Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Despúes de más de un año que el art. 173 del Decreto-Ley Antitrámites 019 de enero de 2012 modificara el art. 56 del Código de Comercio (estableciendo que los libros de los comerciantes se pueden llevar en papel o en forma electrónica), el Ministerio de Comercio expidió su Decreto 805 de abril 24 de 2013 (de solo 12 artículos) a través del cual se establecieron reglamentaciones dirigidas a lo que sería el registro o inscripción en Cámara de Comercio, y su posterior diligenciamiento, de los libros de socios o accionistas y los de actas en forma electrónica, pero no fijó ninguna reglamentación para los otros libros de comercio, los de contabilidad, que también se pueden llevar en archivos electrónicos.
El art. 56 del Comercio, luego de esa modificación que le hiciera el Decreto-Ley Antitrámites, quedó diciendo lo siguiente:
ARTÍCULO 56. <LIBROS – HOJAS REMOVIBLES – OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>.<Artículo modificado por el artículo173del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a Ia reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada Ia inalterabilidad, Ia integridad y seguridad de Ia información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con Ia reglamentación que expida el Gobierno Nacional.
A lo anterior se suma que el art. 175 del mismo Decreto-Ley Antitrámites también modificó el numeral 7 del art. 28 del Código de Comercio indicando que en las Cámaras de Comercio solo se seguirían registrando o inscribiendo los libros de socios y accionistas y los de actas de asambleas o juntas.
Por motivo de lo anterior, el Decreto 805 solo se concentró en establecer los procedimientos que se seguirán para cuando un comerciante quiera llevar sus libros de socios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas en forma electrónica.
Los artículos 2 hasta 12 del decreto se ocupan solamente de lo que sería el proceso de registro o inscripción en Cámaras de Comercio para los libros electrónicos de socios o accionistas y los de actas de asambleas o juntas. De esas normas se destaca lo siguiente:
a) El registro de esos libros en versión electrónica se hará ante las plataformas electrónicas que la Superintendencia de Industria y Comercio les tendrá que diseñar a las Cámaras de Comercio (art. 2 del Decreto). Esas plataformas tienen que ser muy especiales de forma que se garantice que cuando se vayan entregando actas electrónicas o registros de socios electrónicos, entonces se garantice su inalterabilidad, integridad y seguridad (art. 7 a 9 del Decreto).
b) Cuando el comerciante vaya a inscribir en Cámaras de Comercio sus libros electrónicos de socios o accionistas o los de actas de asambleas o juntas, e igualmente cuando vaya registrando cada una de las actas o documentos virtuales que alimentarían esos libros virtuales, en ese caso los deberá firmar mediante firmas digitales (respaldadas por alguna entidad certificadora de firmas digitales) o mediante cualquier otro mecanismo de firma electrónica. Si se inscriben actas en versión electrónica entonces no se podrán inscribir en versión de papel (ver art. 4 y 5 del Decreto 805 y también el Decreto 2634 de noviembre de 2012 que reglamentó las firmas electrónicas).
c) Cuando la Cámara de Comercio reciba esos documentos electrónicos entonces la propia Cámara también les incluirá su propia firma digital y se los regresará al comerciante a su correo electrónico con una certificación que contendrá la siguiente información: Cámara de Comercio receptora; – Fecha de presentación del libro para registro; – Fecha de inscripción; – Número de Inscripción; – Identificación del comerciante o persona obligada a registrar; – Nombre del libro, y;- Uso al que se destina. (ver art. 4).
El Decreto 805 no hizo ninguna reglamentación sobre los requisitos que se deban cumplir en los otros libros de comercio de un comerciante (los libros de contabilidad) cuando estos sean llevados en forma electrónica de forma que se garantice su inalterabilidad, integralidad y seguridad como lo pide el art. 56 del Código de Comercio.
Hasta la fecha la única entidad que se ha pronunciado sobre este tema fue la Supertinentendencia de Sociedades en su Circular 220-0001 de marzo 6 de 2012 . En el numeral 1 de dicha Circular la Supersociedades dijo lo siguiente:
“Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conserven la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonía con lo dispuesto en el art. 175 del decreto que nos ocupa”
Y más adelante, en el Numeral 5 la Supersociedades dice que los libros de contabilidad electrónicos y su almacenamiento sólo deben garantizar que se cumplan las normas del Artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (algo que es interpretación directa de la Supersociedades pues el Decreto Antitrámites al modificar el artículo 56 del Código de Comercio no lo dice expresamente).
Ese artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (Ley de comercio Electrónico) dice lo siguiente:
“ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”
Y en los numerales 2 y 5 de su Circular la Supersociedades agrega lo siguiente:
“Los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a los principios y normas generalmente aceptadas en Colombia; para tal efecto se tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información. Correspnderá a los administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la información financiera.”
“La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas. Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información que minimicen una eventual pérdida de datos”
Como se ve, la Supersociedades deja en las simples manos de los administradores la tarea de responder por la integralidad de la información. Pero sucede que el Gobierno mismo, en otro asunto igual de delicado, como lo es el de las facturas electrónicas, y a través del Decreto 1929 de mayo de 2007, sí exigió medidas más estrictas (y no solo las de la Ley 1527 de 1999) a fin de garantizar la inalterabilidad e integralidad de esas facturas. En ese decreto se lee:
“ARTÍCULO 2. Principios básicos de autenticidad e integridad. La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley.
El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo (adicionado con Decreto 2668 de 26-07-2010) Cuando el obligado a facturar tenga la categoría de Micro Empresa o Pequeña Empresa y con el fin de asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación electrónica, éste podrá optar por certificarse en la norma NTC 6001: 2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.
Cuando se superen los parámetros establecidos para estas categorías, y el obligado opte por seguir facturando electrónicamente, deberá obtener la certificación en la norma NTC ISO-9001: 2008 o las normas que la sustituyan o adicionen”.
¿No será que con el tiempo el Gobierno también terminará exigiendo más normas estrictas a los libros de contabilidad electrónicos para que todos aquellos que respaldan sus actuaciones en los mismos (como los Contadores y los Revisores Fiscales) sí estén más tranquilos de que los mismos son inalterables y no tener que conformarse con las simples garantías que dan los administradores algunos de los cuales a veces no son personas transparentes?
En vista de lo anterior, por ahora, y si un Contador o Revisor no confía en la integridad e inalterabilidad de un libro de contabilidad electrónico (pues puede ser modificado luego de haberse emitido y certificado los estados financieros y las declaraciones tributarias que se apoyaban en los mismos; ver art. 581 del E.T.), lo mejor sería exigir que se lleven en papel el cual, aunque no se registre en Cámara de Comercio, sí podría tener en la parte final las firmas o iniciales de los que lo elaboraron y/o revisaron y así garantizar que esas páginas no serán arrancadas ni alteradas con posterioridad (ver art. 57 del Código de Comercio).
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