Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al igual que con los reportes del 2011 y 2012, la DIAN decidió que en un solo formato, el 1001 nueva versión 9, los obligados a hacer este reporte deberán entregar la información de los pagos o causaciones a terceros por todo concepto durante el 2013 (compra de activos, compra de inventarios, valores tratados como cargos diferidos, distribución de dividendos y participaciones, costos y gastos), al igual que las retenciones a título de renta, IVA o timbre que hayan practicado o asumido sobre tales pagos o abonos en cuenta. Además, como durante el año 2013 empezó a tener aplicación el mecanismo de las retenciones y/o autorretenciones a título del nuevo impuesto sobre la renta para la equidad-CREE, en esta ocasión también deberán reportar los valores sobre este tipo de retenciones cuando hayan sido practicadas o asumidas con los terceros o cuando el propio reportante se haya autopracticado dichas retenciones.
En vista de lo anterior, es claro que cada pago o causación puede reportarse con retención a título de renta o sin ella, lo cual depende de si el pago estuvo o no sujeto a retenciones en la fuente, pues las normas vigentes indican que hay muchos casos en los cuales no se tienen que practicar retenciones a título de renta (por ejemplo, si el tercero era beneficiario de un pago que para él constituía un ingreso no gravado o una renta exenta, o era una pequeña empresa de la Ley 1429 de 2010, o un autorretenedor de renta, etc.). Lo mismo sucede si el pago o causación no arrojaba la cuantía mínima en el momento del pago, para quedar sujeto a retenciones a título de renta (o hasta de IVA). O quizás incluso se pudo haber tratado de pagos a trabajadores asalariados o hasta independientes prestadores de servicios que de acuerdo con las normas de los Decretos 099 de enero de 2013 y 1070 de mayo de 2013 eran trabajadores que pertenecían a la categoría de “empleados” (artículo 329 creado con la Ley 1607) y por tanto su retención se obtenía con la aplicación de las tablas de los artículos 383 (retención básica) comparada con la tabla del artículo 384 (retención mínima), en estos casos es claro que muchas veces la utilización de tales tablas produce como resultado una retención igual a cero ($0).
En el caso de las retenciones a título del CREE, es evidente que tal retención se practicó solo a los terceros entre mayo y agosto de 2013 (en vigencia del Decreto 862 de abril de 2013, luego derogado por el 1828 de agosto de 2013), solo a ciertos entes jurídicos (los sujetos al CREE), pero no se practicó a los entes jurídicos que no fueran sujetos del CREE ni mucho menos a las personas naturales. En este caso también es claro que habrá reportes de pagos o causaciones a terceros en los que podría figurar o no la respectiva retención del CREE. Si existen pagos o abonos hechos entre mayo y agosto de 2013 a entes jurídicos que sí eran sujetos del CREE (siempre y cuando no haya sido uno de los pocos que en el Decreto 862 de abril de 2013 autorizaban para actuar como autorretenedores), en tal caso, siempre deberá verse la retención del CREE, pues tal retención se practicaba incluso sin importar la cuantía mínima (ver al respecto el parágrafo 15 del artículo 22 de la Resolución 273).
Por consiguiente, al solicitar que en el formato 1001 quede reportado el pago total al tercero sin importar si o no retenciones, la DIAN está logrando manejar mayor información, pues en el pasado, con los que solo entregaban el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas (formato que dejó de usarse desde los reportes del año 2011), pero no entregaban el formato 1001, dicha entidad solo recibía información de los pagos o causaciones hechas a favor de un tercero que sí habían sufrido retenciones, pero dejaba de recibir la información de los demás pagos sin retenciones.
Además, al combinar el reporte de los pagos o abonos en cuenta y sus respectivas retenciones en un solo formato, la DIAN subsana el problema que tuvo cuando utilizó en el pasado erróneamente los reportes del año gravable 2006, ya que en esta ocasión, si un reportante entregaba el formato 1001 y el 1002, el sistema de la DIAN sumaba equivocadamente los dos valores bases de cada formato, creando así un monto total de pagos o abonos en cuenta a un mismo tercero que no era correcto (el pago que figuraba en el formato 1001 era casi siempre el mismo “valor base” que le figuraba al tercero en el formato 1002). Por causa de este error la DIAN envió cartas en el 2008 a personas naturales a las que consideró omisas por no haber declarado el año 2006 creyendo que sí habían recibido ingresos que los obligaban a declarar.
