Información de retenciones de renta, CREE, IVA y timbre que le hayan practicado durante el 2013 a la persona o entidad informante

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  • Publicado: 14 mayo, 2014

Información de retenciones de renta, CREE, IVA y timbre que le hayan practicado durante el 2013 a la persona o entidad informante

Literal “c” del artículo 631 del E.T   Artículos 19, 20 y 23 Resolución 273 de diciembre 10 de 2013

¿A quién corresponde desarrollar esta información?

Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:

  1. Las personas naturales y asimiladas (lo cual involucra hasta las sucesiones ilíquidas), ya sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no residentes, siempre y cuando en el año gravable anterior (2012) hayan obtenido ingresos brutos declarables al Gobierno colombiano (sumando renta y ganancia ocasional) superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000), sin importar si estuvieron o no obligadas a declarar renta del 2012 y sin importar si por el 2013 serán o no personas obligadas a declarar renta.. Siendo muy estrictos, hasta un extranjero (como la cantante Madonna) que en el 2012 visitó a Colombia y obtuvo ingresos superiores a esta cifra y no tuvo que declarar renta del 2012 porque quedaba exonerado con el hecho de haber sufrido retenciones sobre dichos ingresos (ver artículo 592 del E.T.), tendría obligación de hacer este reporte del 2013 (informando al menos sus gastos no deducibles), pues la norma no hace ninguna distinción. Por tal razón la DIAN debería ser más precisa con este tipo de reportantes personas naturales y hacer algunas excepciones.
  2. Las personas jurídicas (sociedades y asimiladas) y demás entidades públicas y privadas, obligadas a presentar por el 2013 declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio (sin importar si cuando declaren renta lo hagan perteneciendo al régimen ordinario o al especial), siempre que en el año gravable anterior (2012) hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). Son los mismos tipos de criterios que se usaron en el caso de los reportes del año gravable 2012. Sin embargo, es interesante destacar que debido a los cambios introducidos por el artículo 186 de la Ley 1607 de diciembre de 2012, las personas jurídicas de las copropiedades comerciales o mixtas que exploten áreas comunes pasaron a ser desde el 2013 en adelante entidades convertidas en “declarantes de renta” así sea en el régimen especial. Por tanto, estas copropiedades que declararán renta 2013 y que existían en el 2012 (año en el que no eran ni declarantes de renta ni de ingresos y patrimonio) deben observar si en el 2012, en su contabilidad, tenían ingresos brutos superiores a $100.000.000, con lo cual ya quedarían dentro de este grupo de reportantes.

¿Cuál información se solicita?

Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a título de renta,del CREE, de IVA y de timbre que los terceros le hayan practicado durante 2013 a la entidad o persona informante. No se incluyen en este reporte las “autorretenciones” (ni a título de renta, ni a título del CREE), pues éstas solo se reportan en el desarrollo de los literales “b” y “e”, formato 1001, pagos y retenciones.

A cada tercero que quede incluido en el reporte se le informará el NIT, la razón social o los nombres y apellidos, el concepto de la retención que le practicó al informante y el valor de las mismas. Igualmente, y como sucedió con los reportes del 2012, a cada tercero se le deberá incluir el “valor base” sobre el cual dicho tercero practicó la retención, y su dirección.Esto significaría que cuando se esté reportando el “valor base” de una retención de IVA que le hayan practicado al informante (Concepto 1309), se debe reportar también el valor de la venta antes de IVA (no el valor del IVA generado) para que haya coherencia con el “valor base” que a su turno reportará el agente de retención en el respectivo formato 1001.

Se advierte, que los «valores base” (o “valores sujetos a retención») que deben incluirse en este reporte por parte de la persona o entidad a quien le practicaron las retenciones de renta, siempre tendrían que ser el total de las ventas del año que se le hicieron a estos clientes y/o agentes de retención y no solo los valores que sufrieron retenciones por parte del cliente o agente de retención, es decir, se reportan todas las ventas y no solo las que arrojaban la cuantía mínima para que el cliente efectuara la retención. Solo así habrá cruce de información con el cliente, pues cuando dicho cliente elabora el respectivo formato 1001 (incluso cuando expide el certificado anual de las retenciones que practicaron), ellos también reportan como «valor del pago o abono en cuenta del año» el respectivo valor total de la compra y no solo la parte que sufrió retención (ver Concepto DIAN 53947 de agosto de 2012). En el caso de las retenciones de CREE que le hayan practicado al informante (Concepto 1300), igualmente habría que reportar el valor de todas las ventas que se hicieron al cliente o agente de retención, pero solo entre mayo y agosto de 2013 que fue cuando se practicaron tales retenciones.

