Instrumento de Firma Electrónica: cómo se obtiene y cuáles son sus características

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  • Publicado: 22 noviembre, 2016

Instrumento de Firma Electrónica: cómo se obtiene y cuáles son sus características

Mediante la Resolución 000070 de noviembre 3 de 2016, la DIAN sustituyó el mecanismo de firma digital por el Instrumento de Firma Electrónica –IFE–. A continuación damos a conocer qué es, a quiénes aplica, cuáles son sus características y cómo se puede obtener.

La Resolución 000070 de la DIAN reglamenta el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos puestos a disposición por dicha entidad.

¿Qué es el Instrumento de Firma Electrónica?

El Instrumento de Firma Electrónica –IFE– es la combinación de una Identidad Electrónica IE y un Código Electrónico CE–. Sirve para cumplir con los deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la DIAN.

¿A quiénes aplica el uso del IFE?

La DIAN habilitará el uso del IFE para aquellos que deben acceder a los servicios informáticos electrónicos de la entidad para cumplir con sus obligaciones y operaciones. Un aspecto a tener en cuenta es que, mediante la Resolución 000070 de noviembre 3 de 2016, se establece que el IFE sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica, quienes se denominarán suscriptores.

Características a tener en cuenta del IFE

  1. Identidad Electrónica –IE–: Es la identificación asignada a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la DIAN conforme a la información contenida en su respectivo RUT. Dicha identidad siempre será custodiada por la entidad y permitirá identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
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  3. Contraseña de la identidad electrónica: Es una combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del IFE y es usada como primer factor de autenticación.
  4. Código Electrónico –CE–: Es una combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del IFE y sirve como segundo factor de autenticación.
  5. Vigencia: La vigencia del IFE es de tres años, contados a partir del momento en que culmine el procedimiento de emisión o renovación del mismo.
  6. Gratuidad: El –IFE– implementado por la DIAN es gratuito.
  7. Exclusividad: El uso de los instrumentos de firma electrónica aplica solo para los suscriptores obligados a utilizar este medio.
  8. Firma: Un documento se entenderá firmado a través de los servicios informáticos de la DIAN cuando el sistema genere el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que se firmó el documento.

¿Cómo se obtiene la firma electrónica?

El usuario debe adelantar los siguientes procedimientos:

1. Emisión del Instrumento de Firma Electrónica: Consiste en la gestión presencial del usuario ante las instalaciones de la DIAN, en la cual solicitará la generación de la Identidad Electrónica –IE– y la habilitación del Instrumento de Firma Electrónica –IFE– para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presenten cambios en la información de identificación del contribuyente.

El usuario deberá actualizar la información en el RUT conforme al Decreto 2460 de 2013 y demás disposiciones reglamentarias que le modifiquen o sustituyan. En este proceso el usuario seleccionará 5 preguntas cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno que servirá para recuperar la contraseña de la IE en caso de olvido.

2. Renovación por migración al IFE: El suscriptor de la firma digital podrá renovar por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos de la DIAN.

¿Cuáles son las causales de renovación y revocación de la firma electrónica?

Se llevará a cabo la renovación del Instrumento de Firma Electrónica cuando el suscriptor desee continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la DIAN a través de los servicios informáticos electrónicos. En este sentido, el instrumento podrá ser renovado por las siguientes causales:

  • Extender la vigencia del IFE para continuar firmando ante la DIAN.
  • Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su IFE.
  • Por pérdida de la contraseña de la IE.

La revocación del Instrumento de Firma Electrónica es la gestión de oficio o la solicitud del suscriptor que se realiza para generar un nuevo instrumento o para dejar sin efecto el actual por las siguientes causales:

  • Cambio de identidad del suscriptor.
  • Muerte del suscriptor.
  • No encontrarse dentro de los obligados a firmar electrónicamente, sin que esto lo exima de las obligaciones contraídas con la DIAN.
  • Cuando el sistema de seguridad de la DIAN haya sido comprometido y se afecte la confiabilidad de las identidades electrónicas emitidas a sus suscriptores.
  • Por orden judicial o informe de autoridad competente.

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