Instrucciones formulario 110 y formato 1732 – Gabriel Vásquez Tristancho

La mayoría de trámites tributarios son delicados, pero tratándose de procesar información con destino a la DIAN se requiere de algo más que digitar los valores correctos.  Es necesario entonces diseñar una metodología que permita ubicar el origen de cada de las cifras y sobre todo su explicación normativa, cuando hay diferencias entre las bases contables comerciales y las bases contables fiscales.

Hay un principio elemental en conciliaciones contables/fiscales, y es partir “siempre” de las cifras de la contabilidad comercial. Cuando los valores fiscales no tengan base contable comercial, por ejemplo el anticipo de renta del año siguiente, se sugiere soportar sus cómputos con las normas que determinan la base fiscal.

Resaltamos que las explicaciones de las diferencias en patrimonio y en renta, entre la contabilidad comercial y la contabilidad fiscal, debe tener por lo menos tres fundamentos: matemático, contable y jurídico. Cualquiera de los tres que falte, hará que la conciliación carezca de validez técnica. Por ejemplo, la conciliación entre la depreciación contable y la depreciación fiscal: 1- Los cómputos de la depreciación por reducción de saldos, debe estar sustentado en la fórmula matemática, 2- los registros de la depreciación diferida explican la parte contable y 3- los artículos 128, 129, 130, 131, 134, 135, entre otros del ETN, fundamentan lo jurídico – fiscal.

Los anexos explicativos para cada partida conciliatoria son necesarios, con el grado de detalle que permitan identificar cada transacción en su fuente original. Luego de un año o dos, no podemos recordar con mediana claridad de donde salieron las cifras o igualmente grave si los funcionarios que elaboraron las declaraciones no están. Aquí las técnicas para referenciar (o cruzar partidas) en auditoria funcionan perfecto. Una conciliación que no permita identificar la fuente, queda inmediatamente en cuestionamiento por parte de la autoridad fiscal o cualquier otro auditor que requiera verificar su origen. Cuando un responsable de la parte de contabilidad de impuestos no hace conciliaciones, es mejor pensar en cambiarlo.

No debemos olvidar que finalmente la DIAN dispondrá de varias fuentes de información internas y externas de cada contribuyente para determinar posibles inconsistencias. Internamente, deberemos referenciar (cruzar) medios magnéticos, formulario 110 y formato 1732, cada uno de ellos contra las cifras contables. Igual trabajo con las demás declaraciones, consolidadas las cifras anuales, de IVA, retención, Industria y Comercio, entre otros.  Externamente, la información suministrada por los terceros con los cuales se realizaron transacciones, permite a la autoridad tributaria referenciar la exactitud de nuestras declaraciones.

Si dado el caso, por las razones que sea, no se dispone de las conciliaciones contables/fiscales, la recomendación es reportar inmediato a la gerencia de esta irregularidad, porque es la primera señal de posibles errores en la elaboración de las declaraciones tributarias, con potenciales rechazos, sanciones y en general problemas con la sustentación de las bases imponibles.

La mayor parte de la información para los obligados a llevar contabilidad se reconoce por el sistema de causación (Artículos 27, 58, 104, ETN, entre otros). Sin embargo, algunas transacciones reportadas en el formulario 110 se reconocen en la contabilidad fiscal por el sistema de caja (pagos efectivos) y no por causación. Tal es el caso de la Casilla 32, aportes al SENA, ICBF, cajas de compensación (Artículo 114 ETN).  Cuando no se tiene dispuesto la información separada, se podría cometer el error de reportar lo causado, o incluso dejar de deducir en la vigencia 2011, “pagos” de aportes de años anteriores. Aunque no tiene renglón separado en el formulario 110, igual sucede con los impuestos “pagados” (artículo 115 ETN), dividendos y participaciones “percibidos” (Artículo 48 ETN). Adicional a los posibles rechazos, podría la autoridad tributaria proponer la sanción del artículo 651 del ETN por información mal reportada. Otras instrucciones para el diligenciamiento del formulario 110 la autoridad tributaria las ha señalado mediante Resolución 015 de marzo de 2012.

Sobre el formato 1732, sugerimos diligenciar de manera simultánea con el formulario 110 y la matriz de conciliación de cifras de medios magnéticos. Recordar que son las fuentes internas para detectar inconsistencias, que luego de presentadas, las correcciones posteriores podrían ocasionar sanciones.

Finalmente sugerimos a la autoridad tributaria aclarar para los no obligados a llevar contabilidad (reconocimiento por caja), que sean grandes contribuyentes o que cumplan cualquier otro de los requisitos establecidos en el artículo 3 de la Resolución 017 de 2012, si están obligados a diligenciar el formato 1732, o si los datos contables se deben omitir.

Cordialmente,

Gabriel Vásquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail:  gvasquez@bakertillycolombia.com