Es importante destacar que las medidas contempladas en el Decreto 1159 de junio 1 de 2012 no se aplicaron a partir de junio de 2013 como estaba previsto y más bien fueron aplazadas un año más (hasta junio de 2014) mediante el Decreto 1101 de mayo 28 de 2013. Este Decreto 1159 es de mucha trascendencia y su aplicación en la práctica afectará los reportes finales de información exógena tributaria que solicita cada año la DIAN, pues éste indica que la DIAN deberá emitir resoluciones con las cuales los agentes de retención que allí se mencionen, y sobre los costos y gastos en que empiecen a incurrir después de haber pasado como mínimo seis meses desde que los incluyan en tales resoluciones, no practicarían las retenciones de renta y de IVA por el sistema de causación, sino por el sistema de caja, ya que la retención se contabilizará en el mismo momento en que se haga el pago al tercero, el cual se debe hacer exclusivamente a través de los bancos. Esto es lo que hoy día sucede si el pagador son las entidades públicas que ejecutan el presupuesto general de la nación, ya que estas entidades registran los costos y gastos por causación, pero las retenciones por el sistema de caja (ver artículo 76 de la Ley 633 de 2000 y el artículo 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, si las medidas del Decreto 1159 se llevan a la práctica, el mismo decreto contempla que sería la entidad financiera a través de la cual se efectuaron los pagos al tercero, y usando unos formatos ya definidos en la Resolución 0076 de agosto 31 de 2012, la que le reportaría diariamente a la DIAN el detalle sobre los valores pagados a cada tercero, las retenciones de IVA y de renta que se le practicaron y quién fue el que ordenó los pagos. En consecuencia, si a la DIAN le llega esta información directamente desde los bancos, por tal razón, el parágrafo 1 del artículo 8 del Decreto 1159 de 2012 dispone lo siguiente:
“Parágrafo 1. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales determinará si la información suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligación de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artículo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.”
El reporte de pagos o abonos en cuenta a terceros y sus posibles retenciones en la fuente a título de renta, CREE, IVA o timbre corre por cuenta de los siguientes tipos de reportantes (ver artículo 19 de la Resolución 273 de diciembre 10 de 2013):
a) Entidades de derecho público (las que tienen marcada alguna opción en la casilla 64 de la segunda página del RUT).
b) Los fondos de inversión (los que tienen escogida la opción 07 o 08 en la casilla 65 de la segunda página del RUT).
c) Los fondos de valores.
d) Los fondos mutuos de inversión (los que tienen escogida la opción 17 en la casilla 65 de la segunda página del RUT).
e) Carteras colectivas.
f) Fondos de pensiones de jubilación e invalidez (los que tienen escogida la opción 10 en la casilla 65 de la segunda página del RUT).
g) Fondos de empleados (los que tienen escogida la opción 15 en la casilla 65 de la segunda página del RUT).
h) Las comunidades organizadas (opción 01 en la casilla 63 de la segunda página del RUT; este tipo de entidades, y según el artículo 13 del E.T. y artículo 7 del Decreto 187 de 1975 son asimiladas a sociedades limitadas y por tanto no se deben confundir con las personas jurídicas que administran las copropiedades, pues estas últimas utilizan la opción 21 en la casilla 69 de la segunda página del RUT).
i) Todas las demás personas jurídicas y naturales y las sucesiones ilíquidas, que no están mencionadas en ninguno de los numerales 1 y 2 anteriores, ni en los literales anteriores de este numeral 3, pero que durante el 2013 hayan practicado algún valor por concepto de retenciones o autorretenciones en la fuente (sea a título de renta o de CREE o de IVA o de timbre).
Si las entidades y personas mencionadas en este numeral no practicaron ningún valor de retenciones o autorretenciones durante el 2013, no tendrían que entregar este reporte.
“Artículo 22. Entidades que no son contribuyentes. No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los establecimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.
Tampoco será contribuyente la propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la ley 70 de 1993.
El Fondo para la Reconstrucción del Eje Cafetero, Forec, no es contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, y no está obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio.”
