Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Ismary Lara, gerente general de Stupendo, dice que implementar la facturación electrónica directamente puede ser costoso y desgastante, ya que las compañías deben dedicar un recurso humano que comprenda las instrucciones dadas por la Dian. Esta es una de las causas para contar con el apoyo de un proveedor tecnológico.
Ismary Lara, gerente general de Stupendo Colombia, afirma que facturar electrónicamente aporta beneficios que van más allá de cumplir con una obligación. «Se trata de un tema de responsabilidad social y ambiental, ya que es el aporte que cada empresario hace en la búsqueda de la transparencia y no evasión», dice en entrevista con Actualícese.
Facturar electrónicamente aporta bastantes beneficios a las compañías, especialmente a aquellas que buscan ser más eficientes en sus procesos y en sus costos de entrega de la misma. A nivel de costos, cuando revisamos cuánto le cuesta a una empresa emitir, imprimir y entregar una factura, los estudios de mercado arrojan que cuesta alrededor de $2.500, el costo unitario de una factura electrónica en promedio en nuestro país es de $500.
Lo anterior sin tener en cuenta los costos de almacenar una factura porque hoy en día las empresas que facturan físicamente deben disponer de un espacio de almacenamiento que tiene unos costos de arrendamiento y custodia altísimos.
Cuando hablamos de entregar una factura de exportación, los beneficios son aún mayores ya que los clientes nos cuentan que emitir una factura física de exportación les cuesta hasta 50 dólares.
Los otros beneficios apuntan a reducir los costos ocultos que tiene un proceso de entrega físico de la factura. Por ejemplo, los reprocesos que conllevan no entregar una factura a tiempo, o aquella factura que se pierde en el proceso logístico de entrega.
Facturar electrónicamente hace más eficientes los procesos de recaudo de cartera, servicio al cliente y logístico. A nivel de tiempos de entrega, entregar una factura física tarda días, mientras entregar una factura electrónica solo tarda segundos.
Implementar la facturación electrónica haciéndolo directamente puede ser un proyecto costoso y bastante desgastante, ya que las compañías en principio deben dedicar un recurso humano que adelante un entendimiento de las fichas técnicas dadas por la Dian y el proceso en general de generar una factura. Seguido de esto deben desarrollar un software que surta pruebas exitosas ante esta entidad, certificarse en ISO 27001 y asegurar un equipo que realice el mantenimiento, soporte y actualización del software. A todo lo anterior se suma el costo del alto riesgo que representan aprender de factura electrónica y todas sus particularidades.
En cambio, implementar la factura electrónica con el apoyo de un proveedor tecnológico, implica una inversión única de implementación y un costo mensual de un servicio que está asociado al número de documentos que se emita mensualmente. En este esquema no existe el riesgo de aprendizaje sino simplemente una sensibilización acompañada por un experto.
Muchas compañías hoy no tienen sus bases de datos actualizadas o no tienen el nivel de detalle que exige la factura electrónica con previa validación, en ese caso urge empezar cuanto antes la actualización de datos. Por lo anterior:
Facturar electrónicamente aporta beneficios que van más allá de cumplir con una obligación; es un tema de responsabilidad social y ambiental porque es el aporte que cada empresario hace en la búsqueda de la transparencia y no evasión; a la vez que aprovecha la regulación para llevar a sus compañías un paso adelante en innovación y digitalización.
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