Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los artículos 1.6.1.4.1.4 y 1.6.1.4.1.5 del DUT 1625 de 2016 establecen las tareas que deberá efectuar el adquirente de los bienes y servicios que le hayan sido facturados electrónicamente, a fin de poder aceptar y/o rechazar dicha facturación.
De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 000010 de febrero 6 de 2018, los grandes contribuyentes a quienes aplica dicha resolución, y que estén obligados a expedir factura de venta (sin importar si son o no responsables del IVA o del INC), deberán empezar a expedir dicho tipo de facturación a partir de septiembre 1 de 2018 (y solo quienes hayan actuado hasta mayo 31 de 2018 solicitando un plazo mayor por enfrentar problemas tecnológicos podrán entonces empezar a facturar en diciembre 1 de 2018; ver artículos 2 y 6 de la citada resolución).
Para la expedición de dicha facturación electrónica, los grandes contribuyentes tendrán que aplicar las normas contenidas en los artículos 1.6.1.4.1.1 hasta 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de octubre de 2016 (los cuales recopilan las normas del Decreto 2242 de noviembre 24 de 2015), al igual que las indicaciones de la Resolución Dian 000019 de febrero de 2016 (la cual ha sido modificada hasta el momento con las resoluciones 000055 de julio de 2016 y 00001 de enero de 2018).
Al respecto, es importante destacar que dentro de dicha normatividad también se incluyen instrucciones precisas sobre las tareas que los adquirentes de los bienes y servicios que hayan sido facturados electrónicamente deberán realizar para efectos de aceptar y/o rechazar dicha facturación.
En efecto, y sin importar si el adquirente es de aquellos que aceptaron recibir la factura en su formato electrónico (archivo XML), o si solo aceptaron recibir una impresión física de la misma o un correo electrónico con una representación gráfica de la factura (archivo PDF; ver artículo 1.6.1.4.1.3 del DUT 1625 de 2016), las normas de los artículos 1.6.1.4.1.4 y 1.6.14.1.5 del DUT 1625 del 2016 establecen lo siguiente:
“Artículo 1.6.1.4.1.4. Acuse de recibo de la factura electrónica. El adquirente que reciba una factura electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de la misma, para lo cual podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga para este fin, el obligado a facturar electrónicamente. Así mismo, podrá utilizar para este efecto el formato que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como alternativa.
Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su recibo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
Artículo 1.6.1.4.1.5. Verificación y Rechazo de la factura electrónica. El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá verificar las siguientes condiciones:
Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación.
El adquirente deberá rechazar la factura electrónica cuando no cumpla alguna de las condiciones señaladas en los numerales anteriores, incluida la imposibilidad de leer la información. Lo anterior, sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial.
En los casos de rechazo de la factura electrónica por incumplimiento de alguna de las condiciones señaladas en los numerales 1, 2 o 3 del presente artículo procede su anulación por parte del obligado a facturar electrónicamente, evento en el cual deberá generar el correspondiente registro a través de una nota crédito, la cual deberá relacionar el número y la fecha de la factura objeto de anulación, sin perjuicio de proceder a expedir al adquirente una nueva factura electrónica con la imposibilidad de reutilizar la numeración utilizada en la factura anulada.
El adquirente que reciba factura electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el correspondiente rechazo. En este caso podrá utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga, para este fin, el obligado a facturar. Así mismo, podrá utilizar para este efecto el formato que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como alternativa.
Parágrafo. Tratándose de la entrega de la factura electrónica en su representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente verificará el cumplimiento los requisitos del numeral 2 de este artículo sobre el ejemplar recibido, y podrá a través de los servicios ofrecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) consultar las otras condiciones.
Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su rechazo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
En este evento deberá generarse también por el obligado a facturar el correspondiente registro a través de una nota crédito, como se indica en este artículo”.
(Los subrayados son nuestros)
De acuerdo con lo anterior, los adquirentes de bienes y servicios facturados electrónicamente podrán rechazar la respectiva factura, siempre y cuando la misma no cumpla con todos los requisitos del artículo 1.6.1.4.1.5.
Además, como lo menciona el texto del parágrafo anteriormente subrayado, el adquirente que recibió la factura en su representación gráfica (impresa o en PDF) podrá acudir al servicio gratuito que ofrece el portal de la Dian, el cual le permite verificar si la copia de dicha factura electrónica ya fue enviada a dicha entidad (algo que se debe hacer dentro de las 48 horas siguientes a su expedición) y si fue validada por esta última por haber cumplido todos los requisitos.
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