En relación con la retención sufrida a título de impuesto de timbre, se debe destacar que durante el 2013, y luego de la Sentencia de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443, quedó claro que el impuesto de timbre solo se sigue generando sobre los documentos sin cuantía (por ejemplo, salvoconductos, o visas, etc.; ver artículo 521 del E.T.), pues el Fallo del Consejo de Estado determinó que en razón a que desde el 2007 la tarifa de impuesto de timbre para los documentos de cuantía determinada quedó establecida en cero por ciento (0%), y dicha tarifa se debe aplicar a los pagos de los contratos de cuantía indeterminada que se firmaron desde antes del 2007, pero que se sigan ejecutando en la actualidad. Lo anterior significa que si durante el 2013 el impuesto de timbre solo le fue practicado al reportante sobre documentos sin cuantía, el campo «valor base» debería ser de cero pesos. Sin embargo, el formato 1003, al momento de diligenciarlo en el prevalidador versión 1.0 que se usará para los reportes del año gravable 2013, exige que exista un valor base superior a cero, e incluso debe ser igual o mayor al valor de la retención de timbre. En vista de este error, consideramos que lo único que se puede hacer es reportar como “valor base” un valor igual al de la retención de timbre y comunicar por escrito a la DIAN lo que debió hacerse para poder diligenciar el formato 1003 en los casos de las retenciones de timbre en documentos sin cuantía.

Se entiende además que el espíritu de la norma es que la DIAN estaría exigiendo las retenciones a título de renta que el reportante se haya tomado efectivamente en sus declaraciones de renta o de CREE 2013. Por tanto, si durante el año 2013 al reportante le hicieron, por ejemplo, retenciones en la fuente a título de renta, pero no las incluyó en la declaración de renta del 2013 (porque no consiguió el certificado, por ejemplo), estas retenciones se quedarían sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo correcto será reportar todas las retenciones en la fuente a título de renta que le hayan practicado, así sea que se las haya tomado o no en la declaración de renta o de CREE, pues de esta forma la DIAN podrá hacer el cruce respectivo con la información que a su vez enviará el agente de retención de renta y del CREE a la DIAN. Además, en el caso de las retenciones de CREE sufridas durante el 2013, el único momento para tomárselas es en la declaración del CREE 2013 (ver artículo 13 Decreto 2701 de noviembre 2013).

El mismo argumento anterior también sería aplicable en cuanto a las retenciones de IVA que le hayan hecho durante el 2013 al reportante. Es decir, reportaría todas las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 81 de sus declaraciones de IVA del año 2013 (bimestrales, cuatrimestrales o anual). Además, si alguna retención de IVA se la practicaron en algún momento del año 2013, pero la registró contablemente y se la tomó fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del 2014 (esto lo permite el artículo 484-1 del E.T. y el artículo 31 del Decreto 3050 de 1997), dicha retención sí tendría que incluirse en el reporte del formato 1003 del 2013, pues solo así habrá cruce de información con el reporte que hará el agente de retención en el formato 1001 del 2013. En un caso especial como este sería claro que lo llevado al formato 1003 por el año 2013 no coincidiría con los valores llevados a los renglones 81 de sus declaraciones de IVA del mismo 2013.

Formato a utilizar

El mismo Formato 1003 versión 7, utilizado en los reportes del año 2012.

En él se entiende que no es posible usar el seudo-nit “222222222”, pues se deberá reportar en forma detallada a la totalidad de los terceros que les hicieron retenciones a las personas o entidades informantes (se reportan todas las retenciones sin importar su cuantía).

Se reporta el concepto de la retención sufrida, el NIT del tercero, la razón social o nombres, la dirección, el valor base (valor sometido a retención) y la retención que le practicaron. Si en vez de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reportaría solo si se conoce.

Manera de entregar los reportes

En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”. Si se trata de una persona jurídica, el representante legal de la entidad debe contar con su propio RUT y en él debe figurar la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.

Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, queda obligado a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones, usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal).

Plazos

Según el artículo 36 de la Resolución 273, los plazos para la entrega de este reporte dependerán de que en dicha fecha la persona o entidad reportante tenga o no la condición de “gran contribuyente” (con responsabilidad “13” en el RUT) para lo cual deberá examinarse únicamente la Resolución 0041 de enero 30 de 2014.

Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 21 de abril y el 6 de mayo de 2014, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 7 de mayo y el 4 de junio de 2014 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que incluimos cuando analizamos el reporte del formato 1010 (ver numeral 3.1 de esta publicación).

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte del 2013 la persona jurídica o natural reportante descubre que es necesario corregir la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2013, o la declaración del CREE del 2013, o las declaraciones de IVA del 2013 y debe modificar los valores por retenciones a favor de renta, o CREE o IVA que inicialmente se había tomado en dichas declaraciones?

En este caso, el reporte inicial, aunque coincida con los valores originalmente declarados, es un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (incluso la corrección del formato 1732 si se está obligado a ello) en el que se tendría en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN quedaría facultada para imponer la sanción del artículo 651 del E.T. 6

De ser así, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a las declaraciones tributarias, si ya han presentado la información exógena e incluso el formato 1732.

Ejemplo práctico

Información de retenciones de renta, CREE, IVA y timbre que le hayan practicado durante el 2013 a la persona o entidad informante

Ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “c” del artículo 631, sobre las retenciones a título de renta y de IVA que le practicaron durante el 2013.

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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