Entre los entes que figuran en dicho artículo 22, los que cumplen la condición de no ser ni siquiera declarantes de ingresos y patrimonio, serían solamente: la nación, los departamentos, los municipios y el Distrito especial de Bogotá (ver artículo 598 del E.T. y el artículo 10 del Decreto 2972 de diciembre 20 de 2013).
En relación con el conjunto de reportantes antes mencionados, es importante advertir que si una sucesión ilíquida o una persona natural o jurídica dejó de funcionar en algún momento del año 2013, y no había cancelado el RUT antes de la expedición de la Resolución 273, antes de hacerlo le exigirán el reporte con los pagos y retenciones que hayan practicado en la fracción de año 2013 por la cual funcionaron. Lo mismo pasará con los que se liquidaron después de la expedición de la Resolución (para cancelar el RUT deberán entregar el reporte).
Además, el parágrafo 1 del artículo 13 de la Resolución 273 sobre la información exigida a notarios (ver numeral 2.6 de esta publicación) hace la precisión de que el notario no debe incluir en el formato 1001 las retenciones que deben quedar reportadas solo en el formato especial 1032 mencionado en dicho artículo (retenciones practicadas por ventas de bienes y derechos ante su notaría las cuales se denunciaban en el renglón 37 de los formularios mensuales de retenciones en la fuente del 2013). Por tanto, el notario entregaría el formato 1001 por el solo hecho de que en el año 2013 sí haya “practicado retenciones”, así sea únicamente las que practicó sobre venta de bienes o derechos en su notaría (ver Concepto DIAN 059040 septiembre 2012). Pero al momento de elaborar el formato 1001 con el detalle de sus “pagos a terceros en el año”, no se verán en la columna de “retenciones a título de renta” las que reportó en el formato 1032.
Se solicita informar los datos, incluidas las direcciones de correo urbano de los beneficiarios (domiciliados en Colombia o en el exterior) por costos y deduccionesen que se incurrió durante el 2013 (incluidas compras netas de activos fijos, compras netas de inventarios, valores tratados como activos diferidos e incluso pagos o distribuciones de dividendos, participaciones o remanentes a los socios, accionistas, cooperados o comuneros) sin importar si son o no deducibles fiscalmente en la declaración de renta del año gravable 2013, cuando el valor acumulado en el año 2013 en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos o causaciones y sin incluir el IVA que traiga acumulado (si es que dicho IVA se dejó como mayor valor del pago o causación), sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000) (ver parágrafo 1 del artículo 22). Si el pago fue por salarios y demás pagos laborales o por otras rentas de trabajo a los independientes (tales como honorarios, servicios, comisiones), el tope se eleva a $10.000.000 para que el tercero sea reportado en forma individualizada (ver el parágrafo 5 del artículo 22).
En todo caso, los reportantes que mencionamos en el numeral 3 de nuestro listado de los que entregarán esta información (ver literal “c” del artículo 19 y el literal “c” del artículo 20 de la Resolución 273), quedan obligados a entregar el detalle de la totalidad de los pagos o causaciones a terceros por conceptos distintos a pagos laborales, es decir, sin importar que a cada uno de tales terceros le hayan realizado pagos o causaciones totales en el año por todo concepto que sean inferiores a $500.000. En cuanto a pagos laborales y otras rentas de trabajo les permiten reportar en forma individualizada solamente a los terceros que recibieron pagos por encima de los $10.000.000 (ver artículo 22, parágrafos 1, 2 y 5 de la Resolución 273).
En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2013 como miembro de un consorcio o unión temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar, o si durante el 2013 actuaron como mandantes en contratos de mandatoo como asociados en un contrato de exploración de hidrocarburos o gases, en estos casos, no deben reportar los costos y gastos que figurarían en sus contabilidades e incluso en sus declaraciones de renta, pero que fueron originados por su participación en estos consorcios o uniones temporales, o por su participación en los contratos de exploración de hidrocarburos o en los contratos de mandato. Lo anterior obedece al hecho de que tales costos y gastos serán reportadosúnicamente por el consorcio, o por el mandatario que los representó, o por el operador en los contratos de exploración de hidrocarburos, o por la sociedad fiduciaria que administró el patrimonio autónomo (ver parágrafo 1 del artículo 29, el parágrafo 2 del artículo 30, el parágrafo 1 del artículo 31 en la Resolución 273). De ser así, las empresas y personas naturales que participaron en estas figuras solo reportarán por su propia cuenta los demás costos y gastos que no se hayan originado por su participación en las mismas. La resolución no aclara lo que pasaría si el mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sea persona o entidad que antes de diciembre 10 de 2013 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del artículo 20 de la Resolución 273). En tal caso, es obvio que el mandatario, consorcio u operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaría los reportes y por el contrario, debería hacerlo los mandantes, los miembros de los consorcios y uniones temporales o los miembros de los contratos de hidrocarburos.
