Firma digital: cómo afecta al Contador y al Revisor Fiscal?

Durante este año 2006 las distintas entidades con las cuales se deben entender las empresas (ej: la DIAN , Superintendencias y Administradoras de la Seguridad social, entre otras), han coincidido en dar uso a las nuevas tecnologías para el “suministró virtual de información”.

Y como consecuencia lógica de este suministro de información por este medio, el propio Contador y/o Revisor Fiscal de las empresas se ve en la obligación de entrar a conocer cómo funcionan tales tecnologías pues en sus manos se encuentra la responsabilidad de avalar gran parte de dicho flujo de información.

¿Cuáles son los aspectos más recientes en torno a este tema?

La era de la “firma digital”

En el siglo actual la velocidad con que se mueven los negocios, y la facilidad que el Internet provee para ello, han hecho necesario que los distintos informes que las empresas deben suministrarse entre ellas, y en especial a las entidades que las vigilan o controlan, pueda también fluir más rápidamente.

Por ello son cada vez más las entidades de control que han implementado los mecanismos para que los informes que ellas solicitan puedan ser legalmente presentados pero usando mecanismos “virtuales” , es decir, empleando sus respectivos portales de Internet.

En ese proceso, y para garantizar que los autores intelectuales que les remiten los documentos o informes sí sean quienes dicen ser, se ha hecho necesario que tales documentos sean “firmados digitalmente ”, es decir, que mediante el proceso de vincular un archivo especial o digitar una clave especial (lo que en ambos casos se convierte en la “firma digital”) a los documentos que se remitirán, se garantiza la identidad de su remitente y de esa forma ya no se requiere la firma autógrafa (manual) (vease la sección de preguntas y repuestas sobre “firmas digitales” del portal www.certicamara.com)

Todo el proceso de tramite virtual de documentos fue aprobado en Colombia desde la aprobación de la ley 527 de 1999 conocida como “Ley de comercio electrónico” (vease en especial sus articulos 28 a 40 sobre las implicaciones de la expedición y uso de las “firmas digitales”) y actualmente ya están en funcionamiento en algunas entidades, autorizadas por la Superintendencia de Industria y comercio, las cuales pueden crear las “firmas digitales” a las personas interesadas (consúltese el portal de www.certicamara.com )

Las ventajas de la “firma digital”

Lo más importante de la existencia de los mecanismos de “firma digital” para suscribir documentos o informes, es que el firmante, para la fecha en que deba “firmar” un documento, podrá estar en cualquier parte del mundo y solamente necesitará tener acceso a Internet y portar en su poder (con una memoria USB o en su propio computador portátil) el respectivo archivo que contenga su “firma digital”.

De esa manera se agilizan muchos procesos por cuanto dicho firmante no tiene que ser ubicado por los mensajeros de la empresa para que firmen, a veces a última hora, un documento físico, o incluso, si no hay mensajeros, el firmante se evita el tener que desplazarse hasta la sede donde reposaría el documento físico que antes tenía que firmar manualmente

¿Cuáles entidades ya están aprobando el tramite de documentos firmados digitalmente?

La DIAN y sus declaraciones tributarias y reportes de medios magnéticos

Entre las instituciones de importancia que en Colombia han entrado a exigir que los documentos que se le presenten deban ir “firmados digitalmente”, se encuentra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Hasta la fecha, las entidades (personas jurídicas) a quienes se han señalado como obligadas a presentar sus declaraciones tributarias por el portal de la DIAN (usando para ello sus nuevos “servicios informáticos electrónicos” ) son las entidades señaladas en las resoluciones 2889 de abr.2 de 2001 , 02303 de abril 1 de 2005 , 09236 de oct de 2005 y 12801 de diciembre 28 de 2005 . Sin embargo, hacia futuro se pretende seguir incorporando a la lista de obligados a muchas más personas naturales y jurídicas que presentan declaraciones ante la DIAN.

Así mismo, los suministros de información exógena del año gravable 2005 y siguientes en Medios Magnéticos a que se refieren los art.623 a 631-1 del ET , se deberán presentar (para la mayoría de personas naturales y jurídicas obligadas a ello), usando también el portal de la DIAN , es decir, entregando tales reportes de manera virtual (véase el art.5 de la resolución 3859 de abril 24 de 2006 ; y si deseas aumentar tu entendimiento en este tema, puedes conocer nuestro material educativo “Actualícese en Medios Magnéticos” )

Para ambos casos (tanto la presentación de declaraciones tributarias como la presentación de información exógena ) se requiere que los representantes legales de las personas jurídicas obligadas, al igual que las personas naturales que tienen responsabilidad directa por suministrar alguna información exógena, obtengan primero ante la DIAN su “firma digital con certificado ”.

