Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En Colombia, las normas contables vigentes permiten que todos los entes económicos puedan hacer el reconocimiento de ciertos gastos o costos en los cuales no se ha incurrido efectivamente sino que los mismos, en la fecha en que son reconocidos, son simplemente “ estimados” o “contingentes”.
Para ello, es necesario que en la fecha en que se hace la “estimación” o “provisión” de tales costos y gastos exista una medida razonable de que los mismos se convertirán en gastos reales o efectivos más adelante ( véase el art.81 del decreto 2649/93 , y las cuentas del grupo 26 en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes )
Significa lo anterior, que quienes efectúan estimaciones de sus costos y gastos en los términos antes indicados procederán a afectar (con simples “notas de contabilidad” y no con “facturas de venta”) sus respectivos costos y gastos en un determinado ejercicio contable y al mismo tiempo reconocerán el respectivo “pasivo estimado o contingente”.
Pero cuando el costo o gasto estimado se haya convertido en un costo o gasto real , se procederá entonces a efectuar, en el ejercicio en que ello ocurra (que puede ser el mismo en que se hizo la estimación inicialmente o en otro posterior) el ajuste pertinente (por exceso o por defecto) en las respectivas cuentas del costo o gasto al igual que en la cuenta del “pasivo estimado”. Este “pasivo contingente” se termina reclasificando en ese mismo momento hacia la cuenta del pasivo pertinente en que ya sea vea reflejada la obligación, no como “estimada”, sino como real.
Sin embargo, aunque tal procedimiento estaría permitido por las normas contables , es importante conocer los efectos que fiscalmente se tendrían para el ente económico (persona natural o jurídica) que efectúe las estimaciones antes comentadas y que a la vez esté obligado a presentar anualmente su respectiva declaración del impuesto de renta
En el caso de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, las normas contenidas en los art. 58, 59 , 104 y 105 del ET permiten tomar como deducibles los costos o gastos aunque no se hayan pagado efectivamente sino que simplemente se hayan “causado”. Sin embargo, en tales normas se aclara expresamente que los gastos o costos se aceptan como “causados” solo cuando se demuestre que ha nacido la “ obligación” de tener que pagar tales costos y gastos.
Significa lo anterior que un simple costo o gasto “estimado” no podría ser tomado como un costo o gasto deducible pues cuando se hace el reconocimiento de los mismos, hasta dicho momento no se ha configurado la “ obligación ” de tener que pagar tales costos y gastos.
Tal “obligación” solo surge cuando la respectiva contraparte (la que reconocería el respectivo “ingreso”), elabora la respectiva “factura de venta” o “documento equivalente a factura de venta” y con el cual se da nacimiento a la obligación jurídica de tener que pagar el valor allí relacionado (incluso, es solo en este momento, y no en el de la mera “estimación”, en que la parte acreedora procederá a contabilizar también las respectivas “retenciones en la fuente” a que haya lugar)
Lo anterior se confirma en el hecho de que la norma contenida en el art.771-2 establece lo siguiente:
“ART. 771-2.—. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta , así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c)*, d), e), f) y g) del artículo 617 y 618* del estatuto tributario.
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del estatuto tributario.
Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.
PAR.—En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del estatuto tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración.”
(los subrayados son nuestros)
Y en el caso del “pasivo estimado o contingente” que llegue a reflejarse como producto de haber registrado un costo o gasto “estimado”, es claro que el mismo no podría ser aceptado como pasivo fiscal al cierre del año por cuanto la respectiva contraparte tampoco habría reconocido a la misma fecha la respectiva “cuenta por cobrar” (ver art. 770 y 767 del ET)
De conformidad con lo que hemos comentando hasta este punto, es claro entonces que un ente económico que haya afectado su estado de resultados contable en un determinado ejercicio con costos y gastos que eran simplemente “estimados”, deberá entonces rechazarse tales costos y gastos al momento de hacer su declaración de renta de ese mismo ejercicio.
Sin embargo, si en un ejercicio posterior sucede que el costo o gasto que en años anteriores había sido inicialmente “ estimado ” se convierte en un costo o gasto “ real ” (porque el respectivo proveedor o acreedor procedió a “facturarlo”), es claro que en dicho año el respectivo costo o gasto ya no se volvería a registrar en el Estado de resultados Contable pero sí podría ser llevado a la declaración de renta como un costo o gasto deducible.
En tal caso, para quienes deban elaborar las declaraciones de renta de esos ejercicios posteriores se hace necesario el estar examinado las reclasificaciones que se contablemente se debieron haber hecho debitando las cuentas de “pasivos estimados o contingentes” y acreditando las cuentas de “pasivos reales”
Lo anterior, por cuanto los “debitos” en las cuentas de los “pasivos estimados o contingentes” solo se harían en el momentos en que el costo o gasto se convierte en real (soportado con factura de venta), y ello significa que es en ese ejercicio donde se podrá tomar como deducible el costo o gasto que no lo pudo ser en años anteriores.
Como vemos, la elaboración de las declaraciones tributarias en el caso de los entes económicos que efectúan estimaciones de sus costos y gastos requiere de dedicar una buena cantidad de tiempo a examinar el movimiento que se produce en las cuentas de sus “pasivos estimados o contingentes”. De lo contrario, se podría afectar enormemente la base tributaria de la empresa al no tomar en cuenta ciertos costos y gastos que en un momento son “no deducibles” pero que posteriormente pasan a ser “deducibles”
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