Cuando las operaciones de pagos o abonos en cuenta con un mismo tercero superen los topes antes comentados, cada concepto por el cual acumuló pagos o causaciones se reportará con alguno de los 51 posibles “conceptos” diseñados por la DIAN, de forma tal que la suma de los valores reportados arroje el total del pago o causación efectuada por el 2013 con dicho tercero. Por ejemplo, si un tercero tiene pagos por honorarios de $300.000 y por servicios de $250.000, como la suma de los dos valores superaría los $500.000, el tercero sí debe ser detallado en el reporte, en cuyo caso, los $300.000 se le reportarían con el Concepto 5004 y los otros $250.000 con el Concepto 5002. En columnas aparte se discriminará el IVA acumulado que esté sumando con el pago o causación al tercero y los tipos de retenciones (de renta o de IVA; no incluye timbre) que se le hayan practicado o asumido. Estos campos pueden quedar en ceros si en efecto no había un IVA sumando con el pago o si no se le hizo ningún tipo de retenciones. Además, llama la atención que en las nuevas versiones diseñadas para los formatos en los que se reportarán los pagos o abonos en cuenta a terceros del 2013 junto con sus retenciones (formato 1001 usado por los contribuyentes y no contribuyentes en general, 1014 por las sociedades fiduciarias, 1016 por los mandatarios, 1043 por los consorcios, 1046 por los operadores de contratos de exploración de hidrocarburos, y 1056 por los órganos que financian gastos con recursos del Tesoro Nacional) la DIAN no haya incluido columnas especiales para el caso en que un “Impuesto Nacional al Consumo” se haya quedado sumando junto con el respectivo costo o gasto deducible o junto al costo o gasto no deducible. Por tanto, si no se diseñaron las nuevas columnas, el impuesto nacional al consumo se reportará junto con el costo o gasto (deducible o no deducible) y es justamente este tipo de mezclas las que la DIAN no quiso que se siguieran presentando, cuando a partir de los reportes del año gravable 2011 le diseño al formato 1001 unas columnas adicionales para reportar el IVA que quedaba sumando con los costos y gastos deducibles o no deducibles. En consecuencia, no sería extraño que la DIAN se dé cuenta de este defecto en el diseño de los nuevos formatos 1001 y demás similares para los reportes del 2013 y los modifique aun más para incluir unas nuevas columnas en las que se reporte por separado el valor del “Impuesto Nacional al Consumo”, ya que solo así se podrá hacer el respectivo cruce de información con aquellos reportantes que sí informarán el valor de los impuestos nacionales al consumo que generaron durante el 2013.
Además, el primer inciso del artículo 22 de la Resolución 273 establece que el pago o causación se reporta “según el concepto contable a que correspondan”. Esta frase es diferente a la que se usó en los reportes de los años gravables 2011 y 2012 cuando se leía “según el concepto a que corresponda” (ver por ejemplo la Resolución 117 de octubre de 2012). Por tanto, al incorporar la palabra “contable” (y que sí se incorporaba en los reportes de hasta el año 2010; ver Resolución 8660 de octubre de 2010) significaría que si, por ejemplo, en los “inventarios” de un reportante (ejemplo de una constructora) se registraron valores por honorarios, por mano de obra o por servicios, los valores cargados en un inventario y que no corresponden a una compra de mercancías, igual se van a reportar como “compra de inventarios” (Concepto 5007). Esto complicará de nuevo la coherencia entre el concepto con el que se reporta el pago o abono en cuenta al tercero y el monto de la retención que se le haya practicado al tercero, pues la tarifa para una retención sobre un “honorario” es muy distinta de la tarifa para una “compra de mercancía”. Además, reportar el pago o causación con el concepto exacto sirve para que luego, cuando la DIAN utilice toda la información recibida y la ponga a disposición de las personas naturales que acudan al servicio virtual de “consulta de datos para declaración de renta”, puedan obtener una información acorde con el verdadero concepto por el cual recibieron pagos o causaciones durante el 2013 y con esos mismos conceptos las reflejen en sus respectivas declaraciones anuales de renta. Pero esto no se logrará si los pagos o abonos en cuenta del 2013 no se reportan según su verdadera naturaleza, sino según “el concepto contable” a que corresponda.
