Las Confirmaciones Externas: apoyo en el proceso de auditoría

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  • Publicado: 3 septiembre, 2015

Las Confirmaciones Externas: apoyo en el proceso de auditoría

Un auditor en el ejercicio de su función deberá considerar pertinente la evaluación basada en hechos externos a la empresa, con el fin de evaluar la realidad desde otra perspectiva. Además, deberá establecer los procedimientos para dicho proceso de confirmación externa.

Los auditores cuentan con diversas herramientas para ejecutar sus labores, entre estas cabe la mención de las Confirmaciones Externas, las cuales son un apoyo en la labor de auditoría. Las especificaciones de esta importante herramienta se encuentran en la Norma Internacional de Auditoría 505, además de otras NIA que demuestran su funcionalidad, en pequeños apartados.

La Confirmación Externa, básicamente es definida como la obtención de pruebas por fuera de la entidad, es decir, se obtienen con terceros que convergen en hechos y actividad económica de la entidad. No obstante, se podría considerar que la importancia de esta herramienta se encuentra en el objetivo del auditor: establecer el procedimiento apropiado y exitoso para obtener la Confirmación Externa como un medio de prueba fiable en proceso de auditoría.

La importancia, lo apropiado y lo exitoso del proceso para obtener la confirmación externa, depende de un buen proceder por parte del auditor, para lo cual debe tener en cuenta:

  • Qué información relevante deberá solicitar ante los terceros.
  • A qué terceros deberá solicitar la información (dependiendo el caso).
  • El diseño de la solicitud, lo cual es muy importante para tener la información deseada y según los parámetros necesarios que cumplan los objetivos del caso que hay que desarrollar, además de ser dirigida a quien debe serlo.
  • Hacer seguimiento a la solicitud, con el fin de recibir respuesta en un tiempo estimado y con los parámetros necesarios.

¿Qué información se debe solicitar ante los terceros externos?

La información que ha de solicitarse ante terceros, teniendo en cuenta el procedimiento establecido, debe ser de acuerdo con el caso: por ejemplo, si el auditor está revisando la legalidad y fiabilidad de un acuerdo contractual, este deberá determinar qué información es la más pertinente solicitar para la comparación y comprobación con la información interna que posee (como ejemplo: copia del contrato que posee el tercero). Otro ejemplo muy común en las empresas es realizar circularización de terceros, los cuales permiten confirmar los saldos tanto de cuentas por pagar como de cuentas por cobrar; la idea aquí sería solicitar a los clientes y proveedores el valor de los saldos en los libros de contabilidad.

¿A qué terceros se debe solicitar la información externa?

La NIA 505 claramente recalca la importancia de enviar la solicitud a las partes que el auditor considera son las directamente conocedoras del caso que se desea auditar, ya que esto brinda más fiabilidad a la información concedida por terceros; por ejemplo, el auditor quiere confirmar el debido proceso de venta de inventarios, este deberá comunicarse con el departamento de compras del tercero –cliente– quienes serían los más implicados al caso; pero si, en cambio, desea conocer saldos por pagar de compras de inventario a terceros, la información más fiable la debe expedir el departamento contable de la entidad, con la cual sucede el hecho económico (proveedor).

Diseño de la solicitud de confirmación

En el momento de solicitar una confirmación externa es necesario ser riguroso en el proceso prudente de solicitud, evitando confusiones y malas interpretaciones y, por el contrario, permitiendo comprensión de lo que se requiere, sin generar contratiempos para los terceros; la NIA 505 precisa algunos factores que hay que considerar cuando se diseñan solicitudes de confirmación:

  • Las afirmaciones de las que se trata.
  • Los riesgos específicos de incorrección material identificados, incluidos los riesgos de fraude.
  • El formato y presentación de la solicitud de confirmación.
  • La experiencia anterior en la auditoría o en encargos similares.
  • El método de comunicación (por ejemplo, en formato papel, en soporte electrónico u otro medio).
  • La autorización o la incitación por la dirección a las partes confirmantes para que respondan al auditor. Es posible que las partes confirmantes solo estén dispuestas a responder a una solicitud de confirmación que contenga una autorización de la dirección.
  • La capacidad que tiene la parte confirmante seleccionada de confirmar o de proporcionar la información solicitada (por ejemplo: el importe de una factura individual en lugar del saldo total).

Por lo anterior, queda clara la importancia que trae el diseño de la solicitud de confirmación, ya que de esta depende la obtención de información acorde a los requerimientos que exige un caso en especial.

Seguimiento a la solicitud de confirmación

“El auditor tiene la responsabilidad de realizar seguimiento constante a la información solicitada, ya que, por ejemplo, en caso de no recibir información en un tiempo determinado y de acuerdo con el procedimiento instaurado por él, este podrá enviar un recordatorio o confirmar el recibido de la información”

El auditor tiene la responsabilidad de realizar seguimiento constante a la información solicitada, ya que, por ejemplo, en caso de no recibir información en un tiempo determinado y de acuerdo con el procedimiento instaurado por él, este podrá enviar un recordatorio o confirmar el recibido de la información, con el fin de lograr una respuesta pertinente en tiempo y lógica, al caso presentado en su momento.

Es indispensable hacer el seguimiento oportuno a la solicitud de confirmación de información hasta el último momento, teniendo en cuenta que son múltiples las razones por las cuales un tercero podría abstenerse de responder; no puede obviarse la posibilidad de la existencia de irregularidades en el aspecto evaluado, por lo que conocer las razones de abstención configura un valioso elemento que se ha de tener en cuenta en el proceso de evaluación.

Finalmente, luego de obtener la información, la NIA 550 menciona que esta (la información) debe ser evaluada, por lo que su resultado podría darse atendiendo los siguientes criterios:

  • Una respuesta acorde, lo que indica una respuesta positiva o de discrepancia nula, en un mejor caso, una contestación con la información solicitada y sin excepciones.
  • Una respuesta poco fiable.
  • Una respuesta de inconformidad o inclusive la no contestación de la solicitud.

En todo caso debe tenerse presente que entre las cualidades de un buen auditor está su capacidad de incredulidad, confirmación y observación general de la organización; explorar todos los medios posibles para la contrastación de datos, incluyendo la confirmación con partes externas, aumentará el nivel de confiabilidad de la información suministrada por la entidad, al tiempo que disminuye el riesgo de malos manejos que puedan poner en peligro su estabilidad administrativa y financiera.

Francisco Edmundo Rodríguez
Contador Público

* Exclusivo para actualicese.com

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