Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Una vez se haya cumplido con la entrega de distintos formatos que a cada quien le haya correspondido, según las exigencias que la DIAN haya hecho en sus resoluciones de información exógena (las más recientes fueron las Resoluciones 11423 a 11430 de octubre de 2011), cada reportante hace bien en conservar debidamente los soportes que demuestren el cumplimiento de esa obligación fiscal.
Como prueba del cumplimiento de la entrega de cualquier formato, los documentos que se deben conservar por cada formato entregado serían:
Adicional a lo anterior, los textos de las resoluciones en los cuales se hacía la exigencia de la información al igual que los respectivos archivos en XML que fueron entregados en el portal de la DIAN y el archivo de Excel del “Prevalidador Tribututario” de la DIAN (si se usó dicha herramienta) y con el cual se capturó primero la información que luego fue convertida al estándar XML
Incluso, si antes de llevar la información al Excel del Prevalidador Tributario de la DIAN, el reportante primero usó balances de prueba, listados y hasta otras hojas de Excel similares a las del prevalidador en las cuales sí podía hacer sumas, o restas u ordenamientos especiales y hasta revisiones y verificaciones especiales de parte de los que elaboraban o revisaban el formato, sería muy útil conservar esos archivos, ojalá impresos, para que los que intervinieron en ellos los puedan firmar y dejar los comentarios y salvedades respectivas de lo que hicieron cuando elaboraban o revisaban el reporte.
Con toda esa información, los gerentes y empleados de la empresa que en el futuro tengan que atender alguna visita de la DIAN (que no necesariamente serán los mismos que la elaboraron) sí podrán darse cuenta de todos los detalles propios de lo que fue la elaboración y entrega de los reportes y tener las herramientas necesarias para responder alguna aclaración que la DIAN les solicite o para poder corregir lo que haya quedado mal.
Como ya lo hemos dicho en anteriores editoriales, la norma contenida en el Artículo 638 del E.T. y doctrinas de la DIAN como los Conceptos 96801 de noviembre de 2009 y 22797 de abril de 2010, la DIAN tendría hasta tres años posteriores a la fecha del vencimiento de la entrega de los reportes para entrar a detectarles algún tipo de error y exigir su corrección.
Esa misma cantidad de años es la que tendría el propio reportante para decidir hacerle correcciones voluntarias a los reportes inicialmente entregados si es que el propio reportante detecta por sí mismo los errores antes de que la DIAN los detecte.
Como sea, si es la DIAN la que detecta los errores o si es el propio informante el que los detecta primero, cualquier corrección que se efectúe a los reportes iniciales podrá ser castigada por la DIAN en los términos de la Resolución 11774 de diciembre de 2005.
Recuérdes además que aunque las declaraciones de renta, IVA y retención de un respectivo año fiscal puedan quedar en firme en 2 años o menos (dependiendo de si al declarante lo cobija o no el beneficio de auditoría), eso no altera el hecho de que para la información exógena siempre se tenga que esperar 3 años como plazo para que la DIAN la revise (consulta nuestro anterior editorial: “Beneficio de auditoría en renta no cobija a los reportes de medios magnéticos”).
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