Cuando se haya hecho el barrido con los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, estos terceros se agrupan en cada uno de los cincuenta y tres conceptos diseñados por la DIAN y se reportan con un único registro que lleva como NIT el número 222222222, razón social “cuantías menores” y la dirección de la entidad o persona informante. De ser así, los registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser como máximo cincuenta y tres.
Si el reportante debe detallar la totalidad de los pagos diferentes a pagos laborales y rentas de trabajo (literal “c” del artículo 19 y literal “c” del artículo 20 de la Resolución273), los únicos registros con el NIT 222222222 que pueden figurar en su reporte serían los que realizaría con el Concepto “5001-salarios y demás pagos labores”, o con los Conceptos 5002, 5003 y 5004 (si son honorarios, comisiones o servicios con trabajadores independientes), pues estos son los únicos casos en los que se les permiten reportar en forma individualizada solo a los terceros que acumularon más de $10.000.000 y los demás terceros pueden reportarlos en el registro de cuantías menores con el NIT 222222222.
En vista de que en esta ocasión la DIAN volvió a exigir que se incluyan hasta los gastos y costos que serían no deducibles fiscalmente, se debe aclarar lo siguiente:
Además, en los otros formatos similares al 1001 (1014, 1016, 1043, 1046 y 1056), utilizados solo para reportar los pagos especiales hechos por los tipos de reportantes especiales que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar información sobre pagos a terceros (mandatarios en contratos de mandato, el encargado de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.), en ellos no existe la columna de “pagos no deducibles”, pues el reportante solo debe informar a quién hizo el pago y por cuenta de quién lo hizo, sin importar cómo lo utilizará este último.
Por otro lado, en la estructura del formato 1001 (y en la de sus similares, los formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056), se sigue indicando que cuando un reportante deba detallar el pago o causación que haya efectuado a favor de un tercero durante el 2013, no solo debe distinguir si el gasto o costo en el que incurrió será o no deducible en su declaración de renta, sino que también debe especificar, en columnas individuales, si ese gasto o costo tiene incluido algún valor por IVA que no fue tomado como descontable en las declaraciones de IVA y que por eso se llevaba como mayor valor del gasto (ver parágrafo 14 del artículo 22). Si no se hace esta separación entre el pago y su IVA, obviamente para la DIAN se alteran los procesos de cruces de información con el tercero, pues dicho tercero como contrapartida, en su formato 1007, solo reportará que tuvo un “ingreso”, pero no lo reporta junto con el IVA generado, ya que éste lo reporta en otro formato distinto a aquel en el que reporta sus ingresos (en el 1006). Así que si la DIAN solo cruza el formato 1001 del comprador con el 1007 del vendedor se necesita que el IVA esté discriminado. Adicionalmente, y como lo dijimos en unos párrafos anteriores, esta discriminación que se solicita con el IVA que esté sumando junto con el costo o gasto, no se podrá hacer con el valor del INC (impuesto nacional al consumo), debido a que la DIAN se olvidó de diseñar columnas especiales para reportar por separado dicho impuesto y siempre se quedará sumando como mayor valor del costo o gasto deducible o no deducible.
También se puede destacar que si alguien adquirió un activo fijo o unos inventarios, porque fue beneficiario de la liquidación de una sucesión ilíquida, o la liquidación de un ente jurídico, o porque se los dieron en calidad de donación en especie, no se reportarían, pues es claro que en tales casos no se efectuó ningún “pago o abono en cuenta al tercero”; solo se deben reportar en el formato 1007, ya que fueron “ingresos recibidos en especie de terceros”.
