Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al igual de lo sucedido con los Reportes de Información Exógena Tributaria del Artículo 631 del Estatuto Tributario por los años gravables 2005, 2006 y 2007, la DIAN ha vuelto a exigir que entre el 27 de abril y el 23 de junio de 2009 todas las personas jurídicas, personas naturales y sucesiones ilíquidas, sin importar ningún criterio en especial sino el simple hecho de haber actuado como agentes de retención en la fuente durante el 2008, le suministren, en el ya famoso formato 1002, el detalle de la totalidad de esas retenciones practicadas y/o asumidas con terceros durante dicho año (ver artículo 1 literal “c”, artículo 2 literal “c”, artículo 5 y artículo 18 en la Resolución 3847 de Abril 30 de 2008).
Algunos reportantes ya cumplieron con entregar a la DIAN dicho Formato 1002 pues si en el texto de la Resolución 3847 se les indicaba que debían entregar adicionalmente otros formatos diferentes, entonces en ese caso los plazos transcurrieron entre el 24 de marzo y el 23 de abril de 2009, plazos que incluso fueron ampliados hasta el 30 de abril de 2009 con la Resolución 4028 de abril 21 de 2009 pues la DIAN reconoció que han tenido problemas técnicos en su portal para la transmisión virtual pero que también muchos reportantes no se capacitaron bien para cumplir con las entregas virtuales (nota:a los beneficiados con este aplazamiento les tenemos otra buena noticia; entérate haciendo click aquí).
Y en el caso de las personas jurídicas o Personas Naturales que hayan alcanzado a actuar como agentes de retención durante el 2008 pero que cesaron sus actividades en algún momento después de abril 30 de 2008 (por que se liquidaron o cerraron sus negocios), para ellas también es obligatorio entregar el Reporte con los datos de las retenciones que hayan alcanzado a practicar pues de lo contario no les dejarán cancelar su RUT (ver el parágrafo del artículo 2 de la Resolución 3847 de Abril 30 de 2008)
Ahora bien, en relación con este reporte siempre se ha dado la instrucción de que los valores llevados al formato 1002 en teoría tienen que coincidir con los mismos valores llevados hasta los formularios de retención en la fuente presentados a lo largo del año que se exige informar.
Sin embargo, en algunos casos ese cruce podría no darse pues es muy posible que algunos formularios de retenciones en la fuente se hayan presentado en ceros y sin embargo en el Formato 1002 sí se tendría que entregar información a pesar de no quedar incluida en los formularios de declaración mensual de retenciones en la fuente.
Ese es el caso en que por ejemplo, aunque sí se hayan practicado retenciones a ciertos terceros durante el mes, sucede que por causa de las devoluciones, anulaciones rescisiones de retenciones con otros terceros diferentes, el valor total de las retenciones por pagar se voltea a un saldo débito o saldo a favor y en ese caso el formulario no se puede presentar con saldos a favor sino que se presenta en ceros esperando hasta que en algún periodo posterior, con las nuevas retenciones que se vayan practicando o asumiendo, ese saldo a favor desaparezca.
Así lo indican el inciso primero del artículo 5 del Decreto 1189 de 1988 (para el caso de las retenciones a título de renta) y el inciso primero y segundo del artículo 11 del Decreto 380 de 1996 (para el caso de las retenciones de IVA), normas que dicen lo siguiente:
“Decreto 1189 de 1988, ART. 5º—Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre la renta y complementarios, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar en el período en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal período no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar las de los períodos inmediatamente siguientes.”
“Decreto 380 de 1996, Art.11. Procedimiento en devoluciones, rescisiones, anulaciones o resoluciones de operaciones sometidas a retención en la fuente por IVA y retenciones practicadas en exceso. En los casos de devolución, rescisión, anulación o resolución de operaciones sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre las ventas, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar correspondientes a este impuesto, en el periodo en el cual aquellas situaciones hayan tenido ocurrencia.
Si el monto de las retenciones de IVA que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar la de le dos periodos inmediatamente siguientes.”
Queda claro entonces que si los formularios del agente de retención se presentan en ceros cada mes pero por culpa de las devoluciones, anulaciones o rescisiones de retenciones, en ese caso la DIAN se perjudicaría de no recibir la información de esos terceros a los cuales sí se les practicaron retenciones (a los cuales incluso se les debe dar su certificado) y se formaría hasta una falta de cruce de información pues esos terceros a su turno pueden haber tenido que informar sobre quién fue el agente de retención que les hizo la retención que ellos se tomaron en las Declaraciones de IVA del 2008 y en la Declaración de Renta del 2008.
Al respecto, se debe destacar que en el Formato 1002 para el reporte de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas con terceros durante el 2008 se introdujo por primera vez la obligación de indicar que si el agente de retención, durante el año 2008 había tenido que efectuar devoluciones de retenciones en la fuente a título de renta y que eran por retenciones practicadas o asumidas en años anteriores, entonces ese tipo de retenciones se tienen que informar, con todo y su valor base, usando para ello el nuevo concepto 2335 (ver literal “r” en el numeral 1 del artículo 5 de la Resolución 3847 de 2008).
Y que si tuvo que registrar devoluciones de retenciones en la fuente a título de IVA y que eran por retenciones practicadas o asumidas en bimestres anteriores, entonces ese tipo de retenciones se tienen que informar, con todo y su valor base, usando para ello el nuevo concepto 2336 (ver literal “d” en el numeral 3 del artículo 5 de la Resolución 3847 de 2008).
(nota: para saber por qué es útil que a la DIAN le lleguen estos datos sobre devoluciones de retenciones, consulta nuestro anterior editorial “¿Por qué pidió la DIAN que en los reportes de retenciones 2008 se le informe sobre las devoluciones de retenciones de periodos anteriores”?)
Todo lo anterior nos deja ver entonces que los únicos agentes de retención que no presentarán el Formato 1002 son aquellos que presentaron en ceros durante el 2008 todos sus formularios de retenciones en la fuente por causa de no haber practicado o asumido ninguna retención.
Sin embargo, si los formularios se presentaban en ceros cada mes, no por ausencia de retenciones practicadas o asumidas con terceros sino por culpa de las devoluciones, anulaciones o rescisiones de retenciones, en ese caso sí se tendrá que entregar el reporte pues sí habría datos para ser llevados hasta el formato 1002.
Y que la complejidad de que las devoluciones de retenciones que se tienen que detallar con los nuevos códigos sean solo las de “años o bimestres anteriores”, y no las devoluciones sobre retenciones de renta del mismo año 2008 o de IVA de los mismos bimestres del año 2008, hace entonces que se tenga que ser muy exacto a la hora de recoger, validar y presentar la información del Formato 1002 por el año 2008 (para ello, puedes guiarte usando gratuitamente nuestra herramienta “Hoja de Trabajo para recolectar la Información de las Retenciones del año 2008 y que se llevaría al Formato 1002“; pero si necesitas más información sobre este importante reporte, no dejes de consultar nuestra obra educativa multimedia “Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN por el año gravable 2008”).
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