Firma digital: requisito para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica

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  • Publicado: 27 septiembre, 2016

Firma digital: requisito para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica

Entre los requisitos de la factura electrónica se encuentra la inclusión de la firma digital o electrónica, ya que ella permite garantizar la autenticidad e integridad de esta. Para la solicitud de la firma digital es necesario adelantar el trámite en la DIAN.

El artículo 615 del ET señala a quienes, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Así pues, la factura electrónica es uno de los documentos equivalentes a la factura de venta, tal como lo establece el artículo 616-1 del ET y el numeral 8 del artículo 5 del Decreto 1165 de 1996.

Requisitos de la factura electrónica

El artículo 6 del Decreto 1165 de 1996 indica cada uno de los requisitos mínimos que debe contener cada tipo de documento equivalente, entre ellos establece que la factura electrónica debe expedirse conforme a las condiciones señaladas en el Decreto 1094 de junio 21 de 1996.

Sin embargo, con la expedición del Decreto 1929 del 2007, en su artículo 3 se reglamentó que la factura electrónica debía contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del ET (con excepción de las condiciones relacionadas con el nombre o razón social y NIT del impresor, y la pre-impresión de los requisitos señalados en este mismo artículo):

  • Tener como denominación la frase “factura de venta”.
  • Apellidos y nombre o razón y NIT: tanto del vendedor o de quien presta el servicio, como del adquirente de los bienes o servicios.
  • Relacionar de manera discriminada el valor del IVA pagado.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de expedición.
  • Presentar una descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Mostrar el valor total de la operación.
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Además, en el artículo 4 del Decreto 1929 del 2007, se estipula como requisito adicional que la factura electrónica debe contener, dentro de su formato electrónico de conservación, información técnica de control; la cual debe hacer referencia, entre otros aspectos, al contenido fiscal, al momento de expedición y al formato electrónico de conservación del documento.

“Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación”

En el artículo 3 del Decreto 2242 del 2015 se enuncian las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal de la factura electrónica para que sea procedente su generación:

  • Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Dar cumplimiento a los requisitos previamente mencionados del artículo 617 del ET (es decir, todos los contemplados en dicho artículo con excepción del nombre o razón social y NIT del impresor y la pre-impresión), y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
  • NIT o tipo y número del documento de identificación del adquirente.
  • Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación. Dicha firma digital o electrónica puede pertenecer al obligado a facturar electrónicamente, a las personas autorizadas en la empresa para facturar o al proveedor tecnológico. Al respecto, el artículo 7 de la Resolución 00019 del 2016 indicó que toda factura electrónica deberá incorporar firma conforme a la política de firma de la DIAN.
  • Incluir el Código Único de Factura Electrónica.

Firma digital y la validez de la factura electrónica

Como se explica en el apartado anterior, uno de los requisitos de la factura electrónica es la inclusión en esta de la firma digital o electrónica, ya que garantiza su autenticidad e integridad desde su expedición (que comprende las etapas de generación y entrega de la factura electrónica) hasta su conservación.

“los requisitos a contener los documentos equivalentes a la factura de venta no se encuentra estipulado que estos deban llevar la firma de quien lo expida, con excepción de la factura electrónica”

La situación anterior se desarrolla en el Oficio 018743 del 15 de julio del 2016, el cual aclara que, para efectos tributarios, en los requisitos a contener los documentos equivalentes a la factura de venta no se encuentra estipulado que estos deban llevar la firma de quien lo expida, con excepción de la factura electrónica:

“Por su parte la factura electrónica sí tiene la firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad desde expedición hasta su conservación, en los términos del artículo 3º del Decreto 2242 de 2015 y el artículo 7º de la Resolución 19 de 2016”.

Trámite a seguir para obtener la firma digital

Ante la obligatoriedad de incluir la firma digital en la factura electrónica, es importante tener en cuenta que quienes la DIAN defina como obligados a expedir factura electrónica deberán contar con el mecanismo de firma con certificado digital, siendo necesario para su solicitud realizar el trámite en la DIAN.

Para el trámite en cuestión, el usuario debe  solicitar una cita con la entidad y acudir a ella con su documento de identificación original y el funcionario de la institución verificará que se encuentre inscrito en el RUT. Cumplido lo anterior, es necesario que, con el formato 10036 y los códigos que le fueron enviados al correo electrónico, se debe acceder a la sección de servicios informáticos electrónicos del portal de la DIAN como “usuario registrado”, para culminar así el proceso que le permitirá activar y descargar el mecanismo de firma con certificado digital.

Este trámite no se puede realizar totalmente de manera virtual, es gratuito, y los pasos antes enunciados son similares para la renovación o revocación de la firma digital.

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