Las correcciones a los Reportes de Exógena exigen un cuidado especial con el nombre de los archivos

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  • Publicado: 18 mayo, 2009

Las correcciones a los Reportes de Exógena exigen un cuidado especial con el nombre de los archivos

Al corregir reportes de Información Exógena se debe conservar un único consecutivo en el número de envío que va implícito en el nombre de los archivos. Solo quienes presentan virtualmente sus reportes cuentan con la ayuda del propio portal de la DIAN para ir controlando ese número de envío.

Quienes hayan tenido la obligación de efectuar reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN en los años más recientes se habrán podido dar cuenta de la forma bastante técnica con que deben nombrarse los distintos archivos que se le hacen llegar a la DIAN.

En efecto, el nombre que se debe dar a cada uno de tales archivos con los que se llegue a desarrollar cada uno de los “formatos” tiene que guardar una estructura especial. Veamos:

Supóngase que se tiene que elaborar el “Formato 1002” con los datos de las retenciones practicadas a terceros durante el 2008, y que los terceros a reportar son 15.000 terceros. En ese caso, para ese “Formato 1002” tocaría elaborar tres distintos archivos que quedarían nombrados así:

Dmuisca_010100207200900000001.xml

Dmuisca_010100207200900000002.xml

Dmuisca_010100207200900000003.xml

Cada uno de los componentes de se nombre tan extenso se interpretan así:

  • Los dos primeros dígitos (01) pueden llegar a ser también un (02). Se usa el (01) para identificar de que es la primera vez que se entrega el archivo. Pero se cambiaría a (02) si es un reemplazo o segunda presentación motivada por el hecho de que en el primero se hayan ido errores
  • Los siguientes cinco dígitos (01002) identifican el numero o tipo de formato.
  • Los siguientes dos dígitos (07) identifican la versión del formato
  • Los siguientes cuatro dígitos siempre deben corresponder al año de la entrega de la información y no al año gravable al que corresponde la información. La huella sobre cuál es el “año gravable” al que pertenece la información, solo se ve en la parte del “encabezado” cuando se estaba construyendo con el Prevalidador el  respectivo formato (en los campos donde se dice “Fecha inicial” y “Fecha Final”) e igualmente queda reportada en la casilla 43 del documento “Presentación por envío de archivos” (formulario 10006) que es el que genera la DIAN cuando se le entrega la información de cada distinto formato.
  • Los últimos 8 dígitos en el nombre del archivo son para que el reportante le de una numeración consecutiva, y sin saltos,  a todos los distintos archivos que llegue a presentar dentro de un mismo año de entrega.

Un caso práctico

Al respecto debe tenerse en cuenta  que por cada “formato” se deberá elaborar una “Solicitud de envío de archivos”. Y aun cuando en el mismo año de entrega se tengan que estar diligenciando distintas “solicitudes de envío”, en ese caso la numeración del consecutivo de envío de los archivos tiene que guardar un estricto orden consecutivo.

Un ejemplo de ello sería: Supóngase que durante el 2009 se entrega la información del año gravable 2008 así: dos archivos del “formato 1001” y  también dos archivos del “Formato 1002”. En ese caso se tendrían que hacer las siguientes “solicitudes de envío de archivos” adjuntando los siguientes “archivos”:

a) Solicitud de envío para los archivos del “formato 1001”:

Dmuisca_010100107200900000001.xml

Dmuisca_010100107200900000002.xml

b) Solicitud de envío para los archivos del “formato 1002”:

Dmuisca_010100207200900000003.xml

Dmuisca_010100207200900000004.xml

Si los archivos son reportando por alguien que tiene firma digital, entonces cada archivo se va firmando digitalmente y en ese caso el nombre del archivo, después de firmado, es cambiado automáticamente por el portal de la DIAN y luciría así: signDmuisca_010100107200900000001.xml.xml

Las correcciones son más delicadas aún

Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los archivos, pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será el año “2009”) le toca llegar a tener que reemplazar (entiéndase “corregir”) unos archivos que había enviado en el pasado (por ejemplo le toca corregir los archivos que tenían información del año gravable 2007 y que fueron entregados durante el 2008). En ese caso, con todos esos archivos (es decir, los del año más reciente más los de la corrección de un año anterior) se hace necesario conservar un único consecutivo del “número de envío”.

Para ilustrarlo, supóngase que en Mayo del 2008 se habían entregado dos  archivos del “Formato 1002” con la información del año gravable 2007 y sus nombres fueron:

Solicitud de envío numero:1000066000000531 (este es el numero que había debajo del código de barras de la Solicitud de envío que se generó en ese año de la primera entrega). Esa solicitud se componía de estos archivos:

Dmuisca_010100206200800000001.xml

Dmuisca_010100206200800000002.xml

Luego, durante abril del 2009,  se entregaron dos nuevos archivos para el “Formato 1009 pero con la información del año gravable 2008, y sus nombres fueron:

Solicitud de envío numero: 1000066000000640

Dmuisca_010100907200900000001.xml

Dmuisca_010100907200900000002.xml

Y luego sucede que durante el mismo año 2009, en Agosto de 2009,  se hace necesario corregir uno de los dos archivos con la información del año gravable 2007 y otro de los archivos con la información del año gravable 2008.

En ese caso, tocaría corregir “reemplazar” las dos “solicitudes de envío”, y aunque sea uno solo el archivo en cada “solicitud” el que tiene que ser corregido, en todo caso, a la solicitud que se piensa corregir (o “reemplazar”) se le tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos de la presentación inicial. Eso sería:

Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del  año gravable 2007:

Dmuisca_020100206200900000003.xml

Dmuisca_020100206200900000004.xml

b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían información del  año gravable 2008:

Dmuisca_020100907200900000005.xml

Dmuisca_020100907200800000006.xml

Obsérvese entonces como en esas correcciones, los números del consecutivo de envío ya se nombran con el número 3, 4, 5 y 6, pues en el mismo año 2009 ya existían los números de consecutivo 1 y 2

Como sea, el propio portal de la DIAN, y solo para quienes presentan sus reportes en forma virtual, le termina ayudando  a que el usuario no se vaya a equivocar con el numero del consecutivo de envíos dentro de un mismo año de entrega pues en la pantalla le va sacando un texto automático pequeño que diría por ejemplo: “Su próximo consecutivo para el envío de archivos a nombre de esta organización es: 789”

Pero esa misma ayuda no la tiene quienes presentan sus reportes en forma presencial y por tanto dichos reportantes deberán ser muy cuidadosos de conservar esta regla estricta del consecutivo del número de envío para reportes (iniciales y de corrección) que se entreguen en un mismo año (nota: para profundizar sobre otros temas relacionados con los reportes de información exógena tributaria a la DIAN, no dejes de consultar nuestro producto educativo multimedia: “Guía para la preparación y presentación de Información exógena año gravable 2008 a la DIAN”).

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