Implementación de la factura electrónica al interior de las empresas: puntos a tener en cuenta

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  • Publicado: 28 diciembre, 2018

Implementación de la factura electrónica al interior de las empresas: puntos a tener en cuenta

Implementar un sistema de facturación electrónica puede tomar tiempo y estará determinado por la complejidad interna de la empresa y de sus sistemas de gestión. Con la inserción de este se estará frente a un cambio de cultura corporativa general, ya que los procesos serán digitalizados.

La implementación de la facturación electrónica dentro de una empresa implica un proceso con etapas que deben ser atendidas en diferentes frentes. Hay tareas puntuales que envuelven a diversos participantes y cada una de estas debe ser realizada de forma responsable para evitar contratiempos en la implementación.

Lo principal es contar con un proveedor tecnológico responsable y serio, que ofrezca los estándares de calidad necesarios para estar seguros de que contaremos con un producto estable, robusto y escalable a nuestras necesidades. Siempre se debe validar que estos proveedores se encuentran certificados por la Dian.

Nicolás Jaime Sarmiento, director comercial de Gosocket para Colombia, dice en Actualícese que «con nuestro proveedor deberemos asegurarnos de levantar un dimensionamiento de todo el proceso, los elementos y áreas que vayan a estar involucradas en este, para que, de esta manera, sea posible determinar todos los ajustes internos y externos que sean necesarios».

Para él, hay que entender que se observan soluciones que en cierta medida son estandarizadas ante los requerimientos de las entidades tributarias, por lo que puede ser complejo pretender ajustarlas y personalizarlas en un 100 % a todos los requerimientos de cada empresa en un corto tiempo.

«Debemos tener en cuenta que para la implementación de la facturación electrónica, las empresas deben tener la capacidad de entregar a sus proveedores tecnológicos cierta información que reposa en sus sistemas de gestión. Con esta información se tendrá que construir un archivo de conexión con la solución del proveedor de facturación electrónica. Sin embargo, existen sistemas de gestión locales que se niegan a entregar esta información, la entregan de manera incompleta o simplemente no brindan a su cliente el apoyo necesario en la construcción de este archivo», explica Sarmiento.

Finalmente, es importante contar con un mecanismo que le permita a la empresa la interacción con todos sus clientes y proveedores, sin importar los proveedores tecnológicos que estos hayan implementado, ya que es normal encontrar que las empresas terminen gestionando multiplicidad de plataformas, ya que todas ellas están construidas como entornos cerrados y no como ecosistemas de interacción empresarial abiertos.

Cambios y áreas de una empresa que se involucrarían en facturación electrónica

La implementación de un sistema de facturación electrónica puede tomar tiempo y estará determinado por la complejidad interna de la empresa y de sus sistemas de gestión. «Diversas áreas en la empresa deben verse involucradas en este proceso, no solo de forma interna sino también frente al proveedor tecnológico seleccionado: tesorería, impuestos, cartera, tecnología, despachos y compras, son solo algunas de las divisiones internas que se deben involucrar», explica Sarmiento.

Para él, estas áreas experimentarán cambios en sus procesos en el día a día de la operación, pero quizá lo más importante para toda la compañía es que con la implementación de la facturación electrónica se estará frente a un cambio de cultura corporativa general «ya que estaremos, ahora sí, ante la digitalización, no solo de documentos sino también de los procesos, por lo que será importante mantener una mentalidad abierta frente a estos y sus posibilidades».

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