Facturas de los proveedores, ¿solamente se reciben hasta el día 25 de cada mes? – Paulino Angulo

Algunas empresas continuaron aplicando como política que las facturas de los proveedores solamente se reciben hasta el día 25 de cada mes. Pero, ¿esta práctica es ineficiente?

Dada la evolución de las aplicaciones informáticas y la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, así como los requerimientos tributarios, se debe revaluar.

La NIC 1.28 establece la base contable de acumulación (devengo). La partida debe cumplir los criterios de reconocimiento establecidos en las NIIF para activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

“El principio de acumulación o devengo, conocido ampliamente en la normativa anterior, como de causación, implica que los hechos económicos se reconocen, así no se haya realizado el cobro o pago en efectivo, así se produzcan en periodos diferentes, este principio va de la mano con la característica de la información contable de la esencia sobre la forma legal.”

Por lo anterior, vale la pena cuestionarnos: ¿cuáles de las siguientes aserciones para evaluar el control interno se estarían incumpliendo?

1. Autorización: ¿Alguna persona responsable del proceso autorizó la transacción?
2. Validez: ¿Se aprobaron todas las transacciones?
3. Precisión: ¿Los términos, montos, etc., eran correctos?
4. Puntualidad: ¿Los registros se causaron en el período correcto?
5. Confidencialidad: ¿Se respetó la privacidad de la información?
6. Integridad: ¿La información no estaba tergiversada o alterada?
7. Disponibilidad: ¿La información era recuperable fácilmente? ¿Mantenemos una copia de la información, o backup diario, fuera de la entidad?

Indudablemente, la oportunidad es un factor importante a evaluar. ¿Cuándo se recibieron los bienes o nos prestaron el servicio? ¿Por qué los proveedores tienen que anular las facturas y volverlas a enviar con fecha del mes siguiente? ¿Estamos reflejando la realidad económica de la entidad? ¿Estamos aplicando correctamente los criterios contables y de aseguramiento de la información?

Es probable que en algún momento tengamos inconvenientes con la integridad de la información. Por ejemplo, ¿podría tener incidencia en el reporte de los medios magnéticos? Adicionalmente, la DIAN ha anunciado la implementación de la factura electrónica, la cual requiere, entre otras, ciertas validaciones.

Por lo anterior, se hace necesario que las empresas vuelvan a evaluar sus políticas, tanto contables como operativas, con el fin de darle cumplimiento a la normatividad actual.

Paulino Angulo Cadena. MSc CertIA
Contrapartida, Novitas, Registro Contable, Vademécum
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 2910, junio 10 de 2017