Libro fiscal de control de detalle 2018 – Gabriel Vásquez Tristancho

Ardua discusión se hizo en algún momento en torno a la reglamentación sobre el sistema de control de diferencias surgidas entre las Normas Internacionales y tributarias exigidas por la Ley 1314 de 2009 para instrumentalizar los vehículos bajo los cuales los contribuyentes cumplirían con dicho sistema. Inicialmente algún gremio hizo una fuerte oposición a que se hablara de un “libro tributario”, cosa que hizo daño en su momento, debido a que no se entendió en su contexto cuáles serían las mejores vías para revelar dos cosas bastante diferentes: las bases comprensivas contables vs. las bases comprensivas fiscales.

A partir de la Ley 1819 de 2016 cambió el modelo contable fiscal en Colombia, basado en el marco conceptual de la profesora Nina Aguiar, denominado «modelo de conexión formal», en el que los estados financieros construidos bajo Normas Internacionales resultan determinantes en el cálculo de la base fiscal.

Esta premisa consiste en que las políticas contables construidas por cada entidad con base en las reglas aplicadas en Colombia (emitidas por el organismo internacional International Accounting Standards Boards –IASB– y bajo su autorización), tomando formato de legalidad en nuestra jurisdicción mediante el procedimiento diseñado en la Ley 1314 de 2009 antes señalada, en principio tienen incidencia en la determinación de la base fiscal, dejando de serlo únicamente cuando la norma tributaria lo señale expresamente.

Pues bien, el reglamento vigente exige dos obligaciones formales con relación al sistema de control de diferencias: control de detalle y reporte de conciliación.

En esta oportunidad analizaremos la metodología aplicada al control de detalle, definido como una herramienta de control implementada de manera autónoma, la cual debe garantizar la identificación y detalle de las diferencias, así como el registro o registros contables a los cuales se encuentran asociadas.

Metodológicamente, la forma técnica de implementar la herramienta de control de detalle sería a través de un sistema de información, para lo cual las tecnologías de la información tienen disponible varias alternativas tales como multilibros, multicuentas, multipropósitos, entre otras, las cuales se fundamentan en identificar las transacciones que tienen reglas de medición y reconocimiento diferente entre Normas Internacionales y las bases de impuestos, que necesariamente exigen “registro o registros contables” (parametrizaciones distintas). La mayoría de las casas de software tienen incorporada esta solución en sus “Enterprise Resource Planning” –ERP–.

Son impensables las soluciones de hojas Excel o cualquier otra manualidad adjunta al sistema formal bajo Normas Internacionales. Su control, trazabilidad e integralidad, serían muy vulnerables y podrían originar alteraciones que dificultarían un proceso de fiscalización o incluso de prueba contable en caso de ser necesario por parte de un contribuyente.

Por esta razón, cuando hablamos de la obligación formal del “control de detalle” la describimos como “libro fiscal”, “libro de control de detalle”, “libro tributario”, “contabilidad tributaria”, o expresiones similares que refieren a un sistema de información integrado con la contabilidad bajo Normas Internacionales, pero teniendo en cuenta que son dos cosas diferentes en esencia. Esta discusión sobre su denominación resulta completamente estéril cuando de fondo lo que hay que cumplir es una obligación formal.

Un argumento de fondo adicional a la anterior revisión preliminar técnica del “registro o registros contables” de las diferencias es la exigencia de reconocer o medir las transacciones en el “libro de control de detalle” cuando una norma de carácter fiscal establezca reglas distintas a las Normas Internacionales. Esto ocasionaría que la contabilidad bajo estas últimas nunca sería contaminada con reglas tributarias.

La sanción por no tener esta herramienta de control se considera, para efectos sancionatorios, una irregularidad en la contabilidad y puede dar lugar a una multa de hasta 685 millones de pesos en 2019.

Para el 2017 no fue obligatorio el libro de control de detalle, pero ya para el 2018 sí lo fue. Entonces, para quienes no lo implementaron durante el año anterior el costo de su montaje puede incluso ser superior a la sanción misma. La complejidad del sistema podrá ser evaluada detallando las diferencias temporarias con base al cómputo de los impuestos diferidos, pero no sería la única fuente, porque habría otras situaciones por revisar como la diversidad de valores razonables, los sistemas de depreciación bajo Normas Internacionales y fiscales, las provisiones no fiscales, los ajustes por inflación fiscales y no contables, entre otras posibles instancias.

Un punto adicional es determinar si la entidad está obligada, bien sea porque las diferencias “no” obedezcan al reconocimiento o medición (por ejemplo, un gasto no deducible), o bien porque los ingresos brutos fiscales sean inferiores a 1.542 millones de pesos. Nuestra recomendación es que si hay diferencias temporarias, será mejor estructurar el libro tributario denominado de “control de detalle”.