Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando en una empresa se tienen carteras o cuentas por cobrar a clientes que presentan distintos grados de vencimiento o de mora en la fecha en que serán emitidos los Estados Financieros, en ese caso lo que más se acostumbra es calcular una provisión general de cartera con la cual se define el valor que de esa cartera morosa sería incobrable a la fecha de corte.
Cuando se utiliza ese método de provisión general de cartera, lo único que se hace es tomar el valor de las cuentas por cobrar que están vencidas o en mora a la fecha de corte, clasificarlas en grupos según la cantidad de días que lleven en mora, y aplicar luego a cada grupo un porcentaje específico que haya estimado la empresa para hacer el cálculo de su provisión por cuentas incobrables (nota: la mayoría de empresas utilizan contablemente los mismos porcentajes definidos en el decreto Artículo 75 del Decreto 187 de 1975 y que son los porcentajes que se aceptarían fiscalmente).
Sin embargo, al momento de hacer el registro con el valor final obtenido en el cálculo antes comentado lo que se acostumbra es efectuar un único registro con el valor global del calculo pero sin que ese registro se efectúa usando los NIT o cédulas de los posibles miles de clientes que tenían saldos en mora a la fecha de corte.
En la práctica ese registro (con el cual se debita la cuenta “519910-Gasto provisión deudores” y se acredita la cuenta “139905-Provisiones Clientes) se efectúa usando entonces un único NIT (normalmente un “NIT interno especial” que cada empresa haya querido diseñar).
Y se hace de esa forma pues la cuenta 139905 sólo termina modificándose de nuevo cuando al final del siguiente año se vuelva a hacer el cálculo sobre las deudas vencidas que existan en esa nueva fecha. Es decir, es una cuenta que en la práctica solo se actualiza al cierre de cada año.
Se puede entender entonces que las empresas solo registrarían el valor de sus cálculos de provisión de cartera usando el Nit o cédula de cada cliente moroso, solo si en vez del método de “provisión general de cartera” utilizasen el de “provisión individual de cartera”, y en ese método sí se necesita controlar que en ningún momento la provisión hecha sobre un cliente en particular llegue a superar el 100% del valor de su cuenta por cobrar en mora (cada año se le va provisionando un 33% hasta completar el 100%).
Pese a todo lo anterior, la DIAN, en su Resolución 3847 de Abril 30 de 2008, ha pretendido que quienes estén obligados a hacer el reporte de que trata el literal “i” del Artículo 631 del Estatuto Tributario (y que implica esta vez detallar a los beneficiarios de las cuentas por cobrar con saldos iguales o superiores a los $5.000.000 en diciembre 31 de 2008), tengan que reportar el saldo total que les figure a Diciembre 31 en su cuenta 1399 detallándolo con el nit de cada deudor
En efecto, en el Artículo 11 de la citada resolución se indica lo siguiente:
ARTICULO 11. Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre de 2008. Conforme con lo establecido por el literal i) del artículo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar información, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, cuando el valor individual del saldo acumulado a 31 de diciembre del año gravable 2008, hubiese sido igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000) en el FORMATO 1008 Versión 7, de la siguiente manera:
–El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes, en el concepto 1315.
–El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a accionistas, socios, comuneros, cooperados y compañías vinculadas, en el concepto 1316.
–El valor total de otras cuentas por cobrar, en el concepto 1317.
–El valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera, en el concepto 1318, identificándolo con el NIT del deudor”
(el subrayado es nuestro)
Obsérvese que la exigencia de la DIAN de detallar el saldo de la cuenta de provisión de cartera usando el NIT de cada cliente no se establece solo si la empresa informante utilizó el método de provisión individual de cartera para calcularla y por consiguiente se entiende que esa exigencia aplica aun para las empresas informantes que calculen sus provisiones de cartera con el método de la provisión general.
Y es por lo demás extraño que la DIAN haya querido poner a las empresas en ese desgastante proceso de detallar su provisión de cartera con el nit de cada cliente pues hasta los reportes del año 2007 el saldo total de la cuenta provisión cartera se reportaba solamente con el NIT de la propia empresa informante (véase por ejemplo el mismo Artículo 11 pero en la Resolución 12690 de Octubre de 2007).
Además, a todas luces se ve que el detallar la provisión de cartera con el NIT de cada cliente no le va a servir a la DIAN para ningún tipo de “cruce de información” (que es el verdadero objetivo que se persigue con la información que la DIAN solicita con su resolución 3847), pues en el reporte que entregarían por su cuenta esos clientes, informando lo que para ellos vienen siendo sus pasivos a dic.31, en esos reportes los pasivos que ellos reporten no los puede mostrar afectados con algún tipo de “provisión sobre cuentas por pagar vencidas”.
Como se ve, si la DIAN no hace ninguna modificación al texto de su artículo 11 de la Resolución 3847, las empresas que tengan que hacer el reporte de su provisión de cartera a Diciembre 31 de 2008 tendrían que enfrentar el complicado y quizás infructuoso proceso de detallar esa provisión con el nit de cada uno de sus clientes en mora.
Este mismo tema ya lo habíamos tratado en nuestro editorial de Octubre 6 de 2008 titulado “Provisión de Cartera se reportaría por cada cliente en Reportes de Información Exógena 2008”, pero hasta la fecha la norma ha seguido igual.
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