Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Norma (haz click en la imagen para ampliar)
En su Concepto 21505 de marzo 30 de 2012 la DIAN indicó que las pequeñas empresas que se acogen a los beneficios de la Ley 1429 de diciembre 29 de 2010 no estarían obligadas a cumplir con el requisito que les exigió el Artículo 6 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011 consistente en demostrar que han inscrito sus libros de contabilidad en papel en las Cámaras de Comercio.
De acuerdo con el concepto de la DIAN, lo que se les pidió en el Decreto 4910 de 2011 perdió vigencia cuando en enero de 2012 fueron publicadas y entraron en vigencia las normas de los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 con el cual se modificaron los Artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio indicando que en las cámaras solo se seguirían registrando los libros de accionistas y de actas pero no los libros de contabilidad.
En su concepto la DIAN dijo lo siguiente:
“Así las cosas, toda vez que el Decreto – Ley 0019 de 2012 fue publicado en el Diario Oficial No. 48.308 de 10 de enero de 2012, a partir de dicha fecha quedó derogada la obligación relativa a tener inscritos los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio, como presupuesto para que las nuevas pequeñas empresas puedan acceder al beneficio de la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios.”
Adicionalmente, como el Artículo 774 del Estatuto Tributario indica que los libros de contabilidad servirían de prueba ante cualquier trámite tributario solo si están registrados en las Cámaras de Comercio o en la DIAN, es por eso que la DIAN en ese mismo Concepto 21505 de marzo de 2012 da la siguiente instrucción sobre lo que sucedería con los libros de las pequeñas empresas de la Ley 1429:
“Finalmente en cuanto a su inquietud respecto de si tales libros deberían registrarse en las Oficinas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, le informamos que tal procedimiento de conformidad con el artículo 364 del Estatuto Tributario y el Decreto 2500 de 1986, está consagrado para las Entidades que pertenecen al Régimen Tributario Especial.”
Por consiguiente, como todas las pequeñas empresas de la Ley 1429 (ya sean de persona natural o persona jurídica) sí son empresas con actividades mercantiles y no figuran ante la DIAN como entidades sin ánimo de lucro, es por eso que las que vayan surgiendo después de enero 10 de 2012 no tendrían que registrar sus libros de contabilidad en papel en ningún lado (ni en las Cámaras de comercio ni en la DIAN).
En este punto vale la pena resaltar que todas las sociedades comerciales (incluidas hasta las pequeñas empresas de la Ley 1429) están siguiendo las instrucciones que la Supersociedades dio en su Circular Externa 220-00001 de marzo 6 de 2012 donde dio sus propias interpretaciones sobre los cambios del Decreto-Ley antitrámites 019 a las normas del código de Comercio sobre libros de contabilidad.
En esa circular dijo que si deciden llevar libros en papel, no los van a tener que registrar en las Cámaras de Comercio. Y que si los llevan en forma electrónica, que no necesitan ponerse a esperar más reglamentaciones de parte del gobierno pues es suficiente con que el representante legal sea el garante de que el software de la empresa sí cumple con los mínimos requisitos de seguridad e integridad que se mencionan en la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico).
Esas en todo caso son las interpretaciones de la propia Supersociedades, pero como lo hemos dicho en otros editoriales, creemos que si el Gobierno terminó reglamentando la utilización de la facturación electrónica (que pueden tener comparativamente hablando menos trascendencia que unos libros de contabilidad electrónicos), muy posiblemente terminará emitiendo más reglamentaciones sobre los requisitos especiales que se tendrían que cumplir en el software con el que se lleven los libros de contabilidad electrónicos.
Si tal como lo dice la literalidad del numeral 7 del Artículo 28 del Código de Comercio (luego de ser modificado con el Decreto-Ley Antitrámites 019 de 2012), y como lo interpreta también la Supersociedades, los libros de contabilidad que se sigan llevando en papel no se inscriben en las Cámaras de Comercio, eso indiscutiblemente haría quedar sin efecto lo que en estos momentos sigue diciendo el propio Artículo 57 del Código de Comercio sobre que en dichos libros es prohibido “arrancar hojas”.
Solo cuando los libros están registrados se podría detectar fácilmente que le han arrancado hojas. En libros no registrados es muy fácil arrancar y sustituirlas, y en las nuevas hojas adulterar registros que ya estaban certificados. Recordemos que los libros son los que respaldan las afirmaciones de los representantes legales, contadores y revisores que los expidieron, certificaron y dictaminaron, y por ende no deben ser nunca fácilmente manipulables.
Por lo anterior algunas firmas de abogados, como Franco y Murgueito en Cali, están impulsando el mensaje de que el Gobierno Nacional debería instruir a las Cámaras de Comercio para que, si bien es cierto no hay obligación de inscribir los libros en las Cámaras de Comercio, en todo caso sí los reciban a los que voluntariamente los quieran tener inscritos, pues eso daría mayor transparencia a todos los involucrados en los procesos donde se tengan que usar los libros como medios de prueba.
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