Luego de entregados los reportes de exógena, ¿qué soportes se deben guardar y por cuánto tiempo?

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  • Publicado: 4 junio, 2012

Luego de entregados los reportes de exógena, ¿qué soportes se deben guardar y por cuánto tiempo?

Los que hayan elaborado o presentado reportes de exógena deben pensar hacia futuro y dejar debidamente conservados todos los documentos con los cuales elaboraron estos reportes, al igual que los documentos que prueban su entrega ante la DIAN. Esos soportes hay que conservarlos por el periodo de tiempo en el cual la DIAN podría entrar a realizarle correcciones.

Una vez se haya cumplido con la entrega de distintos formatos que a cada quien le haya correspondido, según las exigencias que la DIAN haya hecho en sus resoluciones de información exógena (las más recientes fueron las Resoluciones 11423 a 11430 de octubre de 2011), cada reportante hace bien en conservar debidamente los soportes que demuestren el cumplimiento de esa obligación fiscal.

Como prueba del cumplimiento de la entrega de cualquier formato, los documentos que se deben conservar por cada formato entregado serían:

  1. El archivo en PDF del formulario 10006 (“Presentación de información por envío de archivos”) en el cual se vean las leyendas que automáticamente le generó el portal de la DIAN de “Recibido” y “Firmado Digitalmente”. Recuérdese que con el número que la DIAN generó por encima del código de barras de ese formulario PDF es el que luego se usaría para  hacer “correcciones” a los reportes incialmente entregados o para estar haciendo posteriormente “consultas de las solicitudes de envío de archivos” con miras a conocer si la DIAN le detectó algún problema a los archivos entregados en cada solicitud
  2.  El archivo en XML que el portal de la DIAN generó como “Acuse de recibo” para cada respectivo formulario 10006.

Adicional a lo anterior, los textos de las resoluciones en los cuales se hacía la exigencia de la información al igual que  los respectivos archivos en  XML que fueron entregados en el portal de la DIAN y el archivo de Excel del “Prevalidador Tribututario” de la DIAN (si se usó dicha herramienta) y con el cual se capturó primero la información que luego fue convertida al estándar XML

Incluso, si antes de llevar la información al Excel del Prevalidador Tributario de la DIAN, el reportante primero usó balances de prueba, listados  y hasta otras hojas de Excel similares a las del prevalidador en las cuales sí podía hacer sumas, o restas u ordenamientos especiales y hasta revisiones y verificaciones especiales de parte de los que elaboraban o revisaban el formato, sería muy útil conservar esos archivos, ojalá impresos, para que los que intervinieron en ellos los puedan firmar y dejar los comentarios y salvedades respectivas de lo que hicieron cuando elaboraban o revisaban el reporte.

Con toda esa información, los gerentes y empleados de la empresa que en el futuro tengan que atender alguna visita de la DIAN (que no necesariamente serán los mismos que la elaboraron) sí podrán darse cuenta de todos los detalles propios de lo que fue la elaboración y entrega de los reportes y tener las herramientas necesarias para responder alguna aclaración que la DIAN les solicite o para poder corregir lo que haya quedado mal.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar los soportes de la información exógena?

Como ya lo hemos dicho en anteriores editoriales, la norma contenida en el Artículo 638 del E.T. y doctrinas de la DIAN como los Conceptos 96801 de noviembre de 2009 y 22797 de abril de 2010, la DIAN tendría hasta tres años posteriores a la fecha del vencimiento de la entrega de los reportes para entrar a detectarles algún tipo de error y exigir su corrección.

Esa misma cantidad de años es la que tendría el propio reportante para decidir hacerle correcciones voluntarias a los reportes inicialmente entregados si es que el propio reportante detecta por sí mismo los errores antes de que la DIAN los detecte.

Como sea,  si es la DIAN la que detecta los errores o si es el propio informante el que los detecta primero, cualquier corrección que se efectúe a los reportes iniciales podrá ser castigada por la DIAN en los términos de la Resolución 11774  de diciembre de 2005.

Recuérdes además que aunque las declaraciones de renta, IVA y retención de un respectivo año fiscal puedan quedar en firme en 2 años o menos (dependiendo de si al declarante lo cobija o no el beneficio de auditoría), eso no altera el hecho de que para la información exógena siempre se tenga que esperar 3 años como plazo para que la DIAN la revise (consulta nuestro anterior editorial: “Beneficio de auditoría en renta no cobija a los reportes de medios magnéticos”).

Material Relacionado:

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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