Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

KPMG: Procedimiento que tiene la Dian para inscribir de oficio a un obligado en el Registro Único Tributario


Actualizado: 26 enero, 2009 (hace 15 años)

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¿Cuál es el procedimiento que tiene la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para inscribir de oficio a un obligado en el Registro Único Tributario?

Respecto a la inscripción de oficio en el Registro Único Tributario (RUT), el Gobierno Nacional reguló dicho procedimiento mediante el Decreto 4714 de fecha diciembre 15 de 2008 “Por el cuál se reglamenta el artículo 555-2 del Estatuto Tributario”.

Señala este Decreto, que si la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a través de las respectivas Direcciones Seccionales o quien haga sus veces, establece que no se han inscrito los obligados a cumplir con dicha obligación, podrá hacerlo de oficio.

Para ello, deberá requerir previamente al presunto obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario, para que en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de notificación del respectivo requerimiento, presente respuesta ante la Dirección Seccional o quien haga sus veces.

Si fuere necesario, el funcionario del área de gestión y asistencia al cliente que conozca de la respuesta o quien haga sus veces, decretará las pruebas que estime pertinentes dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del plazo para responder el requerimiento.

Posteriormente y si hubiere mérito, el área de gestión y asistencia al cliente o quien haga sus veces en la Dirección Seccional, dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha del auto que decreta pruebas o al vencimiento del plazo para responder el requerimiento según el caso, ordenará la inscripción en el Registro Único Tributario mediante resolución motivada la cuál deberá ser notificada personalmente o por correo al obligado a inscribirse, conforme lo señala el Estatuto Tributario.

Una vez ha sido notificado en debida forma el acto administrativo que ordena la inscripción en el Registro Único Tributario, el inscrito podrá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación interponer un recurso de reposición ante el mismo funcionario que profirió el acto administrativo, recurso que deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a su presentación por el área de gestión y asistencia al cliente o dependencia que haga sus veces.

Una vez en firme el acto administrativo que ordena la inscripción en el Registro Único Tributario, ya sea por la no interposición de recurso de reposición dentro del término señalado anteriormente o por ser decido en contra del obligado, se procederá a realizar la respectiva inscripción de oficio.

Al cambiar mi compañía de razón social, ¿Puedo utilizar la facturación anterior hasta agotar existencias o hasta cierto tiempo prudencial tal como lo señala la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en sus doctrinas? En ese caso, ¿Qué se entiende por tiempo prudencial?

En cuanto a su inquietud relacionada con la facturación por el cambio de razón social de la compañía, nos permitimos señalar que de conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, para efectos tributarios la factura de venta deberá contener al momento de su expedición el siguiente requisito preimpreso:

“Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quién presta el servicio”

De manera que, al efectuar la compañía el cambio de la razón social, es necesario solicitar autorización para un nuevo rango de consecutivo de facturación, sin embargo, es posible continuar utilizando la autorización de facturación que se tenía previa al cambio, siempre y cuando se indique en la factura la nueva razón social a través de algún medio preimpreso y dicho procedimiento sea utilizado por un tiempo prudencial, no hasta agotar las existencias como lo manifiesta en su consulta.

En tal sentido, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, se pronunció mediante el Concepto 34566 de junio 9 de 2005, en la cuál señaló que:

“(…) es razonable que durante el término de adecuación formal y asimilación del cambio, por un tiempo prudencial subsiguiente al registro en cámara de comercio de la escritura pública mediante la cuál se modifica la razón social (…) puedan utilizar la facturación autorizada en forma previa al cambio de razón social, para lo cuál bastará que por cualquier medio preimpreso, se indique en la facturación expresamente la razón social actual…”.

En cuanto al “tiempo prudencial” señalado en la anterior doctrina oficial, la misma autoridad tributaria se manifestó en su Oficio 009836 de fecha febrero 2 de 2006, indicando que:

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El término prudencial al cual se hace alusión en el concepto citado, debe entenderse como el tiempo razonable para efectuar todas las diligencia necesarias para realizar el cambio, como es el registro en la Cámara de Comercio de la escritura de modificación de la razón social, la actualización del RUT, la solicitud y autorización de la nueva facturación por parte de la DIAN y la impresión de las facturas. Ese tiempo no puede especificarse en un número determinado de días, ya que la realización de los trámites depende de cada entidad competente.

En consecuencia, el término prudencial debe entenderse como aquel necesario y suficiente para adelantar las gestiones que permitan la obtención de la nueva documentación.

A pesar de que la DIAN señala de manera especifica que el tiempo prudencial es para realizar los cambios en la Cámara de Comercio, el Registro Único Tributario, nuevo rango de facturación y la impresión de las mismas, consideramos que en caso de existir otro tipo de trámites que implique necesariamente la utilización por un mayor término del anterior rango de facturación, podría continuar haciéndolo, para lo cual recomendamos tener la debida documentación y soportes que demuestren que se está a la espera de una respuesta por parte de las entidades en las cuáles se han efectuado dichos trámites adicionales.

En caso tal de no cumplir con dicha obligación formal, existe el riesgo fiscal de que la compañía sea requerida y le sea impuesta la sanción de que trata el artículo 657 del Estatuto Tributario correspondiente a la clausura del establecimiento de comercio.

Cuál es el porcentaje de retención en la fuente por el pago de una indemnización a un ex empleado y cuál sería el soporte válido en caso de realizarse una conciliación prejudicial?

En relación con el porcentaje de retención en la fuente, el Artículo 401-2 del Estatuto Tributario señala que los pagos o abonos en cuenta por concepto de indemnizaciones diferentes a las indemnizaciones salariales y a las percibidas por los nacionales, como resultado de demandas contra el Estado y a las contempladas en los Artículos 45 y 223 del Estatuto Tributario, que tratan sobre indemnizaciones sobre daño emergente y las relacionadas con seguros de vida, respectivamente, estará sometida a retención por concepto de renta a la tarifa del 33%, si los beneficiarios de la misma son extranjeros sin residencia en el país. Si los beneficiarios del pago son residentes en el país, la tarifa de retención por este concepto será del veinte por ciento (20%).

Así las cosas, el pago por la indemnización en mención se encuentra sometida a la tarifa de retención en la fuente del 20%, entendiendo que el beneficiario es residente en el país.

Ahora bien, considerando que se trata de una conciliación prejudicial, la cual tiene por objeto el pago de una indemnización, consideramos que el soporte respaldo del desembolso de dicha indemnización deberá ser el acta de conciliación y pago, firmado por las partes que intervienen en la misma.

Tomado de www.kpmg.com.co

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