Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Un auditor en el ejercicio de su función deberá considerar pertinente la evaluación basada en hechos externos a la empresa, con el fin de evaluar la realidad desde otra perspectiva. Además, deberá establecer los procedimientos para dicho proceso de confirmación externa.
Los auditores cuentan con diversas herramientas para ejecutar sus labores, entre estas cabe la mención de las Confirmaciones Externas, las cuales son un apoyo en la labor de auditoría. Las especificaciones de esta importante herramienta se encuentran en la Norma Internacional de Auditoría 505, además de otras NIA que demuestran su funcionalidad, en pequeños apartados.
La Confirmación Externa, básicamente es definida como la obtención de pruebas por fuera de la entidad, es decir, se obtienen con terceros que convergen en hechos y actividad económica de la entidad. No obstante, se podría considerar que la importancia de esta herramienta se encuentra en el objetivo del auditor: establecer el procedimiento apropiado y exitoso para obtener la Confirmación Externa como un medio de prueba fiable en proceso de auditoría.
La importancia, lo apropiado y lo exitoso del proceso para obtener la confirmación externa, depende de un buen proceder por parte del auditor, para lo cual debe tener en cuenta:
La información que ha de solicitarse ante terceros, teniendo en cuenta el procedimiento establecido, debe ser de acuerdo con el caso: por ejemplo, si el auditor está revisando la legalidad y fiabilidad de un acuerdo contractual, este deberá determinar qué información es la más pertinente solicitar para la comparación y comprobación con la información interna que posee (como ejemplo: copia del contrato que posee el tercero). Otro ejemplo muy común en las empresas es realizar circularización de terceros, los cuales permiten confirmar los saldos tanto de cuentas por pagar como de cuentas por cobrar; la idea aquí sería solicitar a los clientes y proveedores el valor de los saldos en los libros de contabilidad.
La NIA 505 claramente recalca la importancia de enviar la solicitud a las partes que el auditor considera son las directamente conocedoras del caso que se desea auditar, ya que esto brinda más fiabilidad a la información concedida por terceros; por ejemplo, el auditor quiere confirmar el debido proceso de venta de inventarios, este deberá comunicarse con el departamento de compras del tercero –cliente– quienes serían los más implicados al caso; pero si, en cambio, desea conocer saldos por pagar de compras de inventario a terceros, la información más fiable la debe expedir el departamento contable de la entidad, con la cual sucede el hecho económico (proveedor).
En el momento de solicitar una confirmación externa es necesario ser riguroso en el proceso prudente de solicitud, evitando confusiones y malas interpretaciones y, por el contrario, permitiendo comprensión de lo que se requiere, sin generar contratiempos para los terceros; la NIA 505 precisa algunos factores que hay que considerar cuando se diseñan solicitudes de confirmación:
Por lo anterior, queda clara la importancia que trae el diseño de la solicitud de confirmación, ya que de esta depende la obtención de información acorde a los requerimientos que exige un caso en especial.
Es indispensable hacer el seguimiento oportuno a la solicitud de confirmación de información hasta el último momento, teniendo en cuenta que son múltiples las razones por las cuales un tercero podría abstenerse de responder; no puede obviarse la posibilidad de la existencia de irregularidades en el aspecto evaluado, por lo que conocer las razones de abstención configura un valioso elemento que se ha de tener en cuenta en el proceso de evaluación.
Finalmente, luego de obtener la información, la NIA 550 menciona que esta (la información) debe ser evaluada, por lo que su resultado podría darse atendiendo los siguientes criterios:
En todo caso debe tenerse presente que entre las cualidades de un buen auditor está su capacidad de incredulidad, confirmación y observación general de la organización; explorar todos los medios posibles para la contrastación de datos, incluyendo la confirmación con partes externas, aumentará el nivel de confiabilidad de la información suministrada por la entidad, al tiempo que disminuye el riesgo de malos manejos que puedan poner en peligro su estabilidad administrativa y financiera.
Francisco Edmundo Rodríguez
Contador Público
* Exclusivo para actualicese.co
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