Facturación electrónica, sinónimo de ahorro en costos y competitividad

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  • Publicado: 16 septiembre, 2016

Facturación electrónica, sinónimo de ahorro en costos y competitividad

Si las empresas solo se enfocan en cumplir con la obligación, no se beneficiarán de las ventajas que este modelo de facturación aporta a los negocios, como son la optimización de los procesos, el ahorro de costos y la mejora de las relaciones con los clientes.

Uno de los temores que tienen las empresas a la hora de dar el salto a la facturación electrónica es el costo que ello demanda. Sin embargo, tanto la DIAN como el Ministerio de Comercio han sido claros en que esto representará un ahorro para las compañías. ¿De cuánto se podría estar hablando?

Según el grupo Seres, compañía especializada en el intercambio electrónico de documentos, contar con un servicio de factura electrónica facilitado por proveedores de factura electrónica altamente especializados, permitirá a las empresas colombianas beneficiarse de unos ahorros de gestión del 54% en emisión y del 44% en recepción de facturas electrónicas más que aquellas empresas que no cuenten con un proveedor de factura electrónica.

La reciente normativa de facturación electrónica promovida por la DIAN tendrá un impacto positivo inmediato en el mercado colombiano. No solo en la mejora de la gestión de las empresas, sino también en su modernización, pues así las empresas colombianas acelerarán su transformación digital.

Sin embargo, cuando se establece la obligatoriedad de facturar electrónicamente se crean escenarios muy distintos, en función de la actitud de las empresas a la hora de adaptar la nueva normativa. Uno de los escenarios es el que configuran las empresas que se conforman con tener una solución técnica que, simplemente, les permite cumplir con la obligatoriedad, lo que en la práctica supone solo sustituir el formato papel por el electrónico, renunciando a disfrutar de las ventajas añadidas que aporta la factura electrónica.

“Realmente si solo se enfocan en cumplir con la obligación, no llegan a beneficiarse de las ventajas que este modelo de facturación le puede aportar al negocio, como son la optimización de los procesos, el ahorro de costes y la mejora de las relaciones con sus clientes y su cadena de suministro”, afirma Carlos Velamazán, Director de la Unidad de Negocio América de Seres.

En busca de la competitividad internacional

“Los beneficios adicionales se dan cuando se implanta la factura electrónica no solo en la relación con la DIAN, sino también con los clientes y proveedores”

Los beneficios adicionales se dan cuando se implanta la factura electrónica no solo en la relación con la DIAN, sino también con los clientes y proveedores; lo que facilita la optimización de procesos poco informatizados, mejorando la competitividad y permitiendo unos ahorros de gestión del 49% más que cuando no se trabaja con un proveedor.

“Si quieren competir en el mercado internacional con mayores posibilidades de éxito, deben ver la factura electrónica como una fuerte ventaja competitiva que les permitirá adaptarse con más facilidad a las exigencias del comercio exterior”, añade Velamazán

A estos escenarios se añade la importancia del mercado exterior para las empresas colombianas, cuyas exportaciones representaron el 17.70% del PIB del país en 2015. Además, la factura electrónica permitiría a las empresas colombianas ser fuertes competidores con países como Ecuador, Perú o Chile, que ya han visto cómo sus márgenes comerciales mejoran como resultado de su adopción.

Retos que tienen por delante los proveedores

“se establece la obligatoriedad de notificar la recepción de la factura electrónica a través de la emisión electrónica de una certificación de recibida”

Las empresas colombianas deberán contar con un modelo de factura electrónica que entregue una respuesta inmediata y continua, según los cambios que se vayan presentando en la normatividad existente sobre este tema. Un ejemplo de dicha necesidad de adaptación llegará de la mano de la justificación del recibido. En el marco del nuevo Sistema Técnico de Control establecido por la Resolución 00019 de febrero 24 del 2016, se establece la obligatoriedad de notificar la recepción de la factura electrónica a través de la emisión electrónica de una certificación de recibida.

La falta de este estándar permite que cada empresa pueda usar sus propios formatos alternativos que notifiquen el recibido. Lo anterior obligaría a que las empresas colombianas se amolden a los diferentes formatos de notificación que adopten sus clientes.

Frente a dicha situación se plantean dos escenarios. El primero, que las empresas colombianas pueden desarrollar su propio sistema de facturación electrónica, para lo cual tendrán que contar con el formato estándar definido por la DIAN. A su vez, deberán ir adaptando su sistema a cada uno de los formatos que apliquen y utilicen sus clientes.

El segundo escenario se caracteriza porque pueden optar por implementar un servicio de factura electrónica ofrecido por un proveedor especializado y con experiencia. De tal manera, las empresas no tendrán que preocuparse por los diferentes formatos en los que puedan recibir la justificación del recibido de sus clientes, ya que el proveedor de este servicio se encargará de aportar una solución que dé respuesta a todos los casos tecnológicos y de formatos que se puedan presentar.

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