Si pensamos en el caso de los activos adquiridos bajo leasing en modalidad de “Leasing financiero” (numeral 2 del artículo 127-1 del E.T., que exige reconocer el activo desde el comienzo del contrato), es claro que el valor registrado en los “derechos intangibles” de la contabilidad (cuenta 162535) no se debe reportar como “compra de activo”, pues los contratos de Leasing son simples “contratos de arrendamiento” y por tanto el dueño del activo (la entidad financiera que lo dio en Leasing) no lo ha vendido todavía.
De igual forma, en el caso de los dineros que las cooperativas debitan en sus cuentas del pasivo con las que se reflejan las partes pertinentes de sus excedentes de ejercicios anteriores que son trasladados a tales cuentas del pasivo, los débitos en esa cuenta fueron pagos a terceros para ejecutar los excedentes de años anteriores tal como lo exige la norma cooperativa, pero no son pagos a los asociados de la cooperativa, en consecuencia, no se puede decir que se informarían como “distribución de excedentes” (Concepto 5059). Es decir, estos débitos se reportan como “pagos no deducibles” y con los NIT de los terceros a los que se les hizo el pago.
En el desarrollo del literal “e” (para el cual se usa el formato 1001) solo se manejarán los costos y gastos que tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los demás costos y gastos tales como el gasto depreciación o la deducción por activos fijos productivos, por no tener un beneficiario externo real, se reportarían solo por quienes deban desarrollar la información del literal “k” y lo harían usando el formato 1011 (ver numeral 5 del artículo 28 de la Resolución 273 y el numeral 3.9 de esta publicación). Recuérdese además, para quienes tenga que elaborar el mencionado formato 1011, que la “deducción por activos fijos productivos” (artículo 158-3 de E.T) es una deducción especial que luego del año gravable 2010 solo la pueden seguir utilizando los contribuyentes que hayan incluido este beneficio en sus “contratos de estabilidad jurídica”, Ley 963 de 2005, firmados con el Estado antes de diciembre de 2012 (pues esta ley fue derogada totalmente con el artículo 166 de la Ley 1607 y por tal razón después de diciembre de 2012 no se podían firmar nuevos “contratos de estabilidad jurídica”).
Sobre el “gasto o costo por diferencia en cambio”, habría que comentar que éste en realidad nunca es reconocido por el beneficiario del exterior como un “ingreso”. Piense, por ejemplo, que el beneficiario del exterior tenía una cuenta por cobrar de 100 dólares y se le pagan 100 dólares. Allí es claro que el tercero del exterior nunca reconoce un mayor “ingreso” aunque a la empresa colombiana, en el momento del pago, haya registrado, por efectos de la tasa de cambio, un “gasto diferencia en cambio”. Incluso a veces el “gasto por diferencia en cambio” se origina por ajustar a la baja unos dólares que se tienen en efectivo en caja fuerte, o un saldo en cuentas por cobrar en moneda extranjera, etc., y esto tampoco es reconocido por los terceros del exterior como un “ingreso”. Este “gasto o costo por diferencia en cambio”, como realmente no fue pagado al tercero, no se reporta en el formato 1001. Tampoco se reportaría en el 1011, pues en él no hay diseñado un concepto especial para este tipo de gastos. El detalle de esta partida se vería en el renglón 327 del formato 1732 para quienes tengan que elaborarlo.
Así mismo, todo el que esté obligado a desarrollar la información del literal “e” (por pagos o causaciones a terceros) queda obligado a elaborar el reporte que se exige en el artículo 25, numeral 1, de la Resolución 273, es decir, deberá reportar en otro formato especial (el formato 1005) la totalidad de los terceros con quienes se originaron los IVA descontables que haya llevado a sus declaraciones de IVA presentadas durante el 2013 (fuesen bimestrales, cuatrimestrales o anual; ver el numeral 3.5 de esta publicación). En el otro formato 1005 solo se solicitan nombres y NIT del tercero y la cifra del IVA descontable (no direcciones). Si no estuvo obligado a presentar declaraciones de IVA, se ahorra este trabajo.
