Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2013

Literal “a” del artículo 631 del E.T.  Artículos 19, 20 y 21 de la Resolución 273 de diciembre 10 de 2013

¿A quién corresponde desarrollar esta información?

Este reporte corre por cuenta de las personas jurídicas con ánimo de lucro (códigos “01” a “99” en la casilla 63, y código “01” en la casilla 70, ambas en la segunda página del RUT), las empresas comunitarias (código “10” en la casilla 69 segunda página del RUT), las cooperativas de todo tipo (códigos “01” hasta “99” en la casilla 66 de la segunda página del RUT) y los fondos de empleados (opción “15” en la casilla 65 segunda página del RUT), siempre y cuando hubieran existido en el año anterior (2012), y en dicho año hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.

¿Cuál información se solicita?

Datos básicos (nombres y/o razones sociales, valor fiscal patrimonial de su aporte a diciembre 31 e incluso direcciones y código del país) de todos aquellos que a diciembre 31 de 2013 figurasen como socios o accionistas o cooperados o comuneros o asociados, sin importar el monto del valor nominal de sus aportes a dicha fecha. Este reporte se hará en el formato 1010 versión 8 (usada en los reportes del 2012).

El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el 2013 (caso de las sociedades comerciales y las empresas comunitarias), o el valor que del fondo de protección de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado o asociado (caso de las cooperativas y fondos de empleados; ver cuenta 3205 en el plan único de cuentas de estas entidades), no quedarán incluidos en el formato 1010, pues se deberán llevar al formato 1001 con los Conceptos 5043 (caso de sociedades comerciales) o 5059 (caso de cooperativas y fondos de empleados; ver artículo 22 de la Resolución 273). Con el ajuste de reportar los dividendos o participaciones en otro formato diferente, la DIAN sí logra conocer el valor de participaciones, dividendos o remanentes que se repartieron a todos los socios o accionistas o comuneros o cooperados, incluso todos aquellos que no quedarían incluidos en el formato 1010 porque a diciembre 31 ya no son miembros de la entidad, pero que sí las habían recibido antes de vender sus acciones o aportes.

Para hacer el reporte se deben seguir los siguientes pasos:

1) Se deben reportar los socios, accionistas, cooperados, comuneros o asociados a diciembre 31 de 2013, incluyendo tanto a los que residen en Colombia como en el exterior. A los del exterior se les identificará con el NIT que usen para efectos del impuesto de renta o su similar en sus países de residencia. Si no usan NIT en dicho país, se les reportará con los seudo-nits que se mencionan en la Resolución, los cuales equivalen a un tipo de documento “43” y empiezan con 444444001, pero pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000.

2) Para definir el valor por el cual se reporta el monto de su aporte social a diciembre 31 de 2013, se debe proceder así:

a) El reportante que sea sociedad comercial, o el reportante que sea empresa comunitaria,reportará como “valor patrimonial del aporte” del socio o accionista o comunero a diciembre 31 de 2013 el resultado que se obtenga de tomar el porcentaje de participación que el socio o accionista tenga a diciembre 31 de 2013 y multiplicarlo por el patrimonio líquido fiscal de la sociedad o empresa comunitaria a diciembre 31, si es positivo (Renglón 41 del formulario 110 para declaración de renta 2013, o el renglón 212, casilla tipo 1, si también le corresponde entregar el formato 1732 ). Cuando el valor a reportar del aporte a diciembre 31 sea negativo, el valor patrimonial del aporte deberá informarse como cero (0).

b) El reportante que sea cooperativa o fondo de empleados, reportará como “valor patrimonial del aporte del cooperado o asociado” el valor contable que le figura en las cuentas del PUC, códigos 3105 (aporte social) y 3110 (fondo de revalorización de aportes).

Al respecto, es importante aclarar que el valor patrimonial por el cual quede reportado en el formato 1010 el aporte social a diciembre 31 de 2013 de un socio, accionista, cooperado, comunero o asociado, no siempre será igual al valor fiscal por el cual el respectivo socio, accionista, cooperado, comunero o asociado lo reflejaría en su propio patrimonio fiscal del 2013. En efecto, los aportes en el patrimonio fiscal de los socios, accionistas, cooperados, comuneros o asociados solo se incluyen por lo que haya sido el costo fiscal para cada uno de ellos, pero nunca por valores intrínsecos (ni fiscales ni contables) que les certifiquen las entidades donde los poseen (ver artículos 268 y 272 del E.T.). Por tanto, la información que entregue la entidad en el formato 1010 sobre el “valor patrimonial del aporte” a diciembre 31 del 2013 del respectivo socio, accionista, comunero, cooperado o asociado, no siempre va a cruzar con el valor que a su turno vayan a incluir ellos en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o hasta en los formatos 1012 (si les corresponde entregarlos; ver artículo 28 numeral 2 de la Resolución 273).

Por consiguiente, la DIAN solo podría usar los datos que le lleguen en el formato 1010 de parte de las entidades como un simple referente del valor aproximado por el cual el socio, accionista, cooperado, comunero o asociado reconocería su respectiva inversión (activo) en el patrimonio fiscal a diciembre de 2013. Si el socio, accionista, cooperado, comunero o asociado es una persona natural o una sucesión ilíquida, la DIAN puede presumir que según el valor del aporte que reportó la entidad en el formato 1010, la persona natural o sucesión ilíquida puede quedar obligada a declarar, pues este solo activo (el aporte en las entidades) tiene un valor fiscal alto que sumado a los otros que también tenga la persona natural o sucesión ilíquida a diciembre 31 de 2013 la haría exceder el monto de patrimonio bruto lo cual la obligaría a declarar renta por el 2013 (4.500 UVT de patrimonio bruto a diciembre de 2013, unos $120.785.000, lo que obligaría a la persona a declarar renta; ver artículo 592 y siguientes del E.T. y el artículo 7 del Decreto 2972 de diciembre 20 de 2013). Así mismo, es fácil suponer que si a la DIAN le llegarán los datos de los aportes de todos los socios o accionistas a diciembre 31 de 2013, esto le permitirá detectar que los contribuyentes a los cuales les esté haciendo algún tipo de embargos o de cobros coactivos, sí tienen algo de acciones o aportes, con los cuales responder ante las deudas de la DIAN y, por tanto, se les podrá embargar dichas acciones o cuotas.

Formato a utilizar

El mismo formato 1010 versión 8 utilizado en los reportes del año 2012. 

En él se exigen las direcciones de todos los terceros (domiciliados en Colombia o en el exterior). En todo caso, cuando se trate de los domiciliados en el exterior los datos de “dirección”, “código del departamento” y “código del municipio” no se diligenciarán, pues solo se les reporta el “código del país”. El formato además tiene dos columnas especiales para reportar el porcentaje de participación del socio, accionista, cooperado, comunero o asociado a diciembre de 2013. Una columna donde la participación porcentual se escribirá sin separador de cifras decimales, y la otra donde se detallará cuántas eran las cifras decimales para la cifra de la primera columna.

Si en vez de cédula se reporta el NIT (tipo de documento “31”), el “dígito de verificación del Nit” se informaría solo si se conoce.

Manera de entregar los reportes

En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”. Además, el representante legal de la entidad también deberá contar con su propio RUT y en él debe figurar la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.

Adicionalmente, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones, usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN (esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal).

Plazos

Según el artículo 36 de la Resolución 273, los plazos para la entrega de este reporte dependerán de si el reportante, para la fecha en que se entregará el reporte, tiene o no la condición de “grande contribuyente” (responsabilidad “13” en el RUT) para lo cual deberá basarse únicamente en la Resolución 0041 de enero 30 de 2014.

Los plazos son:

Grandes Contribuyentes

Personas jurídicas

En el diseño de este calendario de vencimientos para la entrega de los reportes del año gravable 2013, en comparación con el calendario de vencimientos del año 2012 (Resolución 117 de octubre de 2012), debe destacarse que la DIAN hizo una notoria rotación en relación con los NIT cuyo vencimiento será más temprano y los NIT cuyo vencimiento será más tardío. Así, por ejemplo, en el caso de los vencimientos de personas jurídicas que no son grandes contribuyentes, en el calendario para los reportes del 2012 los NIT que se vencían primero eran los terminados en 96 a 00, y se descendía en forma secuencial hasta llegar a los NIT terminados en 01 a 05. Pero esta vez el orden de los vencimientos para los reportes del 2013 es bastante aleatorio, pues se empieza con los terminados en 26 a 30, y se va aumentando el rango en cada cinco dígitos para llegar a los NIT terminados en 96 a 00. Al llegar a este rango de nuevo se empieza con los terminados en 01 a 05 con los cuales se avanza hasta llegar a los terminados en 21 a 25. Este cambio en el diseño de los calendarios entre un año y otro se hace para subsanar la queja que a veces tienen ciertos informantes cuando dicen que si la DIAN no hace rotaciones en sus calendarios, y además por causa de los números que tienen como los dos últimos dígitos de su NIT (los cuales nunca pueden cambiar), siempre les aplicarían los primeros vencimientos, mientras que a los demás informantes, con otro tipo de NIT, les corresponderían los últimos vencimientos; por tanto, los que pertenecen a la última fecha de vencimiento en el calendario, obviamente cuentan con más tiempo para preparar y entregar sus reportes que los primeros.

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte del 2013 la entidad reportante descubre que es necesario corregir la declaración de renta 2013, y con ello cambia el renglón 41 de patrimonio líquido?

En este caso, el reporte inicial, aunque coincida con el valor originalmente llevado a la declaración de renta 2013 en el renglón 41, es un reporte con errores. Por consiguiente, al presentar el nuevo reporte, en el que se tendría en cuenta el valor de la corrección a la declaración de renta, la DIAN quedaría facultada para imponer la sanción del artículo 651 del E.T (Regulado con la Resolución 11774 de diciembre de 2005, la cual se encuentra todavía “suspendida en forma provisional”, según el expediente 18826 de mayo de 2012 que le abrió el Consejo de Estado; según ésta se aplicaría el 3% a los valores inicialmente reportados, pero que eran erróneos, sin importar que el propio reportante los haya corregido voluntariamente antes de que la DIAN lo detectara y lo obligara; ver Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Infortunadamente, aunque la corrección a la declaración de renta no genera sanción, ya que no se estarían modificando los valores a pagar o a favor en la misma, sí se haría necesario corregir el reporte del formato 1010 de información exógena (incluso el formato 1732 si están obligados a entregarlo), por lo cual, la sanción se produciría justamente por este lado.

De ser así, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a las declaraciones tributarias, si ya han presentado la información exógena e incluso el formato 1732.

Ejercicio Práctico

Información respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2013

A continuación se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial haría la recolección de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal “a” del artículo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2013.