Facturación Estaciones de Servicio Automotriz – Gabriel Vásquez Tristancho

Autor: Gabriel Vasquez Tristancho

Para la expedición de facturas en las estaciones de servicio, las cuales son consideradas por el artículo 212 del Código de Petróleos como un servicio público, existen varias alternativas, dependiendo de los tipos de productos, las características del cliente, el sistema de pago que incluye la posibilidad de fondos o anticipos, entre otras circunstancias, que sugieren el diseño de sistemas especiales de información, por el alto volumen de datos procesados y los efectos tanto en el control interno como en la parte tributaria. 

De conformidad con el artículo 4 del DR 4299 de 2005, una de las categorías de distribución minorista son las estaciones de servicio automotriz, las cuales no solo distribuyen combustible líquido, sino otra variedad de bienes y servicios expresamente autorizados en la norma.

Emisión de facturas

Según las actividades desarrolladas en la estación de servicio, se pueden disponer de varios sistemas de facturación, incluso la no obligación de facturar, dependiendo de las características del cliente, tipo de productos, entre otras consideraciones.

El reglamento vigente permite que los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido en lo referente a estos productos, no expidan facturas por tales operaciones. (Art 2 DR 1001/97). Para la aceptación de costos y deducciones, el vendedor o el adquirente deberá emitir el documento con los requisitos del artículo 3 del DR 3050 DE 1997.

Aún sin existir la obligación de facturar, es posible tener clientes que por el volumen de transacciones realizadas, control de sus costos y por requisitos tributarios, exijan a las estaciones de servicios la factura de conformidad con artículo 617 del E.T. El documento se puede expedir por cada servicio individual, al terminar un depósito o anticipo convenido, por vehículo, por día, semana, quincena, mes, según las circunstancias y los clientes.  En este caso es válido certificar el IVA implícito que exige el artículo 9 del DR 3050/97.

Ahora bien, suele ocurrir y está permitido, que en las “islas” se venda no solo derivados del petróleo, sino también gaseosas, comidas rápidas o incluso otras variedades, como por ejemplo es la costumbre en la ciudad de Armenia. Por la venta de estos bienes y servicios si es obligatorio expedir factura, dado que la exención solo se predica de dichos productos derivados del petróleo.

Debido a que su distribución constituye un servicio público, la alternativa para cumplir con el requisito de expedir factura por este tipo de operaciones, mediante máquinas registradoras, no es posible porque violarían los sistemas de seguridad exigidos en el sitio de expendio del combustible.  Por otro lado, pretender emitir factura física por cada transacción, no habría relación costo/beneficio por una parte, a su vez, los clientes no la exigen y por tanto no es posible su identificación.

Una alternativa que puede ajustarse por la modalidad de la venta, es el documento sustitutivo de la factura en la distribución masiva y ambulante de bienes (Artículo 1 DR 1514/98). Es masiva, por cuanto al vendedor se le entrega un inventario y dispone del mismo en un espacio que es público, para cualquier persona, que incluso pueden o no adquirir combustible.  Se pudiera catalogar de “ambulante”, como lo serían los vendedores en las “casetas” de algunas ciudades de Colombia, por vender sus productos en un espacio público. Luego, los bienes disponibles en una “isla” de una estación de servicio automotriz, se asimilaría al negocio de las “casetas”. No sobra advertir que la autoridad tributaria pudiera controvertir esta práctica.

Bajo esta modalidad se entiende cumplida la obligación de facturar, con el comprobante que la estación de servicio elabora a sus vendedores. Este documento debe contener como mínimo el nombre o razón social y NIT de la empresa, la fecha, período al cual corresponde el comprobante, nombre completo del vendedor y su identificación, mercancía entregada, mercancía devuelta, mercancía vendida y valor de la venta. Cuando parte de la mercancía relacionada en el comprobante sea vendida a crédito, se realizará la respectiva conciliación con las facturas que se expidan para soportar esta última. Copia de estos comprobantes deberán reposar en el domicilio fiscal del emisor del documento, para cuando la administración tributaria lo solicite.

El documento soporte para la procedencia del costo, deducción o impuesto descontable, por concepto de la adquisición de los bienes en venta masiva y ambulante, será el previsto en el artículo 3º del Decreto 3050 de 1997, salvo en lo que se refiere a las ventas a crédito en cuyo caso se aplicarán las normas generales. Cuando se trate de la distribución de productos de régimen monofásico, no será exigible la discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

Cordialmente,

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO

Columnista Vanguardia Liberal

Socio Impuestos Baker Tilly Colombia Ltda.

E-mail gvasquet@yahoo.es

Bucaramanga, 30 de agosto de 2008