Además, si el costo o gasto fue tomado por más del 100% del verdadero valor pagado o causado (por ejemplo, la donación a la fundación Gustavo Matamoros que se deduce en un 125% del valor pagado; ver artículo 126-2 del E.T.), al tercero, en el formato 1001, solo se le reporta con el 100% del valor pagado (para nuestro ejemplo, con el Concepto 5013). Después, si al reportante le corresponde entregar también el formato 1011, le exigirán que reporte (sin nombres de terceros) el valor que finalmente se tomó como deducible en la declaración de renta, en este caso, el 125% del pago y con el Concepto 8222. Esto servirá para que la DIAN controle que lo reportado en el formato 1001 con el Concepto 5013, al ser multiplicado por un máximo de 125%, le arroje lo que figuraría en el formato 1011 y Concepto 8222. Verificaciones similares se deben tener presentes para otros conceptos que se utilicen en el formato 1001, tales como los siguientes:
De igual forma, es importante hacer los siguientes comentarios en cuanto a ciertos conceptos importantes que se usan en el formato 1001:
El nuevo formato 1001, versión 9 (se le incluyeron solo dos nuevas columnas denominadas “Retención practicada del CREE” y “Retención asumida del CREE”; al respecto, véase el parágrafo 15 del artículo 22 de la Resolución 273).
Si el reportante es alguno de los que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar esta información de pagos y retenciones a terceros (es decir, los mandatarios en contratos de mandato, o los encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.), solo usarían el formato 1001 para reportar sus propios costos y gastos. Pero para reportar los pagos especiales que ejecutaron por cuenta de sus mandantes o miembros, deben hacerlo en los formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056, que igualmente cambiaron de versión para los reportes del 2013, pues a tales formatos, al igual que al 1001, también se les agregaron las dos nuevas columnas sobre retención practicada o asumida del CREE (ver artículos 29, 30, 31, 32 y 33 de la Resolución 273).
El formato el 1001 y sus similares tienen las siguientes particularidades:
Se debe tener presente la restricción que existe a la hora de diligenciar cualquiera de los formatos de la Resolución 273, referente a que cada archivo no puede contener más de 5.000 registros; por tanto, quienes deban detallar los pagos y retenciones practicadas a terceros durante el 2013, y el reporte les exija incluir más de 5.000 registros, deberán elaborar varios “formatos 1001”, guardando el límite respectivo en cada uno y diferenciando un archivo de otro con el “número de consecutivo de envío”.
La persona jurídica reportante, o la persona natural y/o sucesión ilíquida reportante, debe asegurarse de que en sus respectivos RUT figure la responsabilidad “14-Informante de exógena”. Si aún no tienen firmas digitales para el representante legal de la persona jurídica o para la persona natural reportante, tienen que conseguirlas oportunamente.
Todos los reportantes deben entregar el formato 1001 (así sea su único formato a entregar) únicamente en forma virtual por el portal de internet de la DIAN. Esto significa que si el representante legal de las personas jurídicas obligadas a hacer los reportes, o la persona natural misma obligada a entregar los datos de sus pagos a terceros, son individuos que hasta el momento no tienen asignada una firma digital en la DIAN, deben solicitarla con tiempo (a más tardar tres días hábiles antes de que se venza el plazo para entregar la información) y luego tienen que activarla (téngase presente que estos reportes solo los firma el representante legal o la persona obligada a reportar, no los tienen que firmar ni sus contadores ni sus revisores fiscales). En el trámite para obtener las firmas digitales debe escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN, o enviar a un apoderado, o enviar a un simple por tercero autorizado. Este último es el que iría hasta la DIAN con una carta simple autenticada ante notario (ver parágrafo 2 del artículo 49 de la Resolución 273). En este trámite la DIAN diligenciará un formulario 10036 en el que debe quedar indicada una cuenta de correo electrónico a la cual se hará llegar el archivo especial de extensión “.epf” (junto con una contraseña), con el fin de que el titular de esa cuenta de correo electrónico lo descargue y efectúe el proceso de “activación” en el portal de internet de la DIAN (en este proceso se autoasignará una nueva contraseña que solo él conocerá) para que así pueda usar la firma en los reportes que entregará.
