Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Con muchísima razón los gerentes de las empresas critican que todo lo que hace el departamento de contabilidad es solamente atender exigencias de la DIAN, de las Superintendencias de Sociedades, Financiera, Subsidio Familiar, Solidaria, de las Cámaras de Comercio, del Banco de la República, de la Contraloría General de la República, de la Contaduría General de la Nación, cuando son empresas públicas, de los municipios, Departamentos, ICBF, SENA, y una lista interminable de obligaciones semanales, quincenales, mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales, anuales. ¿Y para la información de diario para la toma de decisiones cuando hay tiempo?
¿Cuánto le vale al país este sobre costo de los informes que se deben preparar para cada una de las entidades del Estado? No es solo diligenciar y entregar, son las sanciones, los costos en los sistemas de información que tienen que alinear miles de exigencias de cada requerimiento u obligación tributaria, el estrés colectivo de las fechas de vencimiento, los costos de los especialistas en cada formato de entrega, las horas y horas de supervisión y control. Si se pensara en una reforma estructural de la tributación en Colombia, que útil sería integrar todo esta montaña de informes inútiles en un solo formato estándar y bajo lenguaje internacional como por ejemplo XBRL, que permitiera identificar las bases fiscales y los datos de contabilidad pública o de agregados macroeconómicos.
Pues bien, siguiendo con nuestro tema del título de este artículo, pasado el plazo de presentar las declaraciones de renta, el 25 de abril de 2011, ahí no termina el trabajo contable y fiscal del año anterior. Y pareciera que no hay respiro ni siquiera para pensar en el año 2011 cuando prácticamente ya estamos bordeando el final del primer semestre.
La revisión final de la declaración de renta 2010 se debe realizar contra la efectivamente presentada, verificando entre otras cosas, la fecha oportuna de presentación, la relación de retenciones en la fuente a favor practicadas por terceros que estén debidamente certificadas, parafiscales, seguridad social, los vencimientos de los plazos para el pago, cotejar contra los soportes de conciliación contable y fiscal, libros oficiales.
Algunos errores de forma que se convierten en un verdadero dolor de cabeza. Verificar el vencimiento real y la fecha de presentación, puede ocurrir que por un día la declaración esté extemporánea. Diferenciar entre declaración virtual y declaración litográfica; Algunas veces se elabora en el formulario que permite la página web de la DIAN pero no es virtual; en estos casos debe presentarse físicamente ante el banco para que quede la obligación cumplida; El solo diligenciar el formulario, no hace que la declaración esté presentada.
El código de la actividad, que corresponda realmente según la que tuviere mayor porcentaje de ingresos. La dirección de la entidad. El representante legal realmente inscrito. El revisor fiscal realmente inscrito. Las sucursales y agencias que están funcionando y cuales fueron canceladas en cámara de comercio. Todas estas informaciones se deben verificar en la copia del RUT y su no actualización es objeto de sanciones onerosas que en algunos casos se computa por día de atraso.
Los cruces y conciliaciones de información que se presenta entre la declaración de renta contra otros deberes tributarios como los medios magnéticos, IVA, industria y comercio, entre otros, deberán igualmente prepararse para satisfacer las inquietudes de algunos funcionarios de fiscalización que no tienen claro que el hecho generador, las obligaciones formales y sustantivas, son totalmente diferentes entre cada uno de estos tributos y obligaciones formales. Lo que realmente se debiera exigir es la conciliación contable y fiscal, de manera independiente de cada impuesto u obligación fiscal.
El punto de partida, siempre deberá ser los libros de contabilidad. Lo que no esté registrado difícilmente se puede sustentar en materia tributaria, excepto las bases puramente fiscales tales como intereses presuntivos, renta presuntiva, costos presuntos como el del artículo 75 del Estatuto Tributario para intangibles, entre otros. Hay una premisa que se deriva del estándar de aseguramiento y auditoría 240 sobre fraude y error aplicado al área fiscal y es el que “malas prácticas contables originan malas prácticas de impuestos”. No hay que olvidar que en las organizaciones de clase mundial “los sistemas de información definen el perfil y la personalidad de la gerencia de la empresa”.
Cordialmente,
Gabriel Vásquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
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