Hoy se vence segundo plazo para que personas jurídicas registren sus bases de datos

El 30 de noviembre de 2018 se cumplirá el segundo plazo para que las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 3.316 millones de pesos y hasta 20.225 millones de pesos registren sus bases de datos ante la SIC. Presentamos un tutorial para realizar el registro.

Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tienen activos totales superiores a 3.315 millones de pesos y hasta 20.225 millones de pesos, tienen plazo hasta el 30 de noviembre de 2018 para inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD–. A la fecha, el 78,90 % de empresas sujetas a este plazo han realizado el registro de sus bases de datos.

Según la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC–, para el primer plazo 7.614 organizaciones registraron sus bases de datos en el RNBD dentro del término establecido, lo que representa un 91,44 % de cumplimiento. Eso sí, la mayoría de las radicaciones se generaron entre el 27 y el 30 de septiembre, lo que quiere decir que un gran volumen de personas ingresó al sistema a realizar el registro de sus bases a última hora.

En lo que va corrido de este año, la SIC ha realizado 36 investigaciones para determinar si las empresas han violado las normas que rigen el tratamiento de datos personales, lo que ha generado la imposición de sanciones superiores a 2.682 millones de pesos.

Plazos establecidos para realizar el registro de bases de datos

• La fecha límite del primer plazo fue el 30 de septiembre de este año. Así fue establecido para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos por más de 610.000 UTV, es decir, activos superiores a 20.225 millones de pesos.
• El segundo plazo es para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UTV, es decir, activos totales superiores a 3.316 millones de pesos y hasta 20.225 millones de pesos. La fecha límite de registro es el 30 de noviembre de 2018.
• El plazo final es para las entidades públicas. Su fecha límite de registro es el 31 de enero de 2019.

Hay que recordar que las empresas obligadas deben registrar ante la SIC sus bases de datos, no la totalidad de su contenido. Por otra parte y según la entidad, las empresas y entidades sin ánimo de lucro catalogadas como micro y pequeñas empresas, así como las personas naturales, no están obligadas a registrar esta información.

Sanciones

• Multas de carácter personal e institucional hasta por 2.000 smmlv al momento de imponer de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
• Suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales hasta por un término de seis meses.
• Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la SIC.
• Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.

¿Para quiénes no aplica?

• Sociedades sin ánimo de lucro con activos totales iguales o inferiores a 100.000 UVT, equivalentes a $3.315.600.000, o menos.
• Las personas naturales.

¿Cómo se realiza el registro de las bases de datos?

La SIC tiene a disposición de los usuarios el link del registro nacional de bases de datos en donde se explican los pasos para la inscripción, además hay acceso a videos tutoriales, preguntas y respuestas sobre el tema, a la consulta de las bases de datos, a un manual de ayuda y a una posterior evaluación del servicio.

Quienes necesiten capacitación en el tema pueden enviar una solicitud a la Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial –OSCAE–, dependencia de la SIC encargada de realizar la programación y coordinación de los eventos de capacitación. Adicionalmente, se puede comunicar a la línea gratuita nacional 018000-910165, o al contact center (571) 592 04 00, donde podrá resolver sus dudas puntuales.

A continuación, compartimos el video de la SIC donde se explican los pasos para registrar las bases de datos por parte de las personas jurídicas.

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