Esa firma digital que emite la DIAN (fue autorizada para hacerlo directamente según lo explica la resolución 12717 de dic de 2005 expedida por la misma DIAN) únicamente serviría para los tramites que se efectúan ante tal entidad , pero no serviría para los tramites ante otros órganos a los que mas adelante nos referimos, razón por la cual se haría necesario para muchas personas el llegar a manejar como mínimo dos “firmas digitales”: la emitida por la DIAN (la cual es gratuita) y la emita por otra entidad certificadora de firmas escogida directamente por el interesado (la cual sí tiene costo, como mencionamos más adelante)

Los reportes a Supersociedades también se pueden hacer con “firma digital”

La Superintendencia de Sociedades en su circular 007 de oct de 2005 , donde menciona cual es la información que por el año 2005 y 2006 le debían remitir sus entidades inspeccionadas, vigiladas y controladas, también contempló la posibilidad que los documentos que tradicionalmente se le hacían llegar impresos y firmados autógrafamente (entre ellos las certificaciones del Representante legal y Contador, El dictamen del Revisor Fiscal y las notas a los Estados Financieros), se podrían presentar también “por vía electrónica”, usando el portal de la Superintendencia de Sociedades ( www.supersociedades.gov.co ) y “firmando digitalmente” los documentos

La Planilla para pago único de aportes a la Seguridad social también se firma digitalmente

Igualmente, cabe destacar que hoy día los aportes a la seguridad social y parafiscales se pueden liquidar, presentar y pagar virtualmente haciendo uso de la “Planilla Integrada de Liquidación de aportes”, Planilla que fue creada por el Ministerio de protección social desde mayo de 2005 mediante la resolución 1303 de mayo 11 de 2005 y modificada recientemente con las resoluciones 634 de marzo 6 de 2006 y 1317 de abril 25 de 2006 (para más información, véase el portal de www.soi.com.co )

¿Cómo afecta todo esto al Contador y/o Revisor Fiscal?

Como mencionamos anteriormente, por lo menos la información sobre declaraciones tributarias que se presentan ante la DIAN al igual que la información financiera que se suministra a la Superintendencia de sociedades implica que la misma contenga las respectivas “firmas” del profesional de la contaduría (sean cargo de “Contador” o de “Revisor Fiscal”), si es del caso que el contribuyente (caso DIAN) o la sociedad (caso supersociedades) están obligadas a acompañar sus documentos de las firmas de tales profesionales (consulta nuestro editorial) (véase nuestro anterior editorial “Por qué exige la DIAN que el Contador y Revisor Fiscal tengan su propio RUT?” )

En consecuencia, los profesionales de la contaduría se encuentran dentro del gran universo de primeros usuarios con los cuales se ponen en practica los mecanismos de “firma digital” de los documentos en nuestro país, y ello conlleva a que dichos profesionales se empiecen a familiarizarse con todos los aspectos propios de estas tecnologías.

Entre tales aspectos cabría mencionar que todo contador o Revisor Fiscal, una vez sea poseedor de su “firma digital”, se debe volver muy “celoso” con ella y no darla a conocer ni siquiera a sus asistentes pues solo el titular de la firma es el directo responsable de todo tipo de documento que se llegue a “firmar digitalmente” con su respectiva firma.

¿Dónde se puede conseguir una firma digital y cuánto cuesta?

Como ya mencionamos anteriormente, la “firma digital” que llegue a asignar la DIAN a quienes le presentan declaraciones tributarias o reportes de información en medios magnéticos no tiene costo alguno y solo se debe renovar cada tres años . Sin embargo, para cuando se desea tener otra “firma digital” y presentar virtualmente otros tipos de documentos distintos a los administrados por la DIAN (ejemplo a la Supersociedades ) se hará necesario que una entidad “certificadora de firmas digitales” proceda a expedirla.

Actualmente, y tomando como parámetro los valores que se están cobrando en la entidad CERTICAMARA SA , valores que se cobran por la expedición de una “firma digital” (que se debe renovar cada año en el más rápido de los casos), oscilan entre $230.000 y un 1.750.000 según el tipo de “producto” que se desea adquirir, así: