dicte en el futuro. El decreto prevé para el 2018 la masificación de la facturación electrónica en Colombia, por lo que se podría considerar que el 2017 sea un período de transición en el que se irán incorporando progresivamente las empresas a la nueva normativa.
Aunque aún el mercado no está totalmente convencido de utilizar la facturación electrónica, hemos notado un buen aumento de las empresas que van siendo conscientes de la importancia de este sistema y que están interesadas en utilizar este servicio. SERES Colombia, en su trabajo en el plan piloto, ha trasladado su experiencia que ha tenido con otros países, además de haber logrado evidenciar que con la utilización de la facturación electrónica las empresas logran mejorar sus procesos a nivel interno y externo y a la vez se han podido identificar beneficios como optimización de recursos y ahorro de tiempo.La facturación electrónica será obligatoria cuando entre en vigencia para todas las personas naturales y jurídicas que sean seleccionadas por la DIAN. Para este proceso, el ente tendrá en cuenta criterios como el volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones y si estas pertenecen a zonas urbanas y/o rurales.
Lo básico es que esté habilitado como facturador electrónico y se apoye en un operador de factura electrónico acreditado por la DIAN. Además de tener vigente y actualizado el RUT es necesario respetar y cumplir las condiciones de operatividad tecnológica que señale la DIAN.
Operativamente, es necesario que la empresa cuente con una estrategia para abordar el proyecto que implique analizar los procesos actuales y cómo la factura electrónica los va a cambiar completamente; formar y adaptar los cambios y tener un sistema técnico a través de un operador acreditado que los soporte y que lo tenga actualizado a los cambios que van a venir.
El proceso de facturación va a cambiar y por lo tanto todas las tareas deberán ser analizadas. El contable creará la factura desde sus sistemas y serán entregadas a un proveedor homologado para que las canalice a la DIAN y a sus clientes. A partir de ahí, el nuevo sistema irá avisando de la situación de cada factura, por lo que pasará a tener un panel de control del estado en vivo de las facturas, es decir, de sus cuentas de cobrar. Algo que es esencial para mejorar la tesorería y conocer el estado final de las ventas de la empresa.
De igual manera, en las facturas recibidas, el contable dejará de copiar la información de las facturas en los programas de contabilidad, gracias a sistemas de validación automáticas, como los que cuenta SERES. El sistema de factura electrónica responderá automáticamente el estado erróneo y, en el caso correcto, se copiará directamente en los programas internos la información de las facturas; por lo que podrá mejorar su gestión de pagos (Cash flow) y obtención de crédito, además de evitar tareas de seguimiento y validación en facturas que son problemáticas o con errores; eso lo harán las máquinas.
Colombia debe entender que su proyecto de factura electrónica conjuga tres elementos esenciales de la factura electrónica: la relación de negocio, la fiscal y la de pagos/cobros, y que en ningún país de la zona se ha desarrollado tan completo.
Las empresas deben entender que, independiente de su obligatoriedad, este nuevo sistema las hará más competitivas. Cada tipo de empresa se debe centrar en su mayor beneficio según sea grande o pequeña, y así verá que la factura electrónica la hará más rentable y competitiva.
Es normal que, si te obligan, no haya sido bien recibida en el país. Todavía a muchos no les convence este nuevo modelo de facturación. En este sentido, lo primero que debe pasar en Colombia es ser conscientes de que la experiencia de los países donde se lleva años utilizando la factura electrónica ha demostrado que su uso aporta importantes ventajas y beneficios a las empresas que la utilizan, como la reducción de costes, la mejora de la gestión del negocio, de los pagos y los cobros, y la posibilidad de acceder a nuevas fuentes de financiación.
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