Para poder obtener los mecanismos de firma digital es necesario que el representante legal (en el caso de las personas jurídicas) tenga su propio RUT y que allí le figure la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”. Si el representante legal aún no tiene RUT, deberá tramitarlo en la DIAN cumpliendo con los requisitos fijados en el nuevo Decreto 2460 de noviembre 7 de 2013 (el cual derogó al anterior Decreto 2788 de 2004 y que había sido modificado con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011) y llevando a la DIAN los siguientes documentos básicos (ver artículo 10 del Decreto 2460 de 2013):
Si el representante legal de los entes jurídicos, o la persona natural obligada a reportar, tienen asignada previamente alguna firma digital (sea que se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para entregar otro tipo de reportes a la DIAN), no deben solicitar una nueva, pues con la que tienen asignada podrán entregar virtualmente los reportes de la información exógena (ver parágrafo 3 del artículo 49 de la Resolución 273). Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, con la firma que le asignaron la primera vez firmará digitalmente en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo y con ella también puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado.
El trámite de obtención y activación de la firma digital es gratuito y es recomendable realizarlo desde ya para no dejarlo para los últimos días.
Hay que destacar que en el caso de los representantes legales de los entes jurídicos, al iniciar sesión en el portal de la DIAN para empezar a subir los formatos de información exógena de la entidad que representan, es muy importante que se aseguren de ingresar con la opción “organización” y no con la opción “a nombre propio”, pues si lo hacen con esta última opción, los archivos que entreguen no se entenderían como archivos que le pertenecen al ente jurídico que representan, sino que se tomarían como archivos de información del propio representante legal como una persona natural cualquiera reportante, y ello sería muy grave pues significaría que la entidad se quedó sin haber entregado los reportes que le correspondía entregar.
Conviene aclarar que si alguien está obligado a entregar estos reportes de información exógena de forma virtual, automáticamente queda obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver artículo 1 numeral 11, y artículo 3, ambos en la Resolución 12761 de diciembre de 2011). Esto sería aplicable en especial a las personas naturales que por primera vez les corresponda entregar información exógena, ya que empezarían a prestar declaraciones tributarias virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se venza el plazo para entregar los reportes de exógena, pues las personas jurídicas, desde julio de 2012 en adelante, están siempre obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar declaraciones de retención en la fuente (ver artículo 1 numeral 12, y artículo 2, ambos de la Resolución 12761 de 2011 la cual fue modificada con la Resolución 0019 de febrero de 2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de exógena solo los firmará el representante legal, y si el reportante es alguien que luego tendrá que presentar sus declaraciones en forma virtual, para la presentación de sus declaraciones en forma virtual, si siempre llevan firma de contador o de revisor fiscal, será necesario que también le consigan firmas digitales a estos si aún no las tienen.
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o de pérdida de la “firma digital”. Si se pierde dicha “firma digital”, deben solicitar un cambio mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver parágrafo artículo 50 Resolución 273). Por tal razón conviene tener copias del archivo del mecanismo de firma digital (el que tendrá siempre extensión .epf) en varios sitios.
En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2012, la DIAN incluyó un artículo denominado “contingencia” (artículo 50 en la Resolución 273), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, el reportante deberá llevar los archivos en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la “firma digital” para intentar cargarlos directamente en los computadores de la DIAN. Si esto tampoco funciona, la DIAN emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
Según el artículo 36 de la Resolución 273, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirán de acuerdo con la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante si es o no un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) para lo cual deberá examinarse únicamente la Resolución 0041 de enero 30 de 2014.
Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 21 de abril y el 6 de mayo de 2014, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 7 de mayo y el 4 de junio de 2014 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que incluimos cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicación).
En este caso, el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, es un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (incluso la corrección del formato 1732 si está obligado a ello) en el que se tendrán en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o las correcciones a las declaraciones de retención o autorretenciones en la fuente, la DIAN queda facultada para imponer la sanción del artículo 651 del E.T. (regulado con Resolución 11774 de diciembre de 2005, la cual se encuentra todavía “suspendida en forma provisional”, según el expediente 18826 de mayo de 2012 que le abrió el Consejo de Estado; según la Resolución 11774 de 2005 se aplicaría el 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos, sin importar que el propio reportante los haya corregido voluntariamente antes de que la DIAN lo detectara y lo obligara; ver Concepto 80262 de noviembre de 2005).
De ser así, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya han presentado la información exógena e incluso el formato 1732.
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