Instrumento de firma electrónica sustituiría al mecanismo de firma digital

El pasado 31 de octubre, la DIAN dio a conocer su proyecto de resolución mediante el cual se sustituiría el mecanismo de firma digital por el nuevo Instrumento de Firma electrónica –IFE–, su implementación se llevaría a cabo entre el 8 de noviembre de 2016 y 30 de junio de 2017.

La DIAN pretende sustituir el uso del mecanismo de firma digital por el nuevo Instrumento de Firma electrónica –IFE–, con lo cual aquellos trámites que deban adelantarse a través de los servicios informáticos electrónicos de la entidad serían respaldados por el IFE, que estaría compuesto por una Identidad Electrónica –IE– y un Código Electrónico –CE–.

Así, para obtener el Instrumento de Firma electrónica, se debería realizar lo siguiente:

• Si el suscriptor posee firma digital tendría la posibilidad de solicitar una renovación por migración a través de los sistemas informáticos de la DIAN. El usuario contaría con 20 días calendario contados a partir de la fecha de la solicitud para dicho proceso de renovación mediante autogestión de habilitación del IFE, en caso de no hacerlo debería iniciar el proceso de emisión del IFE, que se describe a continuación.
• Emisión del Instrumento de Firma electrónica: para efectuar este procedimiento, el suscriptor debería dirigirse a las oficinas de la DIAN y solicitar la generación de la Identidad Electrónica y la habilitación del Instrumento de Firma Electrónica. El contribuyente tendría 20 días calendario contados a partir de la fecha de la solicitud para finalizar la autogestión de habilitación del mismo, de lo contrario debería solicitar que se reinicie el proceso.

Es preciso tener en cuenta que la DIAN ha contemplado, para la implementación del IFE, el periodo comprendido entre el 8 de noviembre de 2016 y el 30 de junio de 2017, dependiendo de si es gran contribuyente, persona jurídica y asimilada o persona natural obligada a nombre propio que no se encuentre vinculada a grandes contribuyentes y personas jurídicas. Las fechas para acogerse a este sistema varían de acuerdo al último dígito del NIT de cada usuario, tal como se detalla a continuación.

Grandes contribuyentes

Personas jurídicas y asimiladas

Personas naturales obligadas a nombre propio y que no se encuentren vinculadas a grandes contribuyentes y personas jurídicas

Considerando que el IFE estaría vigente durante tres años contados a partir de la culminación de cualquiera de los dos procedimientos descritos con anterioridad (emisión del IFE o renovación por migración), para extender su vigencia  el usuario debería realizar una renovación por medio de los servicios electrónicos de la DIAN.

Otros motivos por los cuales podría llevarse a cabo la renovación serían si el suscriptor considera que se ha vulnerado la seguridad de su IFE o ha perdido su contraseña y no recuerda las preguntas reto que configuró en el momento de llevar a cabo cualquiera de los dos procesos antes descritos, en este último caso el usuario debería efectuar la renovación del IFE de manera personal y acudir a las instalaciones de la DIAN. Cuando el suscriptor no finalice el proceso dentro de los 20 días calendario después de haber realizado la solicitud entonces sería necesario que reinicie el proceso.

Así mismo, se han contemplado como causales de revocación del IFE el cambio de identidad del suscriptor, la muerte del mismo, cuando el sistema de seguridad de la DIAN ha sido comprometido y afecte la confiabilidad de las identidades electrónicas o, llegado el caso, por orden judicial o informe de autoridad competente. Si el suscriptor es quien realiza la solicitud de revocación entonces debería llevar a cabo dicho trámite de manera presencial y acudir a las oficinas de la DIAN.

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