Todas las personas naturales que deban declarar renta por primera vez deben asegurarse de efectuar, en primer lugar, su inscripción en el RUT a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar.
Este proceso deberá realizarse virtualmente mediante la plataforma web de la Dian.
Todas las personas naturales que deban declarar renta por primera vez (al igual que las que vayan a declarar de forma voluntaria por primera vez, de acuerdo con las indicaciones del artículo 6 del Estatuto Tributario –ET–) deben asegurarse de efectuar, en primer lugar, su inscripción en el RUT (haciendo figurar en el mismo la responsabilidad 05 – “Régimen ordinario”) a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar, so pena de que les sean aplicadas las sanciones dispuestas en el artículo 658-3 del ET (una [1] UVT por cada día de retraso).
Lo anterior se confirma en el artículo 1.6.1.2.8 del DUT 1625 de 2016, modificado por el Decreto 678 de 2022, en cuyo inciso segundo se lee:
Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, acorde con lo establecido en los artículos 592 y 593 del Estatuto Tributario y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, tendrán plazo para inscribirse en el registro único tributario –RUT–, hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse con una calidad diferente a la de declarante del impuesto sobre la renta y complementarios.
Las personas que deban declarar renta y al mismo tiempo figuren como no responsables del IVA (anterior régimen simplificado) podrán inscribirse en el RUT de forma virtual. Dado que esta tarea deberá hacerse a más tardar en la fecha del vencimiento para la presentación de la declaración de renta, es importante destacar que la Dian tiene habilitada en su portal web la opción para que ciertas personas naturales efectúen su proceso de inscripción de forma totalmente virtual y sin necesidad de contar con firma electrónica.
Al respecto, las personas naturales que figuren como no responsables del IVA (responsabilidad 49) y requieran inscribirse por primera vez en el RUT, deberán seguir estos pasos:
1. Ingresar al portal de la Dian (www.dian.gov.co) y seleccionar la opción “Transaccional”. Dentro de ella se podrán observar los accesos a los sistemas de información, al igual que a otros servicios. Así se hará visible un ícono de letras amarillas llamado “RUT”.
2. Clicar la opción “Definir tipo de inscripción”.
3. Seleccionar el tipo de persona que será inscrita en el RUT. Para el caso de una persona natural, la plataforma solicita al contribuyente que se identifique con el número de cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería.
En esta ocasión, como novedad, se solicita informar inmediatamente un correo electrónico y escoger una o varias opciones sobre los motivos por los cuales se necesita la inscripción por primera vez en el RUT.
4. Cuando se dé clic en “Continuar”, la plataforma enviará un código de verificación al correo electrónico, el cual se deberá digitar en la opción “Validación de cuenta”.
5. La plataforma solicitará adjuntar una imagen con extensión .jpg o .png con las dos caras del documento de identidad. Es importante tener en cuenta que solo se cuenta con dos intentos para subir las respectivas imágenes. Si en el proceso el sistema no reconoce la imagen, se deberá continuar manualmente con el diligenciamiento de los datos correspondientes al documento de identidad.
Si el proceso de inscripción en el RUT debe continuarse manualmente, el sistema solicitará responder unas preguntas de validación con el fin de ratificar la identidad del contribuyente.
6. Diligenciar la información correspondiente a los datos de identificación, ubicación y contacto, así como los demás asociados a la inscripción en el RUT.
7. Una vez diligenciadas todas las secciones del formulario 001 de inscripción en el RUT, la plataforma de la Dian generará automáticamente el PDF con la prueba de la inscripción, el cual tendrá la marca de agua con la leyenda “Certificado documento sin costo”.
Nota: debe destacarse que anteriormente la plataforma de la Dian solo generaba un PDF con la leyenda “En trámite” y, por tanto, era necesario esperar algunos días para que la Dian internamente hiciera otras validaciones, luego de las cuales allegaba al correo electrónico reportado en el RUT el respectivo documento en PDF con la leyenda “Certificado”.
No obstante, con el nuevo procedimiento el RUT figura inmediatamente con la leyenda “Certificado documento sin costo”.
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