Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El pasado 28 de enero de 2008 acudimos una de las capacitaciones presenciales que los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades (SS) han estado realizado por estos días (y que realizarán en varias ciudades hasta el próximo 14 de marzo de 2008) con el fin de ilustrar a sus asistentes en lo que tiene que ver con el reporte de la información de los EF del año 2007 a tal entidad.
Al hablar con uno de los conferencistas se nos explicó que si bien se podría utilizar el propio portal de Internet de la Supersociedades para descargar las láminas que se usan en la exposición, la intención de la Supersociedades, al hacer sus capacitaciones en forma presencial, es lograr que los acudientes pueden hacer sus preguntas sobre el tema y que les queden resueltas allí mismo.
Por tanto, es conveniente no perdérselas.
Nos dimos cuenta de que en realidad el uso del nuevo software no será en sí el verdadero “dolor de cabeza” para los asistentes contables y/o contadores que tendrán a su cargo la entrega de estos reportes 2007 a la SS.
En realidad, ese nuevo software es un software que guarda una estructura muy similar al que se usó en años anteriores y lo que tiene de nuevo es una forma más agradable de manejarlo. Al respecto, tener en cuenta:
Lo que sí será un verdadero reto para los contadores de las más de 23.000 sociedades reportantes será agotar todo el proceso de obtención del mecanismo de firma digital al que antes hicimos alusión.
Dicha firma digital es totalmente distinta a la que se expide en la DIAN, pues a diferencia de la firma digital que se obtiene con la DIAN (la cual es única y con la cual un mismo contador le puede firmar a todos sus distintos clientes las declaraciones tributarias), la firma digital que expedirá CERTICAMARA implicará que si un contador es el contador de varias empresas diferentes (o en unas es el contador y en otras es el Revisor Fiscal), el mecanismos de firma digital se debe sacar por cada distinta empresa y según el cargo que tenga en la misma (y lo mismo aplica para el representante legal).
Es decir, que si se es contador en las empresas A, B, C, y a la vez se es el revisor fiscal de las empresas D, E y F, entonces se tendrá que obtener, por cada empresa, una firma digital diferente (6 en total para nuestro ejemplo).
El proceso de solicitar la firma digital (que inicia desde el 18 de febrero de 2008 cuando se diligencie en el portal de la SS el “Formulario para registro y actualización de datos”; ver el numeral 2 de la circular 100-04 de diciembre de 2007) es algo que debe hacer la sociedad reportante para que luego el representante legal, el contador y el revisor la puedan descargar (entre el 13 de marzo y el 14 de abril; ver el anexo técnico que acompaña a la resolución 100-04 de dic de 2007), y luego se puedan presentar finalmente (entre el 25 de marzo y el 21 de abril de 2008) el reporte con la información financiera del 2007, la notas a los EF y la certificación de dichos EF firmada digitalmente.
En la charla se aclaró también que una vez obtenida la firma digital, para poder utilizarla en la suscripción de la certificación de los EF, se hace necesario emplear un software denominado “certicamara 4.0”, el cual se debe ir descargando desde ya en el portal de CERTICAMARA.
Esta será un proceso bastante delicado y que solo se podrá entender mejor cuando desde el próximo 15 de febrero la Supersociedades habilite los liks necesarios para iniciar el proceso. Aconsejamos que el mismo sea atendido con tiempo y con buen juicio, pues si se llega a extraviar dicha firma digital, CERTICAMARA cobraría $30.000 por cada nueva firma que deba expedir.
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