Legalización de gastos: el nuevo foco de la fiscalización tributaria en Colombia 

La declaración de renta para personas naturales se presenta principalmente mediante el formulario 210, que clasifica los ingresos en subcédulas como rentas de trabajo, no laborales, pensiones, dividendos y otras. Sin embargo, un error frecuente en la legalización de gastos es desconocer que ciertos reembolsos o soportes inadecuados pueden ser considerados por la DIAN como ingresos adicionales, lo que impacta directamente la base gravable del contribuyente.

Esto ocurre cuando, por ejemplo, un empleado recibe un reembolso por gastos laborales sin entregar factura electrónica válida con CUFE o sin que la factura esté a nombre de la empresa. En esos casos, la DIAN puede tratar el monto como renta no laboral, sujeta a impuestos sin posibilidad de exención. 

Además, según el artículo 663 del Estatuto Tributario, si los gastos personales exceden los ingresos y pasivos declarados, la administración puede presumir ingresos omitidos, lo que abre la puerta a sanciones por inexactitud o evasión. 

La ley no ha cambiado, pero su aplicación sí 

El Estatuto Tributario ya exigía desde hace años que todo gasto fuera necesario, proporcional y debidamente soportado (art. 107 y 771-2). Lo nuevo es el nivel de automatización con el que se aplica. 

Desde la implementación obligatoria de la facturación electrónica, con más de 1,3 millones de contribuyentes habilitados y más de 35 millones de facturas validadas al día (según cifras de la DIAN), el margen de error es mínimo. Las declaraciones tributarias están ahora sujetas a verificación cruzada en tiempo real. Y cuando algo no cuadra, salta una alerta.

Según la Resolución 000042 de 2020, solo se aceptan como soportes válidos facturas electrónicas con validación previa por la DIAN. Y desde 2023, si la factura es a crédito, también se requiere la aceptación expresa o tácita por parte del comprador. De lo contrario, el gasto puede ser rechazado en su totalidad. 

Impacto empresarial de una mala legalización de gastos 

El problema no termina con el trabajador. Cuando un gasto empresarial no está correctamente soportado —por ejemplo, sin factura válida, con errores en el documento o sin aceptación electrónica cuando aplica— la empresa no puede deducirlo del impuesto de renta. Esto implica un aumento directo en la base gravable y en el valor a pagar, como lo establece el artículo 107 y el 771-2 del Estatuto Tributario. 

La DIAN ha sido enfática en este punto, especialmente desde la adopción obligatoria de la facturación electrónica. Según la Resolución 000042 de 2020, todas las facturas deben cumplir con requisitos formales como el CUFE, numeración consecutiva, fecha de expedición, identificación del emisor y aceptación por parte del receptor en caso de operaciones a crédito. Si estos elementos no se cumplen, la factura pierde validez como soporte tributario. 

En sentencias recientes, el Consejo de Estado ha respaldado decisiones de la DIAN que rechazan deducciones por incumplimiento formal, incluso si el gasto efectivamente ocurrió. En una de ellas, se negó una deducción de más de $41 millones a una empresa por comprobantes sin numeración consecutiva, incumpliendo el Decreto 522 de 2003. 

Implicaciones para la empresa y sus directivos

Más allá de los efectos fiscales, la legalización inadecuada de gastos tiene consecuencias operativas y reputacionales. Según el artículo 647 del Estatuto Tributario, un error en la declaración puede conllevar una sanción por inexactitud del 100 % del mayor valor del impuesto, o incluso más si se configura dolo o evasión. 

Además, las empresas que presentan deducciones mal soportadas pueden enfrentar revisiones constantes, lo que afecta su imagen ante socios, proveedores y entidades financieras. A nivel interno, puede generar tensiones si los empleados terminan asumiendo consecuencias fiscales por errores administrativos ajenos. 

Por eso, es clave que desde la dirección general y financiera se impulse una cultura de cumplimiento tributario. No solo por evitar sanciones, sino porque la trazabilidad y la legalización adecuada de los gastos son hoy parte de una gestión empresarial responsable. 

Frente a un entorno tributario cada vez más exigente, soluciones como Tickelia, solución desarrollada por Inology —empresa adquirida recientemente por la multinacional europea Forterro— ofrecen una alternativa concreta para evitar estos riesgos. La plataforma está diseñada para garantizar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN, automatizando la gestión y legalización de gastos empresariales. 

Tickelia extrae información de soportes o gastos, incluso cuando se trata de comprobantes impresos o manuscritos, y la disponibiliza de forma digital. Siempre que exista factura electrónica, también puede leer el código CUFE desde el XML. Adicionalmente, la solución consulta el NIT o RUT en bases de datos de la Cámara de Comercio y el RUES, con el fin de enriquecer la información y que la empresa pueda generar correctamente el documento soporte exigido por la normativa.

Además, permite configurar flujos de aprobación, integrarse con sistemas contables (ERP) y conservar los comprobantes en la nube, listos para responder ante cualquier requerimiento de auditoría o fiscalización. 

En este contexto, contar con un sistema que garantice orden, trazabilidad y soporte desde el inicio resulta clave para reducir riesgos fiscales.