Gastos de Representación y Viáticos ¿Cuándo se convierten en salario?

El error más común de un empleador es denominar erradamente algunos pagos que realiza al trabajador como gastos de representación o viáticos, creyendo que no son salario cuando realmente lo son. El error puede conllevar a millonarias demandas.

¿Que son Gastos de Representación y Viáticos?

Los Gastos de Representación o también denominados por algunos como Gastos para Relaciones Públicas son aquellos valores que se le entregan al trabajador para que pueda desarrollar ciertas labores de protocolo comercial, por ejemplo, para invitar al posible cliente a un café, una cena, etc.

También se puede decir que en esos Gastos de Representación están los valores de desplazamiento en algunos casos, pero para esto, podemos hablar con más exactitud, de los Viáticos.

Los Viáticos se pueden discriminar en aquellos que son parte salarial y otros que no, al igual que los Viáticos Permanentes y los Ocasionales.

Veamos la norma:

Artículo 130 Código Laboral: “ 1. LosViáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.

2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.

3. Los viáticos accidentales NO constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.”

Cuatro elementos que trae la norma: Manutención, Alojamiento, Medios de Transporte y Gastos de Representación

Manutención: alimentos que debe consumir el trabajador en horario de trabajo y fuera de éste.

Alojamiento: los gastos correspondientes a pasar la noche en un sitio distinto a su casa como el hotel.

Medios de Transporte: puede ser dinero, como la gasolina que utiliza el trabajador para desplazarse hasta donde los clientes o distintos talleres o sitios de operación, valor que no debe confundirse con el Auxilio de Transporte Obligatorio para aquellos trabajadores que tengan dicho derecho legal.

Gastos de Representación o para Relaciones públicas: son aquellos valores como por ejemplo, cuando el empleado se ve en la necesidad de invitar a almorzar a un cliente o a tomar un café para afianzar un negocio, etc.

De los anteriores ¿Cuáles constituyen salario?

Los viáticos que son pagados para la Manutención y Alojamiento frecuente del trabajador, por ejemplo, cuando la empresa traslada a otra ciudad a un trabajador por varias semanas o meses ese pago prolongado de viáticos es salario.

Los que NO constituyen salario: Medios de Trasporte y Gastos de Representación

Salario es todo lo que enriquece en al trabajador, pero el valor que se le entrega al trabajador por concepto de Medios de Transporte o Gastos de Representación NO son para enriquecerlo, pues el trabajador no puede disponer de ese dinero como quiera, pues su destinación es específica como es el desplazamiento del trabajador por motivos laborales a otra ciudad o para visitar a un cliente o para invitar al cliente a un café o un almuerzo y con ello cerrar una venta o un servicio.

Tampoco es salario el viático Accidental

Cómo lo establece el numeral 3º del artículo 130 del Código Laboral “…3. Los viáticos accidentales NO constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.” los Viáticos Accidentales no son salario bajo ninguna situación, pues la norma es clara al establecer que fue por algo extraordinario, no habitual o poco frecuente.

Permanentes u Ocasionales, siempre debe por escrito establecerse su naturaleza

Cualquiera que sea el motivo, se debe especificar a que corresponde el pago al trabajador: viático, alimentación, transporte, gastos de representación o protocolo, etc., de lo contrario, se podría presumir que dicho pago es salario para todos los efectos prestacionales y de seguridad social.