Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Lista de chequeo para Firmar Digitalmente los reportes de Estados Financieros 2007 a Supersociedades


Actualizado: 1 febrero, 2008 (hace 16 años)

Aquí hablaremos sobre...

  • firmado digitalmente
  • Para tener en cuenta...
  • Y a la hora de usar el mecanismo de firma digital
  • Recomendaciones finales

Si un mismo contador está al servicio de varias sociedades, tendrá que manejar una firma digital diferente por cada distinta empresa

Las Sociedades vigiladas y controladas por Supersociedades deben entregar en forma virtual los siguientes documentos:

  1. Certificación de los Estados Financieros – este es un documento en el cual el representante legal, el contador y el Revisor fiscal dan fe de que las cifras enviadas han sido fielmente tomadas de los libros oficiales. El modelo de esta certificación está en la páginas 8 y 9 de la Cartilla instructiva para elaboración de reportes financieros 2007 a la Supersociedades)
  2. Notas a los Estados Financieros básicos – ver el numeral 9 de la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007

Para entregarlos virtualmente, debe estar firmado digitalmente

Para poder hacer entrega en forma virtual de esos documentos, el primero de ellos necesitaría estar firmado digitalmente por las tres personas que lo suscribirían.

En consecuencia, la Supersociedades ha indicado que desde el próximo 18 de febrero de 2008 las sociedades deben agotar dos pasos básicos para la obtención de dichas firmas digitales:

  1. Entre el 18 de febrero y el 14 de marzo de 2008, de acuerdo con los dos últimos dígitos del nit de la sociedad reportante, se deberá diligenciar por el portal de Internet de la Supersociedades el “Formulario electrónico de Registro y Actualización de Datos”. (ver el numeral 2 de la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007)
  1. Al diligenciar ese Formulario, la sociedad suministrará los datos de su representante legal, contador y Revisor. Y en ese proceso, a tal sociedad se les suministrarán vía correo electrónico las claves para que el representante legal, el contador y el Revisor fiscal puedan, entre el 13 de marzo y el 14 de abril de 2008 entrar de nuevo al portal de la Supersociedades y descargar gratuitamente una firma digital distinta para cada uno (ver el anexo técnico que acompaña a la circular 100-04)

Para tener en cuenta…

Ahora bien, los puntos importantes a tener presentes cuando ya se cuente con dicha firma digital serían los siguientes:

  1. La firma digital que será expedida por CERTICAMARA es totalmente distinta a la que se expide en la DIAN, pues a diferencia de la firma digital que se obtiene con la DIAN (la cual es única y con la cual un mismo contador le puede firmar a todos sus distintos clientes las declaraciones tributarias), la firma digital que expedirá CERTICAMARA implicará que si un contador es el contador de varias empresas diferentes (o en unas es el contador y en otras es el Revisor Fiscal), el mecanismos de firma digital se debe sacar por cada distinta empresa y según el cargo que tenga en la misma (y lo mismo aplica para el representante legal). Es decir, que si se es contador en las empresas A, B, C, y a la vez se es el revisor fiscal de las empresas D, E y F, entonces se tendrá que obtener, por cada empresa, una firma digital diferente (6 en total para nuestro ejemplo; y lo mismo se aplicaría al caso de los representantes legales).
  1. No todas las firmas digitales sirven. Aunque el último inciso en la página 3 del anexo técnico que acompaña a la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007 indica que si alguna de las personas que suscribirán digitalmente el documento antes aludido es una persona que hoy día ya cuenta con su firma digital expedida por CERTICAMARA y podría obviarse la solicitud de la firma que se estará entregando por el portal de la Supersociedades, la recomendación que escuchamos en la capacitación presencial dada por funcionarios de la Supersociedades y de Certicamara el pasado 28 de enero de 2008 es que no todas las categorías de firma digital con que CERTICAMARA expide sus mecanismos de firma digital podrían servir para esta ocasión del documento que se entregará a la Supersociedades. En consecuencia, lo mejor será que sí se utilice el mecanismo de firma digital que entregará la Supersociedades (que incluso es gratuito).

Y a la hora de usar el mecanismo de firma digital

Una vez se cuente con el mecanismo de firma digital, para poder utilizarlo los pasos a seguir serían:

  1. Descargar desde el portal de CERTICAMARA un software denominado “certicamara 4.0”. Instalarlo en el equipo y leer su manual de uso.
  2. Una vez se entienda como es que se firman digitalmente los documentos mediante las firmas digitales que expide CERTICAMARA, el primer documento que se sugiere firmar digitalmente es el denominado “contrato de prestación de servicios de certificación digital”, documento que se publicará en el portal de Internet de la Supersociedades (véase la página 3 en el anexo técnico que acompaña a la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007)
  3. Elaborar en un documento de Word la certificación de los EF 2007 (no importa el nombre que se le quiera dar, aunque se recomienda usar un nombre corto). Pero se advierte que ese documento de Word debe quedar con extensión “.doc”, pues si se utiliza el Office 2007, tal Office 2007 graba por defecto los archivos de Word con la extensión “.docx”, y por tanto se debe verificar que el archivo sí quede con la extensión “.doc”
  4. Agregar a dicho archivo de Word, y usando el software certicamara 4.0, las tres distintas firmas digitales que tendrá ese documento. Debe recordarse que la firma digital solo tiene validez para poder firmar este informe y que se debe usar dentro del mes siguiente a aquel en que se expidió (véase la página 2 en el anexo técnico que acompaña a la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007)
  5. Cuando se le agregue la primera de las tres firmas digitales, el software certicamara 4.0 hace que el archivo de Word cambie automáticamente su extensión a una extensión doble que sería: “.doc.p7z”. Ese mismo archivo no cambiará de extensión cuando se le vayan agregando las otras firmas digitales.
  6. Ese único archivo con las tres firmas digitales será el que se entregue a la Supersociedades, a través de su portal de Internet, en las mismas fechas en que se entregará el archivo con reporte de las cifras de los EF. Pero es muy importante que se cumpla con lo que mencionamos en el literal b) anterior (firmar el “contrato de prestación de servicios de certificación digital”), pues si eso no se ha hecho primero, la Supersociedades no aceptará entonces el documento de la “certificación de los EF 2007”.

Recomendaciones finales

Por último, es pertinente recordar las recomendaciones que se dan en la parte final del anexo técnico que acompaña a la circular 100-04 de diciembre 28 de 2007. Allí se dijo lo siguiente:

“Cada uno de los responsables del reporte de información (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal) a quien le haya sido asignado un certificado de firma digital, deberá tener en cuenta el siguiente conjunto de recomendaciones a la hora de custodiar y utilizar su certificado digital:

a. Deberá almacenar su certificado digital en un medio de almacenamiento personal y confiable (memoria USB)

b. En caso de pérdida del certificado digital, el usuario podrá descargar una copia del archivo en formato PKCS#12 por medio de la plataforma de certificación digital de la Superintendencia, previa autenticación con las credenciales de acceso especificadas en el formulario Web de registro de la Superintendencia

c. En caso de olvido de la contraseña de acceso al certificado digital, el usuario tendrá que incurrir en los costos de emisión de un nuevo certificado digital previa revocación de su certificado anterior”.

[Nota: según una funcionaria de CERTICAMRA, ese costo sería de $30.000 por cada